RESOLUÇÃO GP N. 4 DE 19 DE JANEIRO DE 2016

Regulamenta os procedimentos de acompanhamento, fiscalização e avaliação da execução do Contrato n. 169/2015, firmado entre o Tribunal de Justiça do Estado de Santa Catarina e a empresa Softplan Planejamento e Sistemas Ltda.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE SANTA CATARINA, considerando o início do projeto de implantação da versão 5 (cinco) do Sistema de Automação da Justiça de Segundo Grau – SAJ/SG5 – nesta Corte e o disposto no Contrato n. 169/2015, firmado entre o Tribunal de Justiça do Estado de Santa Catarina e a empresa Softplan Planejamento e Sistemas Ltda.,

RESOLVE:

Art. 1º Fica instituída, na forma desta resolução, a regulamentação dos procedimentos de acompanhamento, fiscalização e avaliação da execução do Contrato n. 169/2015 firmado entre o Tribunal de Justiça do Estado de Santa Catarina e a empresa Softplan Planejamento e Sistemas Ltda., cujo objeto consiste na prestação dos serviços de planejamento, de implantação, de preparação do sistema e de capacitação de usuários do sistema integrado de gestão de processos judiciais, em meio físico e eletrônico de segunda instância, denominado Sistema de Automação da Justiça – SAJ, em sua versão 5 (cinco) – SAJ/SG5.

Art. 2º Para os fins desta resolução considera-se:
I – Contratante: o Estado de Santa Catarina, pessoa jurídica de direito público interno, por intermédio do Poder Judiciário – Tribunal de Justiça;
II – Contratada: a empresa Softplan Planejamento e Sistemas Ltda., pessoa jurídica de direito privado;
III – Projeto IPE-SG – Implantação do Processo Eletrônico de Segundo Grau: o empreendimento planejado, constituído por um conjunto de atividades inter-relacionadas e coordenadas, descritas no Contrato n. 169/2015, com o objetivo de realizar, em síntese, a implantação do SAJ/SG5 no Tribunal de Justiça do Estado de Santa Catarina; a migração dos dados da versão 3 (três) – SAJ/SG3, do Sistema SAJ, para a versão 5 (cinco) – SAJ/SG5; e a capacitação de magistrados, servidores e colaboradores do Poder Judiciário catarinense na utilização do SAJ/SG5, incluindo os fluxos do processo judicial em meio físico e em meio eletrônico;
IV – Unidade Judiciária: 1 (um) órgão julgador do Tribunal de Justiça do Estado de Santa Catarina, assim definido no Regimento Interno da Corte e na legislação correlata, independentemente do número de desembargadores e juízes de direito de segundo grau que o integram; 
V – Unidade de Apoio: corresponde a 1 (um) gabinete de desembargador ou de juiz de direito de segundo grau, ou 1 (um) setor de apoio, independentemente do número de servidores nele lotado, podendo se tratar de uma seção, secretaria, divisão, núcleo, coordenadoria, diretoria ou outra estrutura similar; 
VI – Unidade de Treinamento: corresponde a 1 (uma) turma de capacitação presencial composta por número de alunos que pode variar entre 7 (sete) e 30 (trinta), independentemente do perfil do treinamento;
VII – Ciclo de Implantação: conjunto de atividades necessárias para realização dos serviços de capacitação e implantação do Sistema em um determinado número de unidades judiciárias, unidades de apoio e unidades de treinamento;
VIII – Sistema: conjunto de módulos interligados ou independentes, desenvolvidos para a gestão, controle, suporte e disponibilização, em meio físico ou eletrônico, de informações relativas aos processos judiciais de segunda instância tramitando no Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina, necessárias à execução de todas as atividades de um processo, desde sua gênese até o seu término, denominado Sistema de Automação da Justiça – SAJ;
IX – Treinamento: qualquer procedimento que vise promover o aprendizado e aumentar o conhecimento para a aquisição de habilidades necessárias ao exercício de determinadas funções ou tarefas, que resultem em melhoria de desempenho no trabalho;
X – Treinamento presencial antecipado: procedimento realizado com a presença física do instrutor e do treinando, cujo objetivo é a transferência de conhecimentos aos usuários internos do contratante, de forma a capacitá-los a utilizar as funcionalidades do SAJ/SG5, e os fluxos de trabalho dos processos judiciais que tramitam em meio físico e em meio eletrônico;
XI – Acompanhamento assistido da produção: assistência de modo remoto e presencial aos usuários internos do contratante, durante a vigência do contrato, com o objetivo de esclarecer dúvidas e aprimorar os conhecimentos na utilização do SAJ/SG5 e dos fluxos de trabalho;
XII – Gestor Operacional do Contrato: servidor do contratante, responsável pela gestão do contrato, cujas atribuições e responsabilidades são as constantes nesta resolução e na Resolução GP n. 11 de 4 de fevereiro de 2013, e suas alterações posteriores;
XIII – Equipe Operacional da Execução Contratual: estrutura organizacional composta por representantes do contratante e da contratada, cujas principais atribuições são definir aspectos operacionais essenciais à plena execução dos serviços contratados e soluções de contorno que possibilitem o fiel cumprimento do Contrato n. 169/2015;
XIV – Comitê de Gestão da Execução Contratual: estrutura organizacional composta por representantes do contratante e da contratada, cujas principais atribuições são definir políticas, estratégias, encaminhamentos de ações e aspectos de controle voltados à plena execução dos serviços objeto do Contrato n. 169/2015;
XV – Liderança local: representante da contratada nos Ciclos de Implantação, para representá-la perante o contratante, sendo responsável pela constante verificação da conformidade dos serviços, além de supervisionar e controlar os instrutores e demais profissionais alocados pela contratada para a execução do contrato; e
XVI – Multiplicador interno: servidor do contratante, indicado para participar das etapas de capacitação presencial e acompanhamento assistido da produção, que atuará, principalmente, como referencial de conhecimento sobre o sistema, em sua versão 5 (cinco) – SAJ/SG5, onde estiver alocado, participando ativamente de todas as etapas do projeto para esclarecimento de dúvidas e procedimentos internos.

