RESOLUÇÃO CONJUNTA GP/CGJ N. 11 DE 15 DE DEZEMBRO DE 2017

Altera dispositivos da Resolução Conjunta GP/CGJ n. 4 de 30 de junho de 2015, que dispõe sobre o arquivamento e o desarquivamento, em meio físico, de processos judiciais findos.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA E O CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA, no uso de suas atribuições, considerando as alterações estruturais introduzidas na Diretoria de Documentação e Informações pela Resolução GP n. 31 de 5 de julho de 2016 e a necessidade de adequar as normas internas correlatas às novas denominações atribuídas aos setores dessa diretoria; e o disposto na Resolução TJ n. 30 de 3 de dezembro de 2014, com as alterações introduzidas pelas Resoluções TJ n. 33 de 2 de dezembro de 2015 e TJ n. 9 de 5 de julho de 2017,

RESOLVEM:

Art. 1º Ficam alterados o título do Capítulo II, o caput, o inciso I e os §§ 2º e 3º do art. 3º, o caput e o inciso III do art. 4º, o caput e o inciso I do art. 5º, o título do Capítulo III, os arts. 6º e 7º, o título do Capítulo IV, o art. 8º, o inciso II e o § 2º do art. 9º, os arts. 10 e 11, o título do Capítulo V, o art. 12, o caput do art. 13, o caput do art. 14, o caput e o § 2º do art. 15, os arts. 16 e 17, o § 2º do art. 18, o caput do art. 19 e os arts. 20 e 22, todos da Resolução Conjunta GP/CGJ n. 4 de 30 de junho de 2015, que passam a vigorar com a seguinte redação:

“CAPÍTULO II
DOS PROCEDIMENTOS PRÉVIOS PARA A REMESSA DE AUTOS FINDOS À DIVISÃO DE ARQUIVO” (NR)

..................................................................................................................

“Art. 3º A remessa dos processos judiciais findos arquivados na comarca para a Divisão de Arquivo será precedida dos seguintes procedimentos:
I – preenchimento e juntada aos autos respectivos da certidão referida no art. 3º da Resolução TJ n. 30 de 3 de dezembro de 2014 ou da Lista de Verificação para Baixa Definitiva e Arquivamento de Autos – LVBDAA, instituída no Anexo II da mesma resolução;
..................................................................................................................
§ 2º Se algum processo estiver danificado ou deteriorado, caberá à respectiva unidade jurisdicional realizar sua recuperação ou, se a autoridade judiciária julgar conveniente, a reconstituição judicial dos autos antes da remessa à Divisão de Arquivo.
§ 3º Após a migração dos processos do SAJ/PG para o SAJ/ARC e a inserção da relação referida no inciso IV deste artigo na caixa respectiva, esta deverá ser lacrada para o envio à Divisão de Arquivo.
........................................................................................................” (NR)

“Art. 4º Não poderão ser remetidos à Divisão de Arquivo:
..................................................................................................................
III – autos físicos de processos judiciais digitalizados para tramitação em meio eletrônico, que deverão receber o tratamento previsto na Resolução Conjunta GP/CGJ n. 9 de 2 de dezembro de 2015; e
....................................................................................................... ” (NR)

“Art. 5º A remessa dos processos judiciais originários findos da Secretaria do Tribunal de Justiça para a Divisão de Arquivo será precedida dos seguintes procedimentos:
I – preenchimento e juntada aos autos respectivos da certidão referida no art. 3º da Resolução TJ n. 30 de 3 de dezembro de 2014 ou da Lista de Verificação para Baixa Definitiva e Arquivamento de Autos – LVBDAA, instituída no Anexo II da mesma resolução;
........................................................................................................” (NR)

“CAPÍTULO III
DA REMESSA DOS AUTOS FINDOS À DIVISÃO DE ARQUIVO” (NR)

..................................................................................................................

