Categoria: Resolução
Texto Compilado: Não
Número: 6
Ano: 2016
Origem: RC - Resolução Conjunta
Data de Assinatura: Sun Nov 20 23:00:00 GMT-03:00 2016
Data da Publicação: Mon Nov 21 23:00:00 GMT-03:00 2016
Diário da Justiça n.: 2479
Página: 1-8
Caderno: Caderno Administrativo do Poder Judiciário

Íntegra:

Atenção: A versão HTML deste documento é gerada de forma automática e a apresentação abaixo pode conter formatação divergente do documento original. Para acesso ao documento, em seu formato original, clique aqui para iniciar o download.

RESOLUÇÃO CONJUNTA GP/CGJ N. 6 DE 21 DE NOVEMBRO DE 2016

Institui o Programa Estadual de Digitalização de Processos nas Unidades Judiciárias do Primeiro Grau e dá outras providências.

           O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE SANTA CATARINA E O CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA, no uso de suas atribuições, tendo em vista o acervo de processos físicos em tramitação e considerando a necessidade de fixar diretrizes para o procedimento de digitalização de processos nas unidades judiciárias do primeiro grau, de modo a despender o menor tempo possível de paralisação dos autos para digitalização, evitando prejuízo às partes; a equalização de solução com menor custo possível, diante dos resultados até aqui obtidos e das atividades piloto de digitalização pelas próprias unidades; o incremento na conversão de processos físicos para digitais, em razão da celeridade na tramitação; a qualidade nos autos digitalizados; a uniformização do processo de digitalização; a tramitação dos processos na forma digital também no segundo grau de jurisdição; e o exposto nos autos do processo administrativo eletrônico SPA n. 26738/2016,

           RESOLVEM:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

           Art. 1º Fica instituído o Programa Estadual de Digitalização de Processos nas Unidades Judiciárias do Primeiro Grau, o qual deverá observar as regras descritas nesta resolução e em seu anexo único.

           Parágrafo único. Será obrigatória a conversão da totalidade do acervo físico para digital no âmbito do primeiro grau, sem prejuízo do procedimento também poder ocorrer por iniciativa das unidades judiciárias.

           Art. 2º Para os fins desta resolução, o procedimento de digitalização foi estruturado nas seguintes atividades:

           I - classificação dos processos aptos à digitalização;

           II - definição de caixas para armazenamento dos processos que serão digitalizados;

           III - higienização dos processos, com a retirada da capa, clipes, grampos, colagens de documentos, entre outras tarefas, de modo a tornar eficiente a escanerização;

           IV - escanerização do processo e subsequente exclusão das páginas em branco;

           V - conferência do conteúdo e da qualidade das imagens, seguida da assinatura digital dos arquivos;

           VI - remessa dos arquivos digitais para importação pelo SAJ/AT; e

           VII - categorização dos arquivos digitais.

           Parágrafo único. As instruções detalhadas quanto aos procedimentos descritos neste artigo, que poderão ser revistas e alteradas de acordo com a necessidade, serão disponibilizadas pela Corregedoria-Geral da Justiça no endereço eletrônico http://cgj.tjsc.jus.br/intranet/digitaliza/.

           Art. 3º Para os efeitos desta resolução, considera-se:

           I - escanerização: ato de inserir as folhas do processo no equipamento de escâner, gerando sua cópia digital;

           II - categorização: identificação de todas as peças processuais e alimentação adequada no Sistema de Automação da Justiça de Primeiro Grau - SAJ/PG; e

           III - digitalização: a reunião de todos os processos de trabalho necessários à conversão do processo físico em processo eletrônico.