Art. 3º Nos termos do art. 7º da Resolução GP n. 11 de 4 de fevereiro de 2013, o Diretor de Tecnologia da Informação ou seu substituto legal é o Gestor Operacional do Contrato n. 169/2015, cujas atribuições estão previstas no art. 8º da referida norma.
Parágrafo único. No exercício de suas atribuições, o Gestor Operacional utilizar-se-á de toda a estrutura administrativa da Diretoria de Tecnologia da Informação, e contará com o auxílio da Equipe Operacional da Execução Contratual e do Comitê de Gestão da Execução Contratual, consoante o disposto nesta resolução.

Art. 4º Compete à Equipe Operacional da Execução Contratual, nos termos do Contrato n. 169/2015:
I – definir aspectos operacionais essenciais à plena execução dos serviços contratados; 
II – definir soluções de contorno que possibilitem o fiel cumprimento do Contrato n. 169/2015;
III – registrar por escrito todas as suas decisões, que serão subscritas pelos votantes, buscando o consenso sempre que possível;
IV – submeter ao crivo do Comitê de Gestão da Execução Contratual todas as suas decisões;
V – encaminhar para deliberação do Comitê de Gestão da Execução Contratual as matérias nas quais não for obtido consenso;
VI – reportar-se quinzenalmente ao Comitê de Gestão da Execução Contratual, por meio de relatório circunstanciado, apresentando a situação das etapas executadas e as decisões tomadas no período;
VII – deliberar acerca da imprescindibilidade de atualização excepcional da versão do SAJ/SG5 para a continuidade da execução do cronograma do projeto, ressalvadas as atualizações cuja entrada em produção já esteja prevista no Contrato n. 169/2015;
VIII – validar o planejamento das turmas de treinamento presencial antecipado dos usuários internos, elaborado pela Contratada, e definir os horários e períodos nos quais os cursos serão ministrados;
IX – deliberar acerca da necessidade de reciclagem do conhecimento dos usuários internos acerca do SAJ/SG5, em decorrência das atualizações e modificações introduzidas no sistema durante a execução do cronograma do projeto, definindo de que forma será realizada a reciclagem caso considerada indispensável;
X – validar a elaboração e a aplicação da avaliação dos participantes da etapa de treinamento presencial antecipado, que serão realizadas pela Contratada;
XI – elaborar o questionário de avaliação do treinamento ministrado na etapa de treinamento presencial antecipado, a partir da minuta proposta pela Contratada;
XII – receber da Contratada as comunicações de substituição da liderança local durante as etapas de acompanhamento assistido da produção;
XIII – validar o planejamento da execução dos serviços decorrentes das atividades de produção assistida, elaborado pela Contratada;
XIV – receber da Contratada os relatórios consolidados contendo os resultados obtidos em todos os atendimentos decorrentes da atividade de produção assistida;
XV – propor ao Comitê Gestor da Execução Contratual a alteração da data de início da entrada em produção do SAJ/SG5 nos Ciclos de Implantação, em decorrência da necessidade de prorrogação das atividades da etapa de produção assistida;
XVI – elaborar o questionário de avaliação dos serviços de produção assistida, a partir da minuta proposta pela Contratada;
XVII – definir os usuários específicos da Contratada que terão acesso ao ambiente de produção do Contratante para a realização das atividades de atendimento remoto ao usuário interno;
XVIII – definir o questionário de avaliação dos serviços de atendimento remoto ao usuário interno, a partir da minuta proposta pela Contratada;
XIX – receber as justificativas apresentadas pela Contratada para os eventuais atrasos na conclusão das migrações previstas no Contrato n. 169/2015 e deliberar a respeito desses incidentes, registrando a decisão no relatório quinzenal referido no inciso VII deste artigo;
XX – submeter ao crivo do Comitê de Gestão da Execução Contratual as justificativas apresentadas pela Contratada para os eventuais atrasos na conclusão das migrações previstas no Contrato n. 169/2015 sempre que o atraso implicar na alteração das datas previstas no cronograma do projeto;
XXI – definir o conteúdo inicial dos guias rápidos de utilização do SAJ/SG5, que serão disponibilizados pela Contratada na ferramenta de capacitação prevista no Contrato n. 169/2015, bem como as atualizações que deverão ser promovidas pela Contratada; e
XXII – avaliar e atestar a efetiva atuação dos Multiplicadores Internos. 
Parágrafo único. A Equipe Operacional da Execução Contratual se reunirá ordinariamente a cada semana, sem prejuízo da realização de reuniões extraordinárias necessárias ao fiel cumprimento do Contrato n. 169/2015.

Art. 5º Compete ao Comitê de Gestão da Execução Contratual, nos termos do Contrato n. 169/2015:
I – definir aspectos de controle voltados à plena execução dos serviços objeto do Contrato n. 169/2015;
II – definir políticas, estratégias e encaminhamentos de ações relacionadas ao objeto do Contrato n. 169/2015;
III – propor a alteração do plano de comunicação;
IV – deliberar sobre ordens dos ciclos de implantação;
V – aprovar alterações do Cronograma do Projeto;
VI – deliberar sobre a necessidade de alterações contratuais e encaminhar o processo autuado para a celebração de termo aditivo;
VII – propor a alteração dos componentes da Equipe Operacional da Execução Contratual;
VIII – avaliar as decisões da Equipe Operacional da Execução Contratual;
IX – referendar as homologações realizadas pela equipe técnica do contratante;
X – apreciar as matérias originalmente submetidas à consideração da Equipe Operacional da Execução Contratual nas quais não se obteve consenso;
XI – suspender a execução do Cronograma do Projeto caso a equipe técnica do contratante detecte a existência de problemas impeditivos que inviabilizem a entrada em produção de versão de atualização do SAJ/SG5 considerada indispensável;
XII – autorizar ou suspender a deflagração dos Ciclos de Implantação, à vista das conclusões dos relatórios técnicos elaborados pela equipe técnica do contratante, relativos aos procedimentos de testes e homologação prévia dos módulos e funcionalidades do SAJ/SG5, dos fluxos de trabalho e das rotinas de migração;
XIII – receber as justificativas apresentadas pela contratada para atrasos na conclusão da etapa de migração que impliquem em alteração nas datas previstas no Cronograma do Projeto e deliberar a respeito da matéria;
XIV – definir a manutenção ou a alteração de conteúdos dos treinamentos disponíveis na ferramenta de capacitação para que se adequem as novas versões e módulos do SAJ/SG5;
XV – propor a prorrogação do prazo de execução do Contrato n. 169/2015, mediante a celebração de termo aditivo; e
XVI – referendar a avaliação da Equipe Operacional da Execução Contratual quanto à efetiva atuação do Multiplicador Interno para fins de pagamento das gratificações previstas no art. 9º desta resolução.
Parágrafo único. O Comitê de Gestão da Execução Contratual se reunirá ordinariamente a cada 15 (quinze) dias, sem prejuízo da realização de reuniões extraordinárias necessárias ao fiel cumprimento do Contrato n. 169/2015.

Art. 6º Compete ao Coordenador da Equipe Operacional da Execução Contratual:
I – zelar pelo cumprimento das obrigações da Equipe Operacional da Execução Contratual, previstas no art. 4º desta resolução e no Contrato n. 169/2015;
II – convocar as reuniões da Equipe Operacional da Execução Contratual e conduzi-las;
III – definir pacotes de trabalho semanais para os membros da Equipe Operacional da Execução Contratual;
IV – facilitar e coordenar articulações entre os componentes do Comitê de Gestão da Execução Contratual e a Equipe Operacional da Execução Contratual;
V – realizar a priorização inicial das pendências e demandas existentes;
VI – efetuar as comunicações necessárias ao Comitê de Gestão da Execução Contratual;
VII – auxiliar o Gestor Operacional a efetuar o acompanhamento e a fiscalização permanentes da execução do Contrato n. 169/2015, reportando formalmente os incidentes e as irregularidades detectados para a adoção das providências necessárias;
VIII – prestar informações relativas à execução do Contrato n. 169/2015, no âmbito das atribuições da Equipe Operacional da Execução Contratual, aos órgãos da administração do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina, quando solicitado; e
IX – sugerir ao Comitê de Gestão da Execução Contratual reformulações, prorrogações e aditivos necessários à consecução do objeto, em tempo hábil, observando a legislação pertinente, em pedido fundamentado.
Parágrafo único. O Coordenador da Equipe Operacional da Execução Contratual indicará, entre os servidores do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina que a integram, aquele que exercerá as funções de secretário.

Art. 7º Compete ao Secretário da Equipe Operacional da Execução Contratual:
I – organizar as pautas das reuniões, de acordo com as orientações do Coordenador da Equipe Operacional da Execução Contratual;
II – efetuar o agendamento das reuniões e as convocações determinadas Coordenador da Equipe Operacional da Execução Contratual;
III – elaborar as atas das reuniões da Equipe Operacional da Execuções Contratual; e
IV – elaborar, a pedido do Coordenador da Equipe Operacional da Execução Contratual, minutas das comunicações e demais documentos relativos às atividades do colegiado.