“Art. 6º Após a conclusão dos procedimentos previstos no art. 3º desta resolução, a Secretaria do Foro solicitará o agendamento do recolhimento, por meio de correspondência eletrônica dirigida ao endereço ddi.logistica@tjsc.jus.br, na qual deverá informar a quantidade de caixas e a data desejada para o recolhimento. 
§ 1º A Seção de Logística de Acervos Arquivísticos da Divisão de Arquivo, ao receber a solicitação referida no caput, providenciará, com o auxílio da Diretoria-Geral Judiciária, a extração de relatórios estatísticos do SAJ/PG para verificar se os processos migrados pela unidade para o SAJ/ARC estão regulares e podem ser recebidos, ou se têm inconsistências, como, por exemplo, processos que se enquadram nas hipóteses do art. 4º desta resolução, que estão em grau de recurso ou que ainda estão em andamento na origem.
§ 2º Caso sejam verificadas inconsistências, o fato será comunicado ao chefe de secretaria do foro e ao chefe de cartório da unidade de origem dos processos, competindo a este sanar os problemas apontados para, somente então, solicitar o agendamento do recolhimento, que ficará condicionado à realização de nova conferência por parte da Seção de Logística de Acervos Arquivísticos.
§ 3º Concluída a conferência referida no § 1º deste artigo, se os processos estiverem em ordem, a Seção de Logística de Acervos Arquivísticos encaminhará o pleito à Divisão de Transporte da Diretoria de Infraestrutura para que esta agende com o chefe da secretaria do foro da comarca solicitante a data de recolhimento do acervo. 
§ 4º Competirá à comarca solicitante providenciar o carregamento e a colocação das caixas no veículo disponibilizado para tal finalidade.
§ 5º O responsável pelo transporte fará a contagem das caixas que forem colocadas no veículo e a conferência com a quantidade informada no Manifesto de Transporte de Caixas apresentado pela comarca. 
§ 6º Se for constatada alguma discrepância entre o número de caixas colocadas no veículo e a quantidade informada no Manifesto de Transporte de Caixas, competirá ao responsável pelo transporte solucionar o problema em conjunto com o chefe de secretaria do foro.
§ 7º O transporte do acervo da comarca até a Divisão de Arquivo é de responsabilidade da Divisão de Transporte da Diretoria de Infraestrutura.” (NR)	

..................................................................................................................

“Art. 7º Após a conclusão dos procedimentos previstos no art. 5º desta resolução, o setor responsável fará a remessa dos processos que integram o lote no SAJ/SG à Divisão de Arquivo por meio de malote próprio para essa finalidade.” (NR)

“CAPÍTULO IV
DO RECEBIMENTO DOS AUTOS FINDOS PELA DIVISÃO DE ARQUIVO” (NR)

..................................................................................................................

“Art. 8º As caixas de processos remetidas pela comarca serão recebidas e conferidas pela Seção de Logística de Acervos Arquivísticos da Divisão de Arquivo que efetuará, no SAJ/ARC, a correção de eventuais inconsistências.” (NR)

“Art. 9º.......................................................................................................
..................................................................................................................
II – as inconsistências detectadas no SAJ/ARC, corrigidas pela Seção de Logística de Acervos Arquivísticos, se houver; e
..................................................................................................................
§ 2º A Divisão de Arquivo estará isenta de eventual responsabilidade pela não localização de processo judicial findo em decorrência da não realização dos ajustes referidos no inciso III deste artigo pela comarca remetente.” (NR)

..................................................................................................................

“Art. 10. A Divisão de Arquivo conferirá os lotes de carga registrados no SAJ/SG, confirmará o recebimento no sistema e arquivará os autos em caixas destinadas ao arquivamento dos processos originários do Tribunal de Justiça com o respectivo registro da localização.” (NR)

“Art. 11. Havendo divergência nos lotes de carga registrados no SAJ/SG ou nos processos recebidos, a Divisão de Arquivo comunicará o fato ao setor remetente para correção.” (NR)

“CAPÍTULO V
DAS RESPONSABILIDADES DA DIVISÃO DE ARQUIVO” (NR)

“Art. 12. Após a confirmação do recebimento dos processos ao remetente, a Divisão de Arquivo assumirá a responsabilidade pela guarda dos autos, exceto quando desarquivados, quer estejam em trânsito, na origem, em outra comarca ou unidade jurisdicional, em poder dos advogados, das partes ou de terceiros.” (NR)

“Art. 13. Recebido o acervo da comarca ou da Secretaria do Tribunal de Justiça, competirá à Divisão de Arquivo:
........................................................................................................” (NR)

..................................................................................................................

“Art. 14. O requerimento de vista e carga de autos oriundos da comarca e arquivados na Divisão de Arquivo deverá ser formulado ao juiz de direito em exercício na unidade jurisdicional de origem, sendo vedadas às partes e aos advogados a consulta e a retirada diretamente nas dependências da Divisão.
........................................................................................................” (NR)

“Art. 15. O chefe de cartório da unidade jurisdicional de origem ou o chefe da secretaria do foro solicitará o desarquivamento do processo à Divisão de Arquivo. 
..................................................................................................................
§ 2º Para os processos não cadastrados no SAJ/PG e recebidos na Divisão de Arquivo, o pedido será feito por meio de correspondência eletrônica dirigida ao endereço ddi.arquivopg@tjsc.jus.br e deverá conter:
........................................................................................................” (NR)

“Art. 16. Os pedidos excepcionais de desarquivamento, como a solicitação de processo por gabinete de desembargador ou por comarca distinta da de origem, também deverão ser efetuados por meio de correspondência eletrônica dirigida ao endereço ddi.arquivopg@tjsc.jus.br com as informações referidas nos incisos I a IV do § 2º do art. 15 desta resolução.” (NR) 

“Art. 17. Recebida a solicitação de desarquivamento, a Divisão de Arquivo procederá às buscas e remeterá o processo à unidade jurisdicional ou à autoridade solicitante no prazo de até 10 (dez) dias úteis.
§ 1º Caso os dados fornecidos pelo requerente nas correspondências eletrônicas referidas no § 2º do art. 15 e no art. 16 desta resolução sejam insuficientes para a localização dos autos, a Divisão de Arquivo requisitará informações complementares por meio de correspondência eletrônica, interrompendo-se o decurso do prazo para remessa do processo.
§ 2º Se as informações adicionais não permitirem a localização dos autos, a Chefia da Divisão de Arquivo certificará o fato e comunicará o ocorrido ao requerente.” (NR)

“Art. 18......................................................................................................
.................................................................................................................. 
§ 2º Os malotes próprios referidos no caput deste artigo serão utilizados exclusivamente para remessa e devolução de processos arquivados à Divisão de Arquivo.
........................................................................................................” (NR)

..................................................................................................................

“Art. 19. O requerimento de vista e carga de autos originários do Tribunal de Justiça e arquivados na Divisão de Arquivo deverá ser formulado ao relator do processo ou a quem o substituir no órgão colegiado, sendo vedadas às partes e aos advogados a consulta e a retirada diretamente nas dependências da Divisão.
........................................................................................................” (NR)

“Art. 20. Deferido o pedido, o desarquivamento de processo originário do Tribunal de Justiça, excetuado aquele que esteja apensado a outros autos no primeiro grau de jurisdição, será requerido pela Diretoria de Cadastro e Distribuição Processual ou pela Diretoria de Recursos e Incidentes por meio de correspondência eletrônica dirigida ao endereço  ddi.arquivosg@tjsc.jus.br com a informação de localização do processo registrada no SAJ/SG.” (NR)

..................................................................................................................

“Art. 22. O pedido de vista de autos arquivados na Divisão de Arquivo, fundamentado na coleta de dados para a realização de pesquisa acadêmica, científica ou histórica, deverá ser instruído com a devida justificativa e submetido à análise do Diretor-Geral Judiciário.” (NR)

Art. 2º O art. 3º da Resolução Conjunta GP/CGJ n. 4 de 30 de julho de 2015 passa a vigorar com o acréscimo dos seguintes §§ 6º e 7º:

“Art. 3º.......................................................................................................
..................................................................................................................
§ 6º Os procedimentos preparatórios previstos neste artigo deverão ser concluídos no prazo de 60 (sessenta) dias corridos, contados a partir da data do envio das numerações de caixas respectivas pela Diretoria de Documentação e Informações.
§ 7º Decorrido o prazo referido no § 6º deste artigo, as numerações de caixas enviadas à unidade que não foram aproveitadas serão recolhidas de ofício pela Diretoria de Documentação e Informações para distribuição a outra unidade.” (NR)

Art. 3º O Anexo I Resolução Conjunta GP/CGJ n. 4 de 30 de junho de 2015 passa a vigorar na forma definida no Anexo Único desta resolução.

Art. 4º Fica revogado o inciso V do § 2º do art. 15 da Resolução Conjunta GP/CGJ n. 4 de 30 de junho de 2015.

Art. 5º Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Des. Torres Marques
PRESIDENTE

Des. Ricardo Fontes
CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA

ANEXO ÚNICO
(RESOLUÇÃO CONJUNTA GP/CGJ N. 11 DE 15 DE DEZEMBRO DE 2017)

ANEXO I
(RESOLUÇÃO CONJUNTA GP/CGJ N. 4 DE 30 DE JUNHO DE 2015)

MANIFESTO DE TRANSPORTE DE CAIXAS PARA A DIVISÃO DE ARQUIVO

1-Preenchimento Cartório	
Comarca	Vara	Data	
			
Responsável pela unidade	Cargo	Matrícula	
			
CODN*	Numeração enviada	Qtde Enviada	
	De	000.000	a	000.000		
	De		a			
	De		a			
2-Preenchimento Divisão de Transporte	
Responsável pelo transporte	Matrícula	Qtde transportada	Data	
				
3-Preenchimento Divisão de Arquivo	
MOVIMENTAÇÃO DIVISÃO DE ARQUIVO	RESPONSÁVEL	DATA	
DESCARGA		

CONFERÊNCIA

ALOCAÇÃO			
	
OBSERVAÇÕES	
	
* O Código de Ordem de Distribuição de Números – CODN será informado pela Seção de Logística de Acervos Arquivísticos para identificação do sequencial distribuído a cada cartório/comarca.