RESOLUÇÃO CONJUNTA GP/CGJ N. 2 DE 30 DE MAIO DE 2017

Altera a Resolução Conjunta GP/CGJ n. 7 de 26 de outubro de 2015, que instituiu o Sistema de Processos Administrativos – SPA para a tramitação de processos administrativos em meio eletrônico no âmbito do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE SANTA CATARINA E O CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA, considerando a necessidade de ajustar a regulamentação do Sistema de Processos Administrativos – SPA para contemplar as funcionalidades introduzidas na tramitação dos processos administrativos em meio eletrônico no âmbito do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina e sanar as lacunas detectadas no período inicial de utilização do referido sistema, bem como o exposto no Processo n. 4370/2016,

RESOLVEM:

Art. 1º A Resolução Conjunta GP/CGJ n. 7 de 26 de outubro de 2015 passa a vigorar acrescida dos seguintes dispositivos:

“Art. 2º ......................................................................................................
Parágrafo único. As autoridades referidas no inciso III poderão delegar, mediante ato formal, quaisquer das atribuições previstas nesta resolução aos servidores que lhes são subordinados.” (NR)

“Art. 3º ......................................................................................................
Parágrafo único. A restrição do acesso aos autos digitais ou a determinados documentos deve ser determinada pela autoridade competente mediante justificativa escrita e fundamentada nos próprios autos ou perante os Administradores do Sistema.” (NR)

“Art. 3º-A. Os documentos nato-digitais juntados aos autos digitais que forem assinados digitalmente ou eletronicamente na forma estabelecida nesta resolução serão reputados documentos digitais com garantia da origem e de seu signatário, e considerados originais para todos os fins.
§ 1º Os extratos digitais e os documentos digitalizados juntados aos autos digitais que forem assinados digitalmente ou eletronicamente pelos servidores e magistrados do Poder Judiciário catarinense, pelos procuradores do Estado e pelas autoridades policiais adidas ao Tribunal de Justiça do Estado de Santa Catarina têm a mesma força probante dos originais, ressalvada a alegação motivada e fundamentada de adulteração antes ou durante o processo de digitalização.
§ 2º A arguição de falsidade dos documentos digitais considerados originais ou com a mesma força probante dos originais será processada em autos digitais apartados, que, após a decisão da autoridade competente, serão apensados ao processo administrativo eletrônico no qual foi juntado o documento que ensejou a interposição do incidente.
§ 3º Os originais dos documentos digitalizados mencionados no § 1º devem ser preservados por seu detentor até o arquivamento definitivo dos autos digitais, observados, para eventual descarte, os parâmetros estabelecidos em lei ou na Tabela de Temporalidade da documentação administrativa.” (NR)

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“Art. 26-A. Os documentos eletrônicos não suportados pelo SPA, os objetos e os documentos em meio físico cuja digitalização seja tecnicamente inviável devido ao grande tamanho ou volume, ou por motivo de ilegibilidade, devem ser apresentados à unidade responsável no ato do protocolo, que certificará o fato nos autos digitais.
§ 1º Nas hipóteses de envio do requerimento por correspondência eletrônica o interessado terá o prazo improrrogável de 10 (dez) dias contados a partir da data do protocolo para apresentar à unidade responsável os documentos ou objetos especificados no caput.
§ 2º O requerimento enviado por correspondência eletrônica deverá registrar expressamente que o interessado apresentará os documentos ou objetos especificados no caput no prazo previsto no § 1º, sob pena de ser recusado o recebimento destes.
§ 3º No ato da movimentação do processo administrativo eletrônico entre os setores, os documentos ou objetos especificados no caput poderão:
I – permanecer sob a guarda do setor que estiver com os autos digitais caso avalie que os documentos são dispensáveis para a análise e o deslinde do processo; ou
II – ser remetidos ao setor de destino dos autos digitais por deliberação da autoridade competente ou em razão de pedido formulado pelo destinatário do processo, mediante o registro da carga do documento em sistema próprio e a juntada de certidão do envio do documento nos autos digitais.
§ 4º Ao determinar o arquivamento do processo administrativo eletrônico, a autoridade competente deverá decidir o destino dos documentos ou objetos especificados no caput, que poderão ser devolvidos ao interessado ou arquivados quando indispensáveis à compreensão da matéria tratada nos autos digitais.” (NR)

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“Art. 29. ....................................................................................................
§ 1º Quando se tratar de decisão, a autoridade competente deverá consignar expressamente a data em que produzirá efeitos.
§ 2º Na hipótese do § 1º, caso não haja referência expressa, o setor responsável pelo cumprimento da decisão considerará que esta produziu efeitos na data em que o documento foi assinado digitalmente.” (NR)

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“Art. 34-A. A digitalização de processo administrativo em meio físico para que passe a tramitar em meio eletrônico deverá ser feita mediante a conversão individualizada de cada documento para o meio digital, seguida da categorização do documento de acordo com os tipos disponíveis, vedada a conversão integral do processo físico para tramitação em meio eletrônico em arquivo único.
§ 1º A conversão do processo administrativo do meio físico para o meio eletrônico deverá ser certificada nos autos físicos e nos digitais pelo setor responsável pelo procedimento, ao qual também competirá registrar a conversão no Sistema de Protocolo – PTC informando o número que o processo recebeu no SPA. 
§ 2º Os autos físicos permanecerão sob a responsabilidade da unidade recebedora que efetuou a conversão até o arquivamento definitivo dos autos digitais.
§ 3º Após o arquivamento dos autos digitais competirá à unidade recebedora que efetuou a conversão intimar as partes ou seus procuradores para que, no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, se assim desejarem, solicitem o desentranhamento dos documentos originais que lhes pertençam conforme a solução do processo para levá-los sob sua responsabilidade.
§ 4º Findo o prazo referido no § 3º sem manifestação ou se efetuada a entrega dos documentos requeridos, será certificada a ocorrência nos autos digitais, e os autos físicos respectivos serão eliminados pela unidade recebedora, que efetuou a conversão, conforme critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, resguardado o sigilo das informações e a preservação e a guarda de determinados documentos em meio físico de acordo com os parâmetros estabelecidos em lei ou na Tabela de Temporalidade da documentação administrativa.” (NR)

 Art. 2º O Capítulo IV da Resolução Conjunta GP/CGJ n. 7 de 26 de outubro de 2015 passa a vigorar acrescido da seguinte seção: 

“Seção III-A
Do apensamento e do desapensamento de processos administrativos eletrônicos” (NR)

“Art. 31-A. O apensamento de processos administrativos eletrônicos consiste na anexação dos autos digitais de determinado processo administrativo eletrônico aos autos digitais de outro para que passem a tramitar em conjunto.
Parágrafo único. Quando for feito o apensamento referido no caput, devem ser preservados os dados cadastrais de cada processo eletrônico e seus autos digitais de forma independente, para fins de pesquisa e de eventual desapensamento.” (NR)

“Art. 31-B. O apensamento ou o desapensamento de processos administrativos eletrônicos será feito por qualquer atendente mediante determinação prévia e formal da autoridade competente.
§ 1º No despacho que determinar o apensamento a autoridade competente deve especificar o processo principal e o processo apenso.
§ 2º O apensamento será registrado no SPA e nos autos digitais, nestes mediante a juntada dos termos que comprovem a prática do ato determinado no processo principal e no apenso.
§ 3º No termo de apensamento o servidor responsável registrará que o ato foi praticado em cumprimento à determinação da autoridade competente e indicará o número do processo e o número do documento alusivo ao despacho ordinatório.
§ 4º O desapensamento de processos observará as mesmas formalidades previstas no caput e nos §§ 2º e 3º, e a destinação dada ao processo desapensado e aos autos principais será registrada nos termos respectivos.” (NR)

Art. 3º O inciso VI do art. 2º, o caput do art. 33, o art. 42 e o art. 43 da Resolução Conjunta GP/CGJ n. 7 de 26 de outubro de 2015 passam a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 2º ......................................................................................................
..................................................................................................................
VI – documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, o qual pode ser:
a) documento nato-digital: documento criado originariamente em meio eletrônico; ou
b) documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;
........................................................................................................” (NR)

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“Art. 33. O entranhamento ou o desentranhamento de processos administrativos eletrônicos será realizado por qualquer atendente mediante determinação prévia e formal da autoridade competente.
........................................................................................................” (NR)

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“Art. 42. A partir de 31 de janeiro de 2017 todos os novos processos administrativos no âmbito do Poder Judiciário catarinense devem ser autuados eletronicamente, com exceção:
I – dos processos que outros órgãos exijam que tramitem em meio físico; e
II – dos processos administrativos disciplinares, que deverão tramitar em meio físico ou no Sistema de Automação da Justiça – SAJ.
Parágrafo único. Em outros casos excepcionais, os processos administrativos poderão ser autuados em meio físico, em cumprimento à determinação do Presidente do Tribunal de Justiça, do Corregedor-Geral da Justiça, de magistrado, do Secretário-Geral do Tribunal de Justiça, do Diretor do Foro, do Chefe de Gabinete da Presidência, do Secretário da Corregedoria-Geral da Justiça, do Diretor Geral-Administrativo ou do Diretor-Geral Judiciário, ou mediante autorização de qualquer dessas autoridades em decorrência de pedido fundamentado dos servidores que lhes são subordinados.” (NR)

“Art. 43. Todos os processos administrativos que estejam tramitando em autos físicos deverão ser convertidos em autos digitais até 1º de fevereiro de 2019, ressalvados os casos previstos nos incisos I e II e no parágrafo único do art. 42.
§ 1º Em casos excepcionais, quando o custo da digitalização do processo administrativo em meio físico for superior aos benefícios proporcionados, o Presidente do Tribunal de Justiça, o Corregedor-Geral da Justiça, o magistrado, o Diretor do Foro, o Chefe de Gabinete da Presidência, o Secretário da Corregedoria-Geral da Justiça, o Diretor-Geral Administrativo ou o Diretor-Geral Judiciário poderá autorizar que o processo continue tramitando em meio físico até o seu arquivamento definitivo. 
§ 2º O pedido de manutenção da tramitação do processo administrativo em meio físico deverá ser formulado pela autoridade competente com a devida fundamentação e submetido à análise da autoridade responsável até a data prevista no caput.” (NR)

Art. 4º Ficam revogadas as disposições contrárias, especialmente o art. 39 da Resolução Conjunta GP/CGJ n. 7 de 26 de outubro de 2015.

Art. 5º Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.

     Des. Torres Marques                       Des. Ricardo Fontes
          PRESIDENTE               CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA