RESOLUÇÃO GP N. 27 DE 6 DE JUNHO DE 2023

Define os procedimentos e os critérios para a oficialização de demandas e para a priorização, seleção e execução de projetos de solução de tecnologia da informação e comunicação no âmbito do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina e dá outras providências.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE SANTA CATARINA, considerando a Resolução n. 370, de 28 de janeiro de 2021, do Conselho Nacional de Justiça, que estabelece a Estratégia Nacional de Tecnologia da Informação e Comunicação do Poder Judiciário – ENTIC-JUD; o incentivo pela adoção das melhores práticas para a gestão de projetos e de portfólio de projetos; a obrigatoriedade de constituição e manutenção de estrutura organizacional adequada e compatível com as demandas de tecnologia da informação e comunicação, que viabilize o macroprocesso de governança e gestão, especificamente no que tange a projetos e processos; o volume expressivo de demandas de tecnologia da informação e comunicação, que impõe a necessidade de se manter um canal único para o recebimento de demandas de soluções de tecnologia da informação e comunicação e de se aperfeiçoarem os critérios para a priorização e seleção das demandas diante dos recursos disponíveis; a experiência obtida através do procedimento estabelecido pela Resolução GP n. 18 de 16 de junho de 2020; e o exposto no Processo Administrativo n. 0009989-88.2023.8.24.0710,

RESOLVE: 

CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Esta resolução define os procedimentos e os critérios para a oficialização de demandas e para a priorização, seleção e execução de projetos de solução de tecnologia da informação e comunicação no âmbito do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina – PJSC.
 
Art. 2º Para os fins desta resolução, considera-se: 
I – solução de tecnologia da informação e comunicação:  solução para problemas ou necessidades por meio do desenvolvimento e/ou da implantação de sistemas informatizados (software), de módulos ou funcionalidades desses sistemas e/ou de equipamentos de informática (hardware);
II – operação: execução contínua e sistemática de atividades com o objetivo de manter os serviços oferecidos pela Diretoria de Tecnologia da Informação –  DTI;
III – projeto: conjunto de esforços e recursos aplicados no desenvolvimento e na implantação de soluções de tecnologia da informação e comunicação específicas, caracterizado por artefatos próprios, com início e término definidos;
IV – projeto estruturante: projeto de iniciativa da DTI, necessário à continuidade e aperfeiçoamento dos serviços e processos de tecnologia da informação e comunicação;
V – portfólio de projetos: conjunto de projetos, programas e ações gerenciado pela DTI para o desenvolvimento e a implantação de soluções de tecnologia da informação;
VI – roadmap: subconjunto do portfólio de projetos, priorizado e selecionado pelo Comitê de Governança de Tecnologia da Informação – CGovTI para execução em um determinado período, devidamente alinhado a estratégia estabelecida por esse comitê;
VII – demandante: pessoa que requisita solução de tecnologia da informação e comunicação;
VIII – patrocinador: parte interessada no projeto e responsável por garantir os recursos organizacionais necessários a sua execução;
IX – gerente de projeto: servidor indicado para coordenar a execução de projeto, liderando a equipe responsável pelo alcance dos objetivos preestabelecidos e equilibrando as restrições do projeto, com foco no atendimento das expectativas das partes interessadas; e
X – membro da equipe de projeto: indivíduo que compõe a equipe responsável pela execução do projeto, o qual poderá estar lotado em qualquer unidade do PJSC ou integrar equipe de empresas que prestam serviços ao PJSC.

CAPÍTULO II
DA OFICIALIZAÇÃO E DA ANÁLISE DAS DEMANDAS

Art. 3º As demandas de solução de tecnologia da informação e comunicação deverão ser encaminhadas à DTI exclusivamente por meio do serviço de abertura de chamados do Portal de Serviços, disponível no endereço eletrônico https://chamados.tjsc.jus.br.
§ 1º O acesso ao Portal de Serviços estará disponível somente aos usuários internos do PJSC, mediante utilização de credencial e senha para a identificação do demandante.
§ 2º A DTI apreciará somente as demandas encaminhadas por meio do canal indicado no caput deste artigo.
§ 3º O projeto institucional que envolver a atuação da DTI deverá ser submetido preliminarmente à apreciação desta diretoria para a identificação de eventual demanda de solução de tecnologia da informação e comunicação que deverá ser encaminhada nos termos do caput deste artigo.

Art. 4º Compete ao demandante fornecer as informações necessárias para a adequada compreensão da demanda, indicando:
I – o cenário existente e os problemas a serem resolvidos com solução de tecnologia da informação e comunicação;
II – os objetivos que deverão ser alcançados, de forma que seja possível mensurá-los quantitativamente após a conclusão do projeto;
III – os requisitos do projeto, os processos de negócio e as regras envolvidas, além de eventuais normas relacionadas à demanda apresentada;
IV – o patrocinador do projeto, com evidência do patrocínio estabelecido para a demanda apresentada; e
V – os critérios de aceitação dos produtos e/ou serviços que compõem o escopo da solução de tecnologia da informação e comunicação.
Parágrafo único. Haverá um único demandante para cada demanda encaminhada à DTI.

Art. 5º As demandas de solução de tecnologia da informação e comunicação encaminhadas à DTI nos termos do art. 3º e 4º desta resolução e caracterizadas como projeto serão submetidas aos critérios de priorização e seleção estabelecidos nesta resolução.
Parágrafo único. As demandas de solução de tecnologia da informação e comunicação não caracterizadas como projeto serão tratadas como operação e receberão tratamento próprio, com o atendimento pelas equipes especializadas da DTI. 

Art. 6º Compete à DTI: 
I – analisar as demandas recebidas pelo Portal de Serviços e informar ao demandante o encaminhamento realizado; 
II – aplicar os critérios de priorização definidos no Anexo Único desta resolução; 
III – atribuir nota de acordo com os critérios aplicados; e
IV – cadastrar, em sistema próprio, os projetos relacionados às demandas priorizadas.

CAPÍTULO III 
DA PRIORIZAÇÃO E SELEÇÃO DE PROJETOS

Art. 7º Os projetos de solução de tecnologia da informação e comunicação serão priorizados conforme a nota recebida após a aplicação dos critérios definidos no Anexo Único desta resolução.
§ 1º Será formada lista ordenada dos projetos, conforme a nota atribuída, de forma decrescente.
§ 2º A alteração da ordem de priorização e a seleção resultante da aplicação dos critérios definidos nesta resolução é privativa do CGovTI.
§ 3º Os projetos estruturantes não serão submetidos aos critérios de priorização e seleção, por terem governança própria, definida pela DTI e alinhada à estratégia do PJSC. 
§ 4º O presidente do Tribunal de Justiça, em caso de necessidade, devido à urgência e à impossibilidade de realização de reunião tempestiva para deliberar acerca da matéria, poderá alterar a ordem de priorização e a seleção resultante da aplicação dos critérios definidos no Anexo Único desta resolução, submetendo a alteração ao referendo do CGovTI na primeira reunião subsequente.

Art. 8º As demandas de solução de tecnologia da informação e comunicação que se incluam no escopo de atuação de órgão deliberativo formalmente constituído pelo PJSC deverão ser previamente apreciadas pelo colegiado competente, priorizadas e encaminhadas em conformidade com o processo de trabalho estabelecido para o respectivo comitê gestor, garantindo o alinhamento com as diretrizes estratégicas de tecnologia da informação e comunicação definidas pelo CGovTI.
§ 1º Caberá aos comitês gestores de soluções de tecnologia da informação analisar, selecionar e propor a priorização e a seleção de demandas para inclusão em um roadmap, a ser referendado pelo CGovTI.
§ 2º A quantidade de projetos relacionados às demandas priorizadas pelos comitês gestores sujeitos à inclusão em 1 (um) roadmap, nos termos do art. 9º desta resolução, será definida pela DTI, considerando sua capacidade de execução.

Art. 9º O CGovTI definirá o roadmap em reunião própria, com base na seleção e priorização dos projetos apresentados pela DTI, considerando o disposto nos artigos 7º e 8º desta resolução e os projetos estruturantes.
§ 1º A duração de cada roadmap será proposto pela DTI na apresentação dos projetos para priorização e seleção pelo CGovTI.
§ 2º Caberá à DTI definir a quantidade de projetos que estarão aptos a serem selecionados para o roadmap, considerando a capacidade de alocação de recursos para a sua execução.
§ 3º Estarão sujeitos à seleção pelo CGovTI os projetos relacionados às demandas avaliadas pela DTI até 15 (quinze) dias úteis antes da realização da reunião indicada no caput deste artigo. 
§ 4º Os projetos selecionados pelo CGovTI para compor o roadmap estarão sujeitos à reavaliação pelo próprio comitê em reuniões subsequentes, nas quais poderá ocorrer a exclusão ou a inclusão de projetos em razão de fatos supervenientes. 

Art. 10. Os projetos priorizados que não forem selecionados em 4 (quatro) roadmaps consecutivos de avaliação do CGovTI serão objeto de reavaliação pela DTI em conjunto com o demandante.
Parágrafo único. Após a reavaliação indicada no caput deste artigo, se a demanda não sofrer nenhuma alteração em sua caracterização e em sua nota de priorização, será excluída do portfólio de projetos, com comunicação ao demandante, podendo ser novamente submetida à DTI nos termos desta resolução.

CAPÍTULO IV
DA EXECUÇÃO DOS PROJETOS

Art. 11. Os projetos previstos no roadmap serão executados de acordo com a ordem de prioridade estabelecida pelo CGovTI.
§ 1º A DTI somente iniciará projetos previstos no roadmap aprovado pelo CGovTI.
§ 2º A DTI terá autonomia para alocar as equipes de trabalho, de acordo com as especificidades e exigências de cada projeto.
§ 3º A quantidade de projetos executados simultaneamente pela DTI dependerá da disponibilidade de equipe com conhecimento técnico necessário e da estratégia da diretoria para compartilhamento de conhecimento, sustentação da solução de tecnologia da informação e mitigação de riscos.
§ 4º A DTI poderá iniciar a execução de um projeto subsequente na ordem de prioridade caso não tenha equipe disponível com conhecimento técnico necessário para executar o projeto classificado como prioritário.

Art. 12. Antes de iniciar a execução de um projeto, a DTI deverá confirmar se o demandante permanece o mesmo e se a demanda ainda é pertinente.

Art. 13. O demandante ou alguém por ele indicado será considerado membro da equipe do projeto, competindo-lhe:
I – acompanhar a evolução do projeto;
II – homologar os produtos e/ou serviços gerados pelo projeto; e
III – responder às solicitações do gerente e dos demais membros da equipe do projeto.

Art. 14. A DTI poderá suspender a execução do projeto que dependa de intervenção do demandante e que tenha ficado sem resposta 20 (vinte) dias após o demandante ter sido instado. 
§ 1º O projeto suspenso passará por nova análise quanto à priorização e seleção, nos termos do art. 9º desta resolução, antes de ser retomado.
§ 2º O projeto que permanecer suspenso por até 4 (quatro) roadmaps consecutivos, ou que no mesmo período não for executado por impedimento técnico, será objeto de reavaliação em conjunto com o demandante e, não havendo nova priorização e seleção pelo CGovTI, será cancelado.

Art. 15. A DTI manterá atualizado no portal institucional do PJSC painel com a lista dos projetos priorizados relacionados às demandas de solução de tecnologia da informação e comunicação e dos projetos selecionados para compor os roadmaps, possibilitando a consulta dos detalhes e do andamento de cada projeto.

CAPÍTULO V
DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 16. Os casos omissos serão resolvidos pelo CGovTI. 

Art. 17. A Resolução GP n. 42 de 8 de junho de 2022 passa a vigorar com a seguinte redação: 

“Art. 5º Os projetos e ações submetidos à avaliação do grupo de trabalho que configurarem demanda de solução de tecnologia da informação serão recebidos e processados pela DTI nos termos da Resolução GP n. 27 de 6 de junho de 2023.” (NR)

Art. 18. Ficam revogadas as disposições contrárias, especialmente a Resolução GP n. 18 de 16 de junho de 2020.

Art. 19. Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação. 

Desembargador João Henrique Blasi
Presidente

ANEXO ÚNICO
(Resolução GP n. 27 de 6 de junho de 2023)

CRITÉRIOS PARA A PRIORIZAÇÃO DAS DEMANDAS DE SOLUÇÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO
 
Os critérios e os pesos atribuídos a cada um dos quesitos visam simular a percepção dos gestores quanto ao valor que cada demanda tem para o negócio da instituição, ranqueando-as segundo esses valores a fim de que sejam priorizadas para execução pela Diretoria de Tecnologia da Informação – DTI, conforme a ordem de importância e a relevância para o Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina – PJSC. 

CRITÉRIOS	PESOS	
Determinação legal	10	
Benefício para a área-fim	8	
Benefício administrativo-financeiro	6	
Patrocinador	6	
Benefícios técnicos	3	
Esforço	-3	
 
As demandas serão avaliadas em cada um dos critérios definidos. A cada critério será associada uma nota, que será multiplicada por seu respectivo peso, e a soma de todos os resultados definirá a nota de prioridade da demanda. Quanto maior a nota, maior a prioridade. Em caso de empate na nota atribuída à demanda, serão consideradas para desempate as notas obtidas nos critérios de maior peso.

1. Determinação legal

Busca identificar o grau de urgência da demanda, considerando a necessidade de cumprimento de norma externa ao PJSC. 

0	Não se aplica ou a determinação legal pode ser cumprida sem solução de tecnologia da informação e comunicação 	
1	Determinação legal com prazo de cumprimento superior a 24 meses	
2	Determinação legal com prazo de cumprimento entre 12 e 24 meses	
3	Determinação legal com prazo de cumprimento entre 6 e 12 meses	
4	Determinação legal com prazo de cumprimento inferior a 6 meses	

2. Benefício para a área-fim

Busca avaliar os impactos positivos diretos esperados na área-fim, resultantes da execução da demanda. A nota deste critério será definida com base na percepção da DTI, devidamente fundamentada, sobre possível melhoria na prestação jurisdicional e benefício para o jurisdicionado em relação aos serviços oferecidos pelo PJSC.

0	Não se aplica	
1	Baixo	
2	Moderado	
3	Alto	
4	Muito Alto	

3. Benefício administrativo-financeiro

Busca avaliar o alcance da demanda sobre o quadro de pessoal do PJSC e os impactos financeiros positivos na instituição resultantes da execução da demanda. A nota deste critério será definida com base em evidências apresentadas pelo usuário e será composta pela soma de dois subcritérios, especificados a seguir. 

3.1. Benefícios financeiros, que indicam a redução de custos e/ou o aumento de receita anuais proporcionados ao PJSC.

0	O demandante não apresentou evidências de benefícios financeiros	
0,5	Ganhos financeiros inferiores a R$ 50.000,00 	
1	Ganhos financeiros entre R$ 50.000,00 e R$ 300.000,00	
2	Ganhos financeiros superiores a R$ 300.000,00	

3.2. Eficiência operacional, que indica a melhoria da qualidade e da produtividade nas atividades desenvolvidas nas unidades do PJSC, considerando o conjunto de servidores/magistrados impactado positivamente pela execução da demanda.

0	Não se aplica	
0,5	Impacto restrito à unidade demandante	
1	Impacto sobre um conjunto de unidades administrativas do Tribunal de Justiça do Estado de Santa Catarina 	
1,5	Impacto sobre as comarcas ou as categorias específicas de servidores	
2	Impacto sobre magistrados e servidores do PJSC em geral	

4. Patrocinador

Busca classificar a demanda com base no grau de importância do patrocinador. O demandante deverá apresentar evidências sobre o patrocínio informado para a demanda, caso contrário este será considerado não identificado.

0	Não identificado ou outros	
1	Juízes de direito do primeiro grau de jurisdição	
1,5	Desembargadores	
2	Órgãos administrativos de apoio da Presidência do Tribunal de Justiça
Órgãos administrativos vinculados às vice-presidências do Tribunal de Justiça
Núcleos da Corregedoria-Geral da Justiça 
Diretorias	
2,5	Academia Judicial
Grupo de Monitoramento e Fiscalização
Ouvidoria
Conselhos, coordenadorias, comitês e núcleos vinculados à Presidência do Tribunal de Justiça	
3	Corregedoria-Geral da Justiça
Vice-presidências do Tribunal de Justiça
Diretorias-gerais	
4	Presidência do Tribunal de Justiça	
 
5. Benefícios técnicos

Busca avaliar os benefícios técnicos resultantes dos serviços ou produtos gerados pela demanda. A nota deste critério é obtida com base nas respostas às perguntas relacionadas a quesitos técnicos, cada qual com um valor específico. 

Pergunta	Valor da Resposta	
	Sim	Não	
1. Garante a continuidade de serviço crítico ou estratégico para o PJSC?	4	0	
2. Melhora a segurança da informação (sigilo e qualidade) de serviço já existente ou substitui procedimentos manuais por automatizados, contribuindo para a redução de erros nas informações (por exemplo, planilhas para sistemas com armazenamento de informações em banco de dados)?	3	0	
3. Outra demanda depende de algum resultado gerado no atendimento à demanda apresentada?	2	0	
4. Diminui a obsolescência de tecnologia utilizada por produto ou serviço já existente (considerar a mudança de tecnologias, como linguagens de programação, banco de dados, etc.)?	1	0	

A nota do critério é obtida com a aplicação do valor de cada resposta na fórmula a seguir:

Nota = 4 * (valor_da_resposta_1 + valor_da_resposta_2 + valor_da_resposta_3 + valor_da_resposta_4) / 10	

6. Esforço 

Busca avaliar o impacto da alocação das equipes da DTI para o atendimento da demanda, considerando o tempo total estimado de duração do projeto. A nota deste critério será definida com base na percepção da DTI sobre a complexidade e o porte do projeto a ser executado, baseado no tempo necessário para a entrega da solução de tecnologia da informação e comunicação, nas premissas e nos riscos considerados, e na equipe que será exigida para a execução do projeto, diante das competências exigidas.

1	Até 3 meses – projeto de porte pequeno, sem complexidade	
2	De 4 a 6 meses – projeto de porte médio, com baixa complexidade	
3	De 7 a 9 meses – projeto de porte grande, com complexidade razoável	
4	Mais de 10 meses – projeto de porte muito grande, com alta complexidade