Art. 8º Compete aos Membros da Equipe Operacional da Execução Contratual, em apoio ao Gestor Operacional do Contrato:
I – Verificar a boa execução do objeto e o cumprimento de todas as cláusulas contratuais;
II – Registrar em documento próprio todas as irregularidades e ocorrências e informar ao coordenador da equipe operacional da execução contratual;
III – Verificar se o contratado mantém, durante a execução do contrato, todas as condições exigidas para a execução do contrato;
IV – Verificar se os profissionais indicados, efetivamente participam da execução do contrato;
V – Verificar se houve subcontratação ou cessão contratual em desacordo com o contrato ou fora das hipóteses admitidas em lei;
VI – Verificar a quantidade e a qualidade dos materiais e insumos empregados na execução do contrato;
VII – Verificar se o contratado toma as precauções necessárias para evitar que a execução do contrato eventualmente cause danos a terceiros;
VIII – Solicitar assessoramento técnico necessário para tomada de decisões; e
IX – Confirmar a medição dos serviços efetivamente realizados, dos cronogramas ajustados e dos fornecimentos atendidos.

Art. 9º Compete ao Multiplicador Interno:
I – atuar como referencial de conhecimento da versão 5 (cinco) do Sistema de Automação da Justiça de Segundo Grau – SAJ/SG5;
II – dar conhecimento à Equipe Operacional da Execução Contratual das situações encontradas nas unidades onde for designado para atuar;
III – auxiliar diretamente no acompanhamento e na fiscalização dos trabalhos da equipe da contratada relativos ao treinamento presencial antecipado e acompanhamento assistido da produção, reportando à Equipe Operacional da Execução Contratual as situações verificadas durante a execução dessas atividades, por meio de relatórios semanais;
IV – orientar os servidores das unidades onde for designado para atuar a respeito das melhores formas de trabalho com o processo digital;
V – reportar-se à Equipe Operacional da Execução Contratual quanto a consultas que extrapolem sua competência e/ou conhecimento;
VI – abrir chamados de suporte técnico e acompanhar a solução encaminhada para os casos identificados nas unidades onde for designado para atuar; 
VII – retransmitir ao servidor responsável pela unidade onde for designado para atuar (dar feedback), o encaminhamento dos problemas encontrados e  a solução adotada;
VIII – realizar a avaliação dos atendimentos prestados pela contratada aos chamados de suporte técnico abertos para as unidades onde for designado para atuar;
IX – realizar as atividades preliminares propostas pelo Coordenador da Equipe Operacional de Execução Contratual, antes da deflagração de cada Ciclo de Implantação;
X – apoiar e acompanhar o trabalho dos instrutores da contratada, visando a promoção do trabalho cooperativo frente aos objetivos e metas da capacitação dos profissionais participantes do projeto;
XI – receber dos instrutores da contratada o cronograma das atividades; e
XII – receber dos instrutores da contratada os documentos originais utilizados durante as capacitações, como lista de presença, formulário com os dados de identificação dos participantes, e arquivá-los, fornecendo-os a Equipe Operacional da Execução Contratual quando solicitado.
Parágrafo único. A atuação como Multiplicador Interno deverá ser comprovada por meio de atas, relatórios e outros documentos pertinentes, que deverão instruir o requerimento de gratificação.

Art. 10. Ficam instituídas gratificações ao servidor designado para algumas das atividades constantes do Projeto IPE-SG – Implantação do Processo Eletrônico de Segundo Grau, observadas as disposições do art. 1º da Resolução GP n. 16 de 26 de junho de 2008:
I – Coordenador da equipe operacional da execução contratual: 30 (trinta) IG, por mês de atividade; 
II – Secretário da equipe operacional da execução contratual: 20 (vinte) IG, por mês de atividade;
III – Membro da equipe operacional da execução contratual: 15 (quinze) IG, por mês de atividade;
IV – Multiplicador interno: 0,5 (meio) IG, por dia de atividade. 
Parágrafo único. O pagamento das gratificações será realizado pela Diretoria-Geral Administrativa apenas durante o período de execução do Projeto IPE-SG – Implantação do Processo Eletrônico de Segundo Grau.

Art. 11. É considerado de efetivo exercício do cargo e/ou função e será computado como hora trabalhada o período em que o magistrado ou o servidor estiver afastado para participar dos treinamentos de que trata esta resolução. 

Art. 12. Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação, com efeitos retroativos a 6 de novembro de 2015.

Nelson Schaefer Martins
PRESIDENTE