RESOLUÇÃO CONJUNTA GP/CGJ N. 7 DE 26 DE OUTUBRO DE 2015

Institui o Sistema de Processos Administrativos – SPA – para a tramitação de processos administrativos em meio eletrônico no âmbito do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE SANTA CATARINA E O CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA, no uso de suas atribuições legais, considerando a necessidade de incorporar os recursos de tecnologia da informação aos processos administrativos para dar maior eficiência à gestão pública e celeridade na condução dos feitos, observados os requisitos de segurança e autenticidade dos documentos administrativos em meio eletrônico; o disposto na Meta 8 para o ano de 2012 do Conselho Nacional de Justiça, que determina a gestão de processos em pelo menos 50% das rotinas administrativas, e o exposto no SPA n. 6627/2014,

RESOLVEM:

CAPÍTULO I
DO SISTEMA DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS – SPA

Art. 1º Fica instituído o Sistema de Processos Administrativos – SPA – como ferramenta oficial de cadastramento, tramitação e classificação de processos administrativos em meio eletrônico no âmbito do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina.
Parágrafo único. A instituição do SPA não prejudicará a utilização de outros sistemas implantados no Poder Judiciário catarinense para a tramitação eletrônica de processos administrativos.

CAPÍTULO II

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 2º Para o disposto nesta resolução considera-se:
I – assinatura digital: assinatura em meio eletrônico, que permite aferir a origem e a integridade do documento, baseada em certificado digital padrão ICP-Brasil, tipo A-3 ou A-4, emitido por Autoridade Certificadora credenciada, na forma da lei específica;
II – assinatura eletrônica: assinatura em meio eletrônico baseada nas credenciais do usuário (login e senha);
III – autoridade: todo magistrado ou servidor investido de poder decisório em razão do cargo que ocupa ou da função que exerce;
IV – autos digitais ou processo administrativo eletrônico: conjunto de documentos administrativos digitais correspondentes a todos os atos, termos e informações do processo;
V – digitalização: processo de conversão de um documento em meio físico para o formato digital por intermédio de dispositivo apropriado;
VI – documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional;
VII – impressão: ato de reproduzir cópias do processo administrativo digital ou dados relativos a este, em papel;
VIII – meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de arquivos digitais;
IX – peça: os requerimentos, os documentos administrativos de origem externa e aqueles produzidos pelos magistrados e servidores do Poder Judiciário catarinense que em conjunto formam os autos digitais;
X – setor: toda e qualquer unidade judicial ou administrativa pertencente à estrutura do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina, com atribuições específicas; e
XI – transmissão eletrônica: toda forma de comunicação a distância com a utilização de redes de comunicação, preferencialmente a rede mundial de computadores.

Art. 3º São consideradas passíveis de restrição de acesso no âmbito do SPA as informações sigilosas e as informações pessoais.

CAPÍTULO III
DOS USUÁRIOS DO SPA

Seção I
Classificação Geral

Art. 4º Os usuários do SPA são assim classificados:
I – internos: os magistrados, servidores e colaboradores do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina devidamente autorizados a acessar o sistema mediante o emprego de login e senha para o cumprimento de atos de ofício relacionados à tramitação do processo administrativo eletrônico; e
II – externos: o público em geral, as partes e seus procuradores.

Seção II
Dos Usuários Internos

Art. 5º Os usuários internos são os responsáveis pela gestão do SPA e pela prática dos atos necessários à tramitação dos processos administrativos eletrônicos no referido sistema e serão habilitados em um ou mais dos seguintes perfis:
I – Administrador do Sistema;
II – Gestor do Setor;
III – Moderador do Setor; e
IV – Atendente do Setor.
§ 1º Os usuários internos serão identificados pelo sistema por meio de login e senha, e é de suas responsabilidades a utilização, a guarda e a manutenção do sigilo dessas informações.
§ 2º Após a habilitação do Gestor do Setor no SPA, será de sua responsabilidade o controle cadastral dos usuários internos vinculados ao setor respectivo.
§ 3º Será automaticamente desabilitado do sistema o usuário interno desvinculado do Poder Judiciário.
§ 4º Por ocasião do desligamento do usuário interno de determinado setor, competirá ao Gestor do Setor promover sua desvinculação no SPA e a realocação dos processos para outro atendente.

Art. 6º Os Administradores do Sistema são os responsáveis pela configuração dos parâmetros básicos do SPA, e seu perfil no sistema será configurado para que possam desempenhar as seguintes atribuições:
I – cadastrar o primeiro gestor de um setor;
II – gerenciar o cadastro de partes externas;
III – gerenciar os cadastros de tipos de documentos e de classes de processos;
IV – alterar os dados cadastrais do processo administrativo eletrônico, em cumprimento à determinação formal da autoridade competente; e
V – excepcionalmente, efetuar o controle cadastral dos usuários internos no SPA.
Parágrafo único. Inicialmente, as atividades de Administrador do Sistema serão desempenhadas pelas Diretorias de Tecnologia da Informação e de Documentação e Informações.

Art. 7º Os Gestores dos Setores são os responsáveis pela gestão do SPA em cada setor específico, e seu perfil no sistema será configurado para que possam desempenhar as seguintes atribuições:
I – gerenciar os cadastros de gestores, moderadores e atendentes do setor;
II – definir se o setor adotará moderação de entrada e/ou saída;
III – gerenciar o cadastro de modelos e documentos do setor; e
IV – alterar o atendente de determinado processo administrativo eletrônico no setor.

Art. 8º Os Moderadores dos Setores serão os responsáveis, a critério dos Gestores dos Setores, pela indicação dos atendentes que receberão os processos que chegam ao setor (moderação de entrada) e efetuarão o controle dos processos que saem do setor (moderação de saída), e seu perfil no SPA será configurado para que possam desempenhar essas atribuições.

Art. 9º Os Atendentes dos Setores atuarão nos processos administrativos eletrônicos, e seu perfil no SPA será configurado para que possam desempenhar as seguintes atribuições:
I – criar processos administrativos eletrônicos, caso os Administradores do Sistema tenham habilitado o setor a desempenhar esta atividade;
II – receber diretamente processos administrativos eletrônicos encaminhados por outros setores, caso não haja moderação de entrada no setor;
III – receber processos administrativos eletrônicos encaminhados por um moderador, caso haja moderação de entrada no setor;
IV – receber processos administrativos eletrônicos encaminhados por outros atendentes do mesmo setor;
V – incluir novos documentos, minutas e arquivos temporários nos processos administrativos eletrônicos em atendimento no setor; e
VI – enviar processos administrativos eletrônicos para outros setores.

Art. 10. Os usuários internos habilitados no SPA deverão consultar diariamente o sistema e serão responsabilizados pelos problemas advindos da não observância dessa obrigação, sobretudo em relação aos prazos.

Seção III
Dos Usuários Externos

Art. 11. Os usuários externos, em relação aos processos administrativos eletrônicos que tramitam no SPA, serão considerados como integrantes de uma das seguintes categorias:
I – público em geral;
II – partes; ou
III – procuradores.

Art. 12. Considera-se o público em geral como os terceiros, alheios à relação processual, que possuem manifesto interesse no acompanhamento e no deslinde de determinado processo administrativo eletrônico, sendo-lhes facultada a livre consulta no sítio eletrônico do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina, dos dados cadastrais e da movimentação dos processos administrativos eletrônicos cadastrados no SPA, com as limitações estabelecidas no art. 3º.
Parágrafo único. O público em geral poderá obter vista dos autos, nos termos da lei, mediante a apresentação de requerimento fundamentado que preencha os requisitos estabelecidos no art. 17, desde que o pleito seja deferido pela autoridade competente.

Art. 13. As partes, assim consideradas as pessoas físicas ou jurídicas que figurem nos polos ativo ou passivo do processo, no exercício de seus direitos, poderão:
I – apresentar requerimentos para protocolo, em meio físico ou eletrônico;
II – obter vista e cópia dos autos digitais em que figurarem como parte;
III – consultar, a qualquer momento, no sítio eletrônico do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina, os dados cadastrais e a movimentação dos processos; e
IV – receber notificações e cópias integrais ou parciais dos autos digitais no endereço eletrônico informado na peça inaugural.
§ 1º As partes que possuírem login e senha para acesso ao SPA poderão obter vista e cópia dos autos digitais em que figuram como parte, e consultar os dados cadastrais e a movimentação dos processos diretamente no sistema.
§ 2º As partes que não possuírem login e senha para acesso ao SPA poderão obter vista e cópia dos autos digitais em que figuram como parte nas centrais de atendimento do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina ou no setor em que o processo administrativo eletrônico se encontra para atendimento.
§ 3º A entrega de cópia dos autos digitais em meio eletrônico à parte é gratuita. Somente será exigível o recolhimento prévio dos valores referentes à impressão quando requerida cópia dos autos em meio físico, ressalvados os casos em que se comprove a hipossuficiência da parte.

Art. 14. Os procuradores, assim definidos como aqueles que representam as partes no processo, detêm as mesmas prerrogativas estabelecidas no art. 13, observados os limites da outorga.

CAPÍTULO IV
DA FORMAÇÃO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO

Seção I
Do início do processo

Art. 15. O processo administrativo eletrônico será iniciado de ofício, por determinação da autoridade competente, ou a pedido do interessado.

Art. 16. Nos processos iniciados de ofício, a autoridade competente proferirá despacho datado, assinado e identificado, preferencialmente no documento inaugural, no qual determinará seu cadastramento.

Art. 17. Os requerimentos dos interessados deverão ser formulados por escrito e conter no mínimo os seguintes dados:
I – unidade ou autoridade a que se dirige;
II – identificação do interessado ou de seu procurador;
III – domicílio do requerente, número de telefone e/ou endereço eletrônico para o recebimento de comunicações;
IV – pedido, com exposição dos fatos e de seus fundamentos; e
V – data e assinatura do requerente ou de seu procurador.
§ 1º As informações requeridas no inciso III deste artigo serão dispensadas quando o interessado for magistrado, servidor ou colaborador do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina.
§ 2º Nos requerimentos disponíveis em meio eletrônico por intermédio de formulários padronizados, acessíveis com o uso de login e senha, os dados obrigatórios serão aqueles predefinidos no formulário respectivo, dispensada a assinatura digital.
§ 3º O interessado deverá instruir o pedido com a documentação necessária à análise do requerimento.
§ 4º Os requerimentos e os documentos que os instruem poderão ser apresentados em meio físico ou eletrônico.

Art. 18. Os requerimentos e os documentos em meio eletrônico poderão ser apresentados para protocolo, preferencialmente assinados digitalmente pela parte ou por seu procurador com o emprego de certificado digital expedido nos termos do inciso I do art. 2º.
§ 1º Os arquivos eletrônicos referentes às peças citadas no caput devem estar obrigatoriamente no formato PDF (Portable Document Format) e seu tamanho não poderá exceder a 4 (quatro) megabytes.
§ 2º Em se tratando de documentos físicos que serão digitalizados, além das diretrizes estabelecidas no § 1º, recomenda-se a digitalização em escala bitonal (preto e branco), com resolução de 200 (duzentos) dpi.
§ 3º Compete ao usuário verificar o preenchimento dos requisitos estabelecidos neste artigo e se os documentos digitalizados estão legíveis antes de apresentar as peças para protocolo ou enviá-las por meio de correspondência eletrônica.

Art. 19. A correspondência eletrônica que contiver o requerimento, incluídos os arquivos anexos, não poderá exceder a 10 (dez) megabytes, sendo de inteira responsabilidade do remetente certificar-se de que esse limite não será excedido, sob pena de não recebimento no computador servidor de e-mails do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina.
§ 1º O envio do requerimento por meio do correio eletrônico não assegura sua protocolização, cuja efetivação dependerá do cumprimento das formalidades previstas nesta resolução.
§ 2º A ferramenta utilizada para a recepção das petições enviadas por correio eletrônico será configurada para fornecer resposta automática do recebimento da mensagem ao remetente.
§ 3º O uso de correspondência eletrônica para o envio de requerimentos e documentos é de inteira responsabilidade da parte ou de seu procurador.

Art. 20. Os requerimentos enviados por correio eletrônico serão chancelados eletronicamente com o número de protocolo sequencial, a data e o horário da protocolização.
§ 1º Se não for possível chancelar eletronicamente todos os requerimentos recebidos no dia até o término do expediente ordinário, o funcionário responsável, para fins de aferição de tempestividade, incluirá nos autos digitais certidão que informe a data e o horário do recebimento da mensagem no computador servidor de e-mails do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina exclusivamente nos requerimentos que forem chancelados eletronicamente após as 19 horas do dia do recebimento ou no primeiro dia útil subsequente.
§ 2º Nos casos previstos no § 1º, não será considerada, para efeito de tempestividade, nenhuma outra referência de evento que não seja a data e o horário do recebimento da mensagem no computador servidor de e-mails do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina.

Art. 21. Será desconsiderado e não será protocolizado, ainda que recebido no computador servidor de e-mails do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina, o requerimento:
I – que não atenda aos requisitos estabelecidos no § 1º do art. 18;
II – enviado fracionado em mais de uma mensagem;
III – que esteja, no todo ou em parte, incompleto ou danificado, por qualquer eventualidade técnica;
IV – dirigido a outro órgão da administração pública que não seja o Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina;
V – destinado a processo judicial eletrônico; ou
VI – encaminhado para endereço eletrônico diverso do protocolo.spa@tjsc.jus.br.
§ 1º O Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina exime-se de qualquer falha técnica na comunicação, no acