RESOLUÇÃO CONJUNTA GP/CGJ N. 27 DE 25 DE NOVEMBRO DE 2021

Altera a Resolução Conjunta GP/CGJ n. 4 de 30 de junho de 2015 e a Resolução Conjunta GP/CGJ n. 30 de 17 de dezembro de 2020. 

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE SANTA CATARINA E A CORREGEDORA-GERAL DA JUSTIÇA, considerando a migração de dados do sistema de gerenciamento do acervo de processos físicos do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina para o módulo de arquivo do sistema Pergamum; e o exposto no Processo Administrativo n. 0035754-32.2021.8.24.0710,

RESOLVEM:
 
Art. 1º A Resolução Conjunta GP/CGJ n. 4 de 30 de junho de 2015 passa a vigorar com as seguintes alterações:
 
“Art. 2º Os pedidos de recolhimento de processos judiciais findos arquivados na comarca deverão ser formulados pela Secretaria do Foro, de forma centralizada, e remetidos à Divisão de Arquivo, da Diretoria de Documentação e Informações, para o endereço eletrônico ddi.arquivo@tjsc.jus.br.
................................................................................................................§ 2º Após a análise do pedido, caso o recolhimento do acervo seja tecnicamente viável, a Divisão de Arquivo autuará processo administrativo no Sistema Eletrônico de Informações – SEI, por meio do qual repassará as orientações necessárias acerca do procedimento, permitindo a migração dos metadados dos processos judiciais para o sistema Pergamum.” (NR)

“Art. 3º ...................................................................................................
I – preenchimento e juntada aos autos respectivos da certidão referida no art. 3º da Resolução TJ n. 30 de 3 de dezembro de 2014 ou da Listagem de Verificação para Baixa Definitiva de Autos – LVBDA, instituída no Anexo II da mesma resolução;
II – lançamento da movimentação de código n. 70391 – "remessa ao arquivo central" – no Sistema de Automação da Justiça de Primeiro Grau (SAJ/PG), caso os metadados do processo não tenham sido migrados para o sistema eproc;
II-A – lançamento do evento código n. 82400561 – “remessa dos autos físicos ao arquivo central” – no sistema eproc, caso os metadados do processo tenham sido migrados para o sistema eproc;
III – migração dos metadados do processo judicial para o sistema Pergamum;
IV – impressão de relação dos processos associados à caixa no sistema Pergamum e inserção desta, devidamente assinada pelo servidor responsável, na caixa respectiva; e
................................................................................................................
§ 3º Após a migração dos metadados dos processos judiciais para o sistema Pergamum e a inserção da relação referida no inciso IV deste artigo na caixa respectiva, esta deverá ser lacrada para o envio à Divisão de Arquivo.
................................................................................................................
§ 5º Caso seja necessário desarquivar algum processo que aguarda recolhimento, a unidade responsável poderá retirar os autos da caixa respectiva, mas deverá efetuar os registros e ajustes necessários nos sistemas SAJ/PG e Pergamum.
................................................................................................................
§ 8º No caso do processo físico cuja remessa ao Arquivo Central decorra de ajuste estatístico ou saneamento, não será necessária a sua migração para o eproc e o envio deverá observar o procedimento de que trata este artigo.” (NR)

“Art. 4º ...................................................................................................
................................................................................................................III – autos físicos de processos judiciais digitalizados para tramitação em meio eletrônico, que deverão receber o tratamento previsto na Resolução Conjunta GP/CGJ n. 3 de 2 de maio de 2013; e
IV – documentos administrativos das comarcas.
§ 1º O disposto no inciso III deste artigo não se aplica aos autos físicos de processos judiciais digitalizados parcialmente para permitir a tramitação eletrônica do cumprimento de sentença, que poderão ser remetidos ao Arquivo Central após o trânsito em julgado da execução, observando o procedimento previsto nos arts. 2º e 3º desta resolução.
§ 2º A inobservância de qualquer das disposições deste artigo implicará na imediata devolução das caixas que contém esses processos ou documentos à comarca de origem.” (NR)

Art. 5º ....................................................................................................
I – preenchimento e juntada aos autos respectivos da certidão referida no art. 3º da Resolução TJ n. 30 de 3 de dezembro de 2014 ou da Listagem de Verificação para Baixa Definitiva de Autos – LVBDA, instituída no Anexo II da mesma resolução;
......................................................................................................” (NR)

“Art. 6º Após a conclusão dos procedimentos previstos no art. 3º desta resolução, o chefe de cartório devolverá o processo administrativo à Divisão de Arquivo informando a conclusão da migração.
Parágrafo único. A Divisão de Arquivo encaminhará o processo administrativo à Divisão de Transporte da Diretoria de Infraestrutura para que esta agende com o chefe de secretaria do foro da comarca solicitante a data de recolhimento do acervo.” (NR)

“Art. 8º As caixas de processos remetidas pela comarca serão recebidas e conferidas pela Divisão de Arquivo, que efetuará a correção de eventuais inconsistências no sistema Pergamum. Parágrafo único. Caso sejam verificadas inconsistências que não possam ser supridas pela Divisão de Arquivo, o fato será comunicado ao chefe de secretaria do foro e ao chefe de cartório da unidade de origem dos processos judiciais para que seja providenciado o saneamento, inclusive mediante a devolução dos processos, se for o caso.” (NR)

“Art. 9º Realizada a conferência, a comarca remetente será cientificada no processo administrativo respectivo, que conterá as seguintes informações:
................................................................................................................II – as inconsistências detectadas no sistema Pergamum, corrigidas pela Divisão de Arquivo, se houver; e
III – a necessidade de correção das informações registradas no respectivo sistema eletrônico de tramitação processual, de acordo com os ajustes realizados no sistema Pergamum, se for o caso.
......................................................................................................” (NR)

“Art. 15. O chefe de cartório da unidade jurisdicional de origem ou o chefe da Secretaria do Foro solicitará o desarquivamento do processo judicial à Divisão de Arquivo no Sistema Pergamum.
......................................................................................................” (NR)

“Art. 16. Os pedidos excepcionais de desarquivamento, como a solicitação de processo por gabinete de desembargador ou por comarca distinta da de origem deverão ser efetuados por meio de correspondência eletrônica para o endereço ddi.arquivopg@tjsc.jus.br com as seguintes informações:
I – o número dos autos;
II – o(s) nome(s) das partes; e
III – a comarca e a vara de origem.” (NR)

“Art. 17....................................................................................................
§ 1º Caso os dados fornecidos pelo requerente sejam insuficientes para a localização dos autos, a Divisão de Arquivo requisitará informações complementares por meio de correspondência eletrônica, interrompendo-se o decurso do prazo para remessa do processo.
......................................................................................................” (NR)

“Art. 23. Deferido o pedido a que se refere o art. 22 desta resolução, o pleito será encaminhado à Seção de Museu, da Divisão de Documentação e Memória do Judiciário, que providenciará o desarquivamento dos autos e disponibilizará ambiente para realização da respectiva consulta.
§ 1º A consulta de que trata o caput deste artigo somente poderá ser realizada após a assinatura do Termo de Responsabilidade e Confidencialidade instituído no Anexo II, ou do Termo de Responsabilidade e Confidencialidade para Pesquisa Acadêmica instituído no Anexo III desta resolução, conforme o caso.
§ 2º As despesas de desarquivamento do processo e de extração de fotocópias correrão às expensas do requerente, ressalvados os casos de hipossuficiência econômica. " (NR)

Art. 2º A Resolução Conjunta GP/CGJ n. 30 de 17 de dezembro de 2020 passa a vigorar com a seguinte alteração:

“Art. 8º ...................................................................................................
................................................................................................................IV – o módulo SAJ/ARC, para o arquivamento e o desarquivamento de processos judiciais físicos, até sua substituição completa pelo Sistema Pergamum.” (NR) 

Art. 3º Ficam revogadas as disposições contrárias, especialmente os §§ 1º e 2º do art. 15 da Resolução Conjunta GP/CGJ n. 4 de 30 de junho de 2015.

Art. 4º A Resolução Conjunta GP/CGJ n. 4 de 30 de junho de 2015 passa a contar com um Anexo III e os Anexos II e III da referida norma passam a vigorar, respectivamente, nas formas definidas nos Anexos I e II desta resolução.

Art. 5º Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação e produzirá efeitos a partir de 29 de novembro de 2021.

Desembargador Ricardo Roesler
Presidente

Desembargadora Soraya Nunes Lins
Corregedora-Geral da Justiça

ANEXO I
(Resolução Conjunta GP/CGJ n. 27 de 25 de novembro de 2021)

ANEXO II
(Resolução Conjunta GP/CGJ n. 4 de 30 de junho de 2015)

TERMO DE RESPONSABILIDADE E CONFIDENCIALIDADE

Requerente:
________________________________________________________, ________________________ (nacionalidade), ___________________ (estado civil), CPF n._________________, RG n.______________________,  ____________________ (profissão), residente e domiciliada na _____________________________________________________, n. __________, CEP _________________, bairro ___________________, cidade ______________________________.

DESCREVER A FINALIDADE E A DESTINAÇÃO DA PESQUISA:
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

O signatário deste termo, nominado no preâmbulo, compromete-se a:
1 – Não utilizar as informações confidenciais a que tiver acesso para gerar benefício próprio exclusivo e/ou unilateral, presente ou futuro, ou para o uso de terceiros, pois a documentação disponibilizada por este Tribunal de Justiça será utilizada apenas para a finalidade declarada no pedido de pesquisa.
2 – Não efetuar nenhuma gravação ou cópia da documentação confidencial a que tiver acesso e não se apropriar e nem repassar a outrem material confidencial e/ou sigiloso que venha a ser disponibilizado.
3 – Não repassar o conhecimento das informações confidenciais, responsabilizando-se por todas as pessoas que vierem a ter acesso às informações por seu intermédio e obrigando-se, assim, a ressarcir a ocorrência de qualquer dano e ou prejuízo oriundo de eventual quebra de sigilo das informações fornecidas.
4 – Zelar pela privacidade e pelo segredo das informações que serão obtidas e utilizadas no desenvolvimento da pesquisa, garantindo a anonimização de qualquer dado pessoal ou dado pessoal sensível utilizado.
5 – Dar adequado tratamento às informações consultadas e preservar o sigilo das partes e dos elementos obtidos, sob pena de responsabilização por seu uso indevido, na forma da lei, em especial na hipótese de utilização de informações pessoais de terceiros.  
6 – Utilizar somente o necessário à pesquisa e não inserir quaisquer informações que permitam identificar quem são as pessoas envolvidas ou o fato concreto, ressalvada a hipótese de apresentação de consentimento expresso da(s) pessoa(s) a que se refere(m) ou de seu(s) representante(s) legal(is), nos termos do inciso II e do parágrafo único do art. 32 da Resolução n. 215, de 16 de dezembro de 2015, do Conselho Nacional de Justiça. 
7 – Utilizar os materiais e as informações obtidas apenas no desenvolvimento da pesquisa e para a consecução do seu objetivo. 
8 – Concordar e cumprir com todas as demais normas legais e administrativas pertinentes ao trabalho a ser realizado.
9 – Não utilizar os documentos a que tiver acesso para a promoção de discussões abertas e/ou temáticas. 
10 – Disponibilizar ao Tribunal de Justiça do Estado de Santa Catarina, sem qualquer ônus, eventual arquivo eletrônico gerado a partir de material fornecido. 
11 – Observar, quando da atividade de tratamento, os princípios da boa-fé e aqueles elencados no art. 6º da Lei Federal n. 13.709, de 14 de agosto de 2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), quais sejam: finalidade; adequação; necessidade; livre acesso; qualidade dos dados; transparência; segurança; prevenção; não discriminação; responsabilização e prestação de contas.
12 – Comunicar ao Tribunal de Justiça do Estado de Santa Catarina o início, a suspensão e o encerramento da pesquisa.
13 – Suspender a pesquisa caso seja identificado qualquer risco ou dano decorrente da atividade.
A expressão “informações confidenciais” significa toda informação revelada no(s) processo(s) pesquisado(s) e/ou associada com ela, sob a forma escrita, verbal ou por quaisquer outros meios.
A vigência da obrigação de confidencialidade e sigilo assumida por meio deste termo terá validade por prazo indeterminado, exceto quando o Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina, mediante autorização escrita, conceder a desobrigação de tal compromisso. 
Estou ciente de todo o conteúdo, responsabilidades e sanções administrativas, civis e criminais advindas do presente termo.
É parte integrante deste termo o rol descritivo do material a ser pesquisado:

  
Florianópolis, ______ de _____________________de 20___.

