RESOLUÇÃO N. 03/09-TJ

Cria o Comitê Gestor dos Documentos Arquivísticos e constitui a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Cria o Comitê Gestor dos Documentos Arquivísticos e a Comissão Permanente de Avaliação Documental. (Redação dada pelo art. 8º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)

O Tribunal de Justiça do Estado de Santa Catarina, por seu Tribunal Pleno, considerando as disposições da Resolução n. 26 do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, expedida em 6 de maio de 2008; o exposto no Processo n. 300889-2008.4; e a necessidade de estabelecer diretrizes básicas de gestão dos documentos sob a guarda do Poder Judiciário catarinense,

RESOLVE:

Art. 1º Fica criado o Comitê Gestor dos Documentos Arquivísticos – CGDA, órgão permanente da estrutura do Tribunal de Justiça, vinculado diretamente ao Gabinete da Presidência.
Art. 1º Fica criado o Comitê Gestor dos Documentos Arquivísticos –  CGDA, órgão permanente da estrutura do Tribunal de Justiça, vinculado diretamente à Presidência. (Redação dada pelo art. 1º da Resolução TJ n. 4 de 21 de março de 2018)

Art. 2º O CGDA terá como integrantes:
I – três membros do Conselho de Gestão, Modernização Judiciária, de Políticas Públicas e Institucionais, indicados pelo Presidente do Tribunal de Justiça, sendo o mais antigo o seu presidente;
I – o Diretor-Geral Judiciário, como seu Presidente; (Redação dada pelo art. 1º da Resolução TJ n. 4 de 21 de março de 2018)
II – o Corregedor-Geral da Justiça, que, ausente, poderá ser representado por Juiz-Corregedor;
II – o Diretor-Geral Administrativo; (Redação dada pelo art. 1º da Resolução TJ n. 4 de 21 de março de 2018)
III – um representante do Conselho Gestor de Tecnologia da Informação;
III – o Diretor de Documentação e Informações; (Redação dada pelo art. 1º da Resolução TJ n. 4 de 21 de março de 2018)
III – o Diretor de Gestão Documental e Memória; (Redação dada pelo art. 1º da Resolução TJ n. 15 de 17 de abril de 2024)
IV – os Diretores da Diretoria-Geral Judiciária, da Diretoria-Geral Administrativa, da Diretoria de Documentação e Informações e da Diretoria de Informática;
IV – os Diretores da Diretoria-Geral Judiciária, da Diretoria-Geral Administrativa, da Diretoria de Documentação e Informações e da Diretoria de Tecnologia da Informação. (Redação dada pelo art. 1º da Resolução TJ n. 9 de 5 de julho de 2017)
IV – o Diretor de Tecnologia da Informação; (Redação dada pelo art. 1º da Resolução TJ n. 4 de 21 de março de 2018)
V – o Coordenador da Assessoria de Planejamento; e
V – o Chefe da Divisão de Arquivo; e (Redação dada pelo art. 1º da Resolução TJ n. 4 de 21 de março de 2018)
VI – os Chefes da Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário e Seção de Museu.
VI – os Chefes da Divisão de Arquivo e da Divisão de Documentação e Memória do Judiciário. (Redação dada pelo art. 1º da Resolução TJ n. 9 de 5 de julho de 2017)
VI – o Chefe da Divisão de Documentação e Memória do Judiciário. (Redação dada pelo art. 1º da Resolução TJ n. 4 de 21 de março de 2018)
VI – o Chefe da Divisão de Memória e Biblioteca; e (Redação dada pelo art. 1º da Resolução TJ n. 15 de 17 de abril de 2024)
VII – o Chefe da Divisão de Gestão Documental Digital. (Acrescentado pelo art. 1º da Resolução TJ n. 15 de 17 de abril de 2024)
§ 1º Caberá ao Presidente do CGDA: (Revogado pelo art. 13 da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)
I – indicar, dentre os integrantes do Comitê, o seu Secretário ou substituto; (Revogado pelo art. 13 da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)
II – requisitar a participação de magistrados ou servidores de quaisquer órgãos administrativos ou jurisdicionais para o esclarecimento de situações afetas à competência desses órgãos; e 
II – solicitar a participação de magistrados ou servidores nas reuniões do Comitê para esclarecer situações afetas à competência desses órgãos; e (Redação dada pelo art. 1º da Resolução TJ n. 4 de 21 de março de 2018) (Revogado pelo art. 13 da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)
III – convidar, para participar das sessões ou integrar comissões, representantes do Instituto Histórico e Geográfico de Santa Catarina. (Revogado pelo art. 13 da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)
§ 2º O quorum para as deliberações do CGDA será de 2/3 (dois terços) de seus membros. (Revogado pelo art. 13 da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)
Parágrafo único. Caberá ao Presidente do CGDA: (Acrescentado pelo art. 9º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)
I – indicar, entre os integrantes do Comitê, seu Secretário; (Acrescentado pelo art. 9º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)
II – solicitar a participação de magistrados e servidores nas reuniões do Comitê para esclarecer situações relacionadas a suas respectivas áreas de competência; e (Acrescentado pelo art. 9º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)
III – convidar, para participar das sessões ou integrar comissões, representantes do Instituto Histórico e Geográfico de Santa Catarina. (Acrescentado pelo art. 9º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)