CAPÍTULO II

DA DIGITALIZAÇÃO POR INICIATIVA DAS UNIDADES JUDICIÁRIAS

Seção I

Preparação da Unidade

           Art. 4º A unidade que desejar digitalizar seu acervo de processos deverá promover antecipadamente:

           I - a limpeza estatística do acervo e de pendências indevidas;

           II - a juntada de documentos;

           III - a confirmação da movimentação dos expedientes;

           IV - a correção da competência a qual o processo está vinculado, se necessário;

           V - o arquivamento de processos;

           VI - a suspensão de publicações em até 15 (quinze) dias antes do início dos trabalhos;

           VII - o desentranhamento de processos indevidamente entranhados;

           VIII - a capacitação dos servidores nas atividades definidas no art. 3º desta resolução, mediante a leitura das instruções sobre os procedimentos e o treinamento local nas atividades relacionadas;

           IX - a preparação de volume de processos aptos a ser digitalizados que compreenda pelo menos 3 (três) dias de trabalho de escanerização;

           X - a reunião de equipamentos e de material de expediente em quantidade condizente com os trabalhos que serão executados;

           XI - a divulgação à Seccional da Ordem dos Advogados do Brasil acerca do trabalho que será executado, conclamando a participação dos advogados na digitalização de processos, mediante o envio dos arquivos no formato descrito e conforme as instruções disponibilizadas pela Corregedoria-Geral da Justiça no endereço eletrônico http://cgj.tjsc.jus.br/intranet/digitaliza/; e

           XII - a solicitação de devolução de autos em carga com excesso de prazo, observado o procedimento definido no Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça.

           § 1º O prazo para a execução das atividades descritas nos incisos I a XII, que devem estar concluídas antes do início dos trabalhos, deverá observar a quantidade de servidores disponíveis para a realização da digitalização.

           § 2º Os técnicos de suporte de informática das comarcas deverão estar capacitados em todos os procedimentos relacionados à instalação e configuração das estações de trabalho destinadas ao procedimento de digitalização, assim como na orientação e apoio aos servidores sobre a execução das atividades.

           § 3º A equipe que atuará no programa deverá comprovar proficiência nas atividades, com a digitalização de pelo menos 10 (dez) processos por servidor.

Seção II

Autorização para Digitalização

           Art. 5º Após o cumprimento de todas as medidas descritas no art. 4º desta resolução, a unidade deverá solicitar à Corregedoria-Geral da Justiça a autorização para suspensão de prazos com vista à execução dos trabalhos de digitalização, informando o período em que serão realizadas as atividades e encaminhando a relação dos processos digitalizados por servidor, conforme a produtividade referida no § 3º do art. 4º desta resolução.

           § 1º A suspensão de prazos será autorizada nos casos em que for informada a disponibilidade de pelo menos 3 (três) pessoas para atuação na limpeza dos processos e de 5 (cinco) pessoas para escanerização e categorização, na seguinte forma:

           I - para unidades com 201 (duzentos e um) até 500 (quinhentos) processos físicos, o prazo de 7 (sete) dias corridos;

           II - para unidades com 501 (quinhentos e um) até 1.000 (mil) processos físicos, o prazo de 15 (quinze) dias corridos; e

           III - para unidades com 1.001 (mil e um) até 2.000 (dois mil) processos físicos, o prazo de 30 (trinta) dias, em dois períodos de 15 dias, com o interregno de 1 (um) ano entre um e outro.

           § 2º As unidades com até 200 (duzentos) processos físicos deverão estabelecer plano de trabalho com prazo de até 6 (seis) meses para a conversão desse acervo em digital durante as atividades diárias.

           § 3º Durante a suspensão de prazos será feita a limpeza e a escanerização dos processos e, encerrado o prazo, todos os processos preparados e escanerizados deverão estar convertidos em arquivo digital.

           § 4º Concluída a etapa prevista no § 3º deste artigo, as unidades terão o prazo de 30 (trinta) dias corridos para categorizar os processos, deslocando-se para tanto, naquelas com até 1.000 (mil) processos físicos, 3 (três) servidores com dedicação exclusiva e, naquelas com até 500 (quinhentos) processos, 2 (dois) servidores com dedicação exclusiva.

           § 5º As unidades com mais de 2.000 (dois mil) processos físicos que dispuserem de pessoal para digitalização na proporção estabelecida no § 1º deste artigo deverão formular pedido à Corregedoria-Geral da Justiça para análise individualizada da possibilidade de suspensão de prazos.

           Art. 6º As unidades com até 500 (quinhentos) processos físicos que aderirem ao programa deverão fixar o início do prazo de suspensão de modo que em até 90 (noventa) dias esteja concluída a digitalização do acervo.

           Art. 7º Após o decurso dos prazos fixados nos arts. 5º e 6º desta resolução, o técnico de suporte de informática da comarca efetuará o recolhimento dos aparelhos de escâner e impressoras excedentes na unidade, com posterior remessa à Divisão de Equipamentos da Diretoria de Tecnologia da Informação.

           Parágrafo único. O recolhimento previsto no caput deste artigo será disciplinado em ato próprio.

Seção III

Execução da Atividade

           Art. 8º A unidade deverá observar e controlar o volume de caixas preparadas, para evitar a paralisação de processos não digitalizados durante o período determinado para os trabalhos.

           Art. 9º Recomenda-se à unidade o envolvimento do maior número de colaboradores possível, em especial nos casos em que ocorrer a suspensão de prazos.

Seção IV

Atos Posteriores à Digitalização

           Art. 10. Nos casos em que houver a suspensão dos prazos e ocorrer eventual dificuldade em concluir a digitalização completa do acervo, deverá a unidade estabelecer plano de trabalho com prazo predefinido, no intuito de tornar a unidade 100% digital.

           Art. 11. Os autos físicos digitalizados deverão permanecer na comarca.

           Art. 12. Recomenda-se aos magistrados que, nos processos de execução fiscal e nas sentenças em processos convertidos do meio físico para o eletrônico, façam constar as determinações necessárias ao cumprimento da Resolução Conjunta GP/CGJ n. 9 de 2 de dezembro de 2015, para fins da adequada destinação dos autos físicos.

CAPÍTULO III

DA DIGITALIZAÇÃO OBRIGATÓRIA

           Art. 13. A par da digitalização por iniciativa das unidades judiciárias prevista no capítulo anterior, é obrigatória a conversão da totalidade do acervo físico para digital no âmbito do primeiro grau de jurisdição.

           § 1º A digitalização obrigatória seguirá o fluxo estabelecido para a implantação do processo digital nas comarcas, de acordo com a ordem estabelecida no anexo único desta resolução, e obedecerá às etapas previstas no procedimento estabelecido no art. 2º desta resolução.

           § 2º A ordem estabelecida no anexo único desta resolução somente poderá ser modificada em relação às unidades de uma mesma comarca mediante autorização do Presidente do Tribunal de Justiça, ouvido o Corregedor-Geral da Justiça.

           Art. 14. As unidades de origem executarão os procedimentos previstos nos incisos I, II, V, VI e VII do art. 2º desta resolução, consistentes na classificação dos processos, definição de caixas para armazenamento dos processos que serão digitalizados, conferência e assinatura digital, remessa para importação e categorização.

CAPÍTULO IV

DA SEÇÃO DE DIGITALIZAÇÃO DE PROCESSOS DE PRIMEIRO GRAU

           Art. 15. Fica instituída a Seção de Digitalização de Processos de Primeiro Grau, vinculada à Divisão de Documentação e Memória do Judiciário, da Diretoria de Documentação e Informações, que, nos casos de digitalização obrigatória, executará os procedimentos de higienização e escanerização dos processos, previstos nos incisos III e IV do art. 2º desta resolução.

           § 1º A Seção de Digitalização de Processos de Primeiro Grau atuará nos processos de primeiro grau.

           § 2º Compete ao Secretário-Geral, ouvido o Diretor de Documentação e Informações, autorizar o envio de processos das unidades à Seção de Digitalização de Processos de Primeiro Grau, conforme o disposto no § 1º do art. 13 desta resolução.

           Art. 16. A Seção de Digitalização de Processos de Primeiro Grau contará com o apoio de colaboradores para a realização de atividades de cunho operacional.

           Art. 17. Recebidos os autos na Seção de Digitalização de Processos de Primeiro Grau e atingido o número de 500 (quinhentos) processos com as atividades que lhe incumbem concluídas, o setor comunicará o magistrado da unidade que estiver passando pelo processo de digitalização obrigatória, que deverá editar portaria de suspensão de prazos com data máxima de início em 30 (trinta) dias, observado o limite de 7 (sete) dias corridos para unidades com 201 (duzentos e um) até 500 (quinhentos) processos a categorizar e de 15 (quinze) dias corridos para unidades com mais de 500 (quinhentos) processos a categorizar.

           Parágrafo único. As unidades com menos de 201 (duzentos e um) processos a categorizar deverão estabelecer plano de trabalho com prazo de até 30 (trinta) dias para categorização do respectivo acervo digital durante as atividades diárias.

           Art. 18. Os autos serão devolvidos às unidades sempre que atingidos 1.000 (mil) processos escanerizados ou a totalidade do acervo, se menor, para início das atividades de categorização.

           Art. 19. Finda a suspensão de prazos referida no art. 17 desta resolução e havendo acervo pendente, o magistrado instituirá plano de trabalho, optando pela realização das atividades de categorização por metade de todos os servidores que atuem na unidade ou durante a metade do expediente.

           Art. 20. O grupo de trabalho de categorização criado pela Resolução GP n. 23 de 27 de maio de 2015 será composto de servidores das comarcas preferencialmente vinculados às unidades com acervo cuja categorização seja invencível em tempo razoável, mediante indicação da Corregedoria-Geral da Justiça.

           Art. 21. Aplica-se aos trabalhos de digitalização obrigatória as demais disposições desta resolução, no que não houver contrariedade.

CAPÍTULO V

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

           Art. 22. Mediante prévia avaliação do espaço físico disponível na Divisão de Arquivo e manifestação favorável do Diretor de Documentação e Informações, as unidades que optarem pela digitalização do acervo, conforme o disposto no art. 5º desta resolução, e as que forem incluídas na digitalização obrigatória, descrita no art. 13, poderão ter preferência para o recolhimento dos processos findos arquivados, que será feito, sempre que possível, por aproveitamento da atividade de recolhimento e devolução dos processos convertidos para o meio digital.

           Art. 23. As portarias de suspensão de prazos deverão ser encaminhadas à Corregedoria-Geral da Justiça, à Presidência do Tribunal de Justiça e ao Conselho Gestor da Intranet com antecedência de 30 (trinta) dias.

           Parágrafo único. Durante os períodos de suspensão de prazos, o atendimento será restrito a casos de urgência, e as audiências que não puderem ser adiantadas serão mantidas.

           Art. 24. Se houver pedido com alegação de urgência em processo físico ainda não convertido em eletrônico, incumbirá ao magistrado sua apreciação, podendo determinar a prática do ato no processo ainda físico ou eventual preferência na conclusão do procedimento de digitalização.

           Art. 25. A unidade que concluir o processo de digitalização, com a constatação da inexistência de processos físicos em tramitação, será certificada como "Unidade 100% Digital".

           § 1º A certificação será materializada na forma impressa, por documento padrão assinado pelo Presidente do Tribunal de Justiça e pelo Corregedor-Geral da Justiça, para ser afixado na unidade.

           § 2º A denominação "Unidade 100% Digital" passará a integrar as correspondências eletrônicas da unidade, por inserção da expressão em seu cadastro no SAJ/PG e nas referências no site do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina.

           § 3º A unidade certificada, em caso de retorno de autos físicos do segundo grau de jurisdição ou desarquivamento com retorno à condição de ativos, deverá digitalizá-los no prazo de 30 (trinta) dias.

           Art. 26. A digitalização dos processos no segundo grau de jurisdição, inclusive aqueles a ser distribuídos, será objeto de regulamentação própria.

           Art. 27. Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Des. Torres Marques

PRESIDENTE

Des. Ricardo Fontes

CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA

ANEXO ÚNICO

(RESOLUÇÃO CONJUNTA GP/CGJ N. 6 DE 21 DE NOVEMBRO DE 2016)