                   Assinatura                           

ANEXO II
(Resolução Conjunta GP/CGJ n. 27 de 25 de novembro de 2021)

ANEXO III
(Resolução Conjunta GP/CGJ n. 4 de 30 de junho de 2015)

TERMO DE RESPONSABILIDADE E CONFIDENCIALIDADE
PARA PESQUISA ACADÊMICA

1 – Representante da instituição:
____________________________________, _______________________ (nacionalidade), ___________________ (estado civil), CPF n._________________, RG n. _______________________________________, ocupante do cargo de ___________________________________________________, na qualidade de Representante do (a)  _________________________________________________,  CNPJ n._______________________________________________, localizado na _______________________________________________________, n. _______, CEP _____________, bairro _______________, cidade_______________________. 

2 – Requerente:
________________________________________________________, ________________________ (nacionalidade), ___________________ (estado civil), CPF n._________________, RG n.______________________,  ____________________ (profissão), residente e domiciliada na _____________________________________________________, n. __________, CEP _________________, bairro ___________________, cidade ______________________________.

DESCREVER A FINALIDADE E A DESTINAÇÃO DA PESQUISA:
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

Os signatários deste termo, nominados no preâmbulo, comprometem-se a:
1 – Não utilizar as informações confidenciais a que tiverem acesso para gerar benefício próprio exclusivo e/ou unilateral, presente ou futuro, ou para o uso de terceiros, pois a documentação disponibilizada por este Tribunal de Justiça será utilizada apenas para a finalidade acadêmica.
2 – Não efetuar nenhuma gravação ou cópia da documentação confidencial a que tiverem acesso e não se apropriarem e nem repassarem a outrem material confidencial e/ou sigiloso que venha a ser disponibilizado.
3 – Não repassar o conhecimento das informações confidenciais, responsabilizando-se por todas as pessoas que vierem a ter acesso às informações por seu intermédio e obrigando-se, assim, a ressarcir a ocorrência de qualquer dano e ou prejuízo oriundo de eventual quebra de sigilo das informações fornecidas.
4 – Zelar pela privacidade e pelo segredo das informações que serão obtidas e utilizadas no desenvolvimento da pesquisa, garantindo a anonimização de qualquer dado pessoal ou dado pessoal sensível utilizado.
5 – Dar adequado tratamento às informações consultadas e preservar o sigilo das partes e dos elementos obtidos, sob pena de responsabilização por seu uso indevido, na forma da lei, em especial na hipótese de utilização de informações pessoais de terceiros.  
6 – Utilizar somente o necessário à pesquisa e não inserir quaisquer informações que permitam identificar quem são as pessoas envolvidas ou o fato concreto, ressalvada a hipótese de apresentação de consentimento expresso da(s) pessoa(s) a que se refere(m) ou de seu(s) representante(s) legal(is), nos termos do inciso II e do parágrafo único do art. 32 da Resolução n. 215, de 16 de dezembro de 2015, do Conselho Nacional de Justiça. 
7 – Utilizar os materiais e as informações obtidas apenas no desenvolvimento da pesquisa e para a consecução do seu objetivo. 
8 – Concordar e cumprir com todas as demais normas legais e administrativas pertinentes ao trabalho a ser realizado.
9 – Não utilizar os documentos a que tiverem acesso para a promoção de discussões abertas e/ou temáticas. 
10 – Disponibilizar ao Tribunal de Justiça do Estado de Santa Catarina, sem qualquer ônus, eventual arquivo eletrônico gerado a partir de material fornecido. 
11 – Observar, quando da atividade de tratamento, os princípios da boa-fé e aqueles elencados no art. 6º da Lei Federal n. 13.709, de 14 de agosto de 2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), quais sejam: finalidade; adequação; necessidade; livre acesso; qualidade dos dados; transparência; segurança; prevenção; não discriminação; responsabilização e prestação de contas.
12 – Comunicar ao Tribunal de Justiça do Estado de Santa Catarina o início, a suspensão e o encerramento da pesquisa.
13 – Suspender a pesquisa caso seja identificado qualquer risco ou dano decorrente da atividade.
A expressão “informações confidenciais” significa toda informação revelada no(s) processo(s) pesquisado(s) e/ou associada com ela, sob a forma escrita, verbal ou por quaisquer outros meios.
A vigência da obrigação de confidencialidade e sigilo assumida por meio deste termo terá validade por prazo indeterminado, exceto quando o Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina, mediante autorização escrita, conceder a desobrigação de tal compromisso. 
Estamos cientes de todo o conteúdo, responsabilidades e sanções administrativas, civis e criminais advindas do presente termo.
É parte integrante deste termo o rol descritivo do material a ser pesquisado:

  
Florianópolis, ______ de _____________________de 20___.

                   Assinatura (1)                                              Assinatura (2)