Art. 3º São atribuições do CGDA:
I – instituir políticas e programas de gestão dos documentos arquivísticos;
II – elaborar Planos de Classificação de Documentos e Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos; 
III – propor ao Tribunal Pleno a edição de normas para o tratamento, a guarda e a destinação dos documentos, incluída sua eliminação;
III – propor ao Órgão Especial a edição de normas para o tratamento, a guarda e a destinação dos documentos, incluída sua eliminação; (Redação dada pelo art. 1º da Resolução TJ n. 4 de 21 de março de 2018)
IV – promover a troca de informações sobre experiências e compartilhar esforços de pesquisa e estudo com os comitês de outras unidades da Federação, para disseminar as melhores práticas e unificar os  padrões de gestão de documentos; e
V – orientar os trabalhos e ações da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
V – orientar os trabalhos e as ações da Comissão Permanente de Avaliação Documental. (Redação dada pelo art. 9º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)

Art. 4º Fica constituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, vinculada ao CGDA.
Art. 4º Fica criada a Comissão Permanente de Avaliação Documental – CPAD, vinculada ao CGDA. (Redação dada pelo art. 9º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)

Art. 5º A CPAD será presidida pelo Diretor-Geral Judiciário e terá como integrantes:
Art. 5º A CPAD será presidida pelo Diretor de Documentação e Informações e terá como integrantes: (Redação dada pelo art. 1º da Resolução TJ n. 4 de 21 de março de 2018)
Art. 5º A CPAD será presidida pelo Diretor de Gestão Documental e Memória e terá como integrantes: (Redação dada pelo art. 1º da Resolução TJ n. 15 de 17 de abril de 2024)
I – um representante da Corregedoria-Geral da Justiça, preferencialmente Analista Jurídico ou Assessor Correicional;
I – um representante da Corregedoria-Geral da Justiça; (Redação dada pelo art. 9º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)
II – o Diretor de Documentação e Informações; (Revogado pelo art. 2º da Resolução TJ n. 4 de 21 de março de 2018)
II – um assessor da Diretoria-Geral Judiciária; (Redação dada pelo art. 9º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)
III – um Assessor Especial da Diretoria-Geral Judiciária;
III – um assessor da Diretoria-Geral Administrativa; (Redação dada pelo art. 9º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)
IV – um Assessor Jurídico da Diretoria-Geral Administrativa;
IV – um representante da Diretoria de Tecnologia da Informação; (Redação dada pelo art. 9º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)
V – um Assessor de Planejamento;
V – um servidor responsável pela unidade de gestão documental; (Redação dada pelo art. 9º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)
VI – um Assessor Técnico da Diretoria de Documentação e Informações;
VI – um servidor responsável pelas atividades de memória da instituição; (Redação dada pelo art. 9º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)
VII – um representante da Diretoria de Informática;
VII – um representante da Diretoria de Tecnologia da Informação; (Redação dada pelo art. 1º da Resolução TJ n. 9 de 5 de julho de 2017)
VII – um servidor com curso superior em arquivologia; (Redação dada pelo art. 9º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)
VIII – o Chefe da Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário; e
VIII – o Chefe da Divisão de Arquivo; e (Redação dada pelo art. 1º da Resolução TJ n. 9 de 5 de julho de 2017)
VIII – um servidor com curso superior em história. (Redação dada pelo art. 9º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)
IX – o Chefe da Seção de Museu.
IX – o Chefe da Divisão de Documentação e Memória do Judiciário. (Redação dada pelo art. 1º da Resolução TJ n. 9 de 5 de julho de 2017) (Revogado tacitamente pela Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)
IX – um servidor responsável pela unidade de gestão documental digital. (Acrescentado pelo art. 1º da Resolução TJ n. 15 de 17 de abril de 2024)
§ 1º O Presidente da CPAD indicará, dentre os integrantes da Comissão, o seu Secretário ou substituto.
§ 1º O Presidente da CPAD indicará, entre os integrantes da Comissão, seu Secretário. (Redação dada pelo art. 9º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)
§ 1º O Presidente da CPAD indicará, entre os servidores integrantes da Comissão, seu Secretário. (Redação dada pelo art. 1º da Resolução TJ n. 15 de 17 de abril de 2024)
§ 2º A CPAD poderá requisitar a participação de servidores de quaisquer órgãos administrativos para o esclarecimento de situações afetas à competência desses órgãos.
§ 2º A CPAD poderá requisitar a participação de servidores do quadro de pessoal do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina para esclarecer situações relacionadas a suas respectivas áreas de competência. (Redação dada pelo art. 9º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)

Art. 6º São atribuições da CPAD:
I – orientar e realizar a análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos nos diversos órgãos administrativos e jurisdicionais, bem como dos que foram recebidos, para a guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor, de acordo com os Planos de Classificação de Documentos e as Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos;
I – propor instrumentos arquivísticos de classificação, temporalidade e destinação de documentos e submetê-los à aprovação da autoridade competente; (Redação dada pelo art. 9º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)
II – fornecer ao CGDA os elementos necessários à definição das políticas e dos programas de gestão dos documentos arquivísticos, bem como à elaboração dos Planos de Classificação de Documentos e das Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos;
II – orientar as unidades judiciárias e administrativas sobre a realização do processo de análise e avaliação da documentação produzida em seu âmbito de atuação; (Redação dada pelo art. 9º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)
III – propor ao CGDA o tratamento, o período de guarda e a destinação dos documentos, sugerindo alterações nos Planos de Classificação de Documentos e nas Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos;
III – identificar e definir os critérios de valor secundário de documentos e processos, e zelar pela aplicação desses critérios; (Redação dada pelo art. 9º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)
IV – executar todas as demais atividades que lhe forem determinadas pelo CGDA.
IV – analisar os editais de eliminação de documentos e processos da instituição e aprová-los; (Redação dada pelo art. 9º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)
V – realizar estudos e encaminhar propostas ao Comitê do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname sobre questões relativas à gestão documental; (Acrescentado pelo art. 9º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)
VI – fornecer ao CGDA elementos necessários à definição de políticas e programas de gestão dos documentos arquivísticos e à elaboração dos Planos de Classificação de Documentos e das Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos; (Acrescentado pelo art. 9º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)
VII – sugerir ao CGDA propostas para o tratamento, o período de guarda e a destinação de documentos; e (Acrescentado pelo art. 9º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)
VIII – executar outras atividades determinadas pelo CGDA. (Acrescentado pelo art. 9º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)

Art. 7º As reuniões do CGDA e da CPAD serão realizadas pelo menos uma vez por mês, em datas definidas pelos seus respectivos Presidentes.
Art. 7º As reuniões do CGDA e da CPAD serão realizadas em datas definidas por seus Presidentes, com a periodicidade necessária. (Redação dada pelo art. 1º da Resolução TJ n. 4 de 21 de março de 2018)
Parágrafo único. O quórum para as deliberações do CGDA e da CPAD será de 2/3 (dois terços) de seus membros. (Acrescentado pelo art. 9º da Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021)

Art. 8º Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições contrárias, em especial as Resoluções n. 22/1999–GP e n. 27/2002–GP. 

Florianópolis, 14 de janeiro de 2009.

Francisco José Rodrigues de Oliveira Filho

DESEMBARGADOR PRESIDENTE

Versão compilada em 22 de abril de 2024 por meio da incorporação das alterações introduzidas pelas seguintes normas:
– Resolução TJ n. 9 de 5 de julho de 2017;
– Resolução TJ n. 4 de 21 de março de 2018;
– Resolução TJ n. 7 de 16 de junho de 2021; e
– Resolução TJ n. 15 de 17 de abril de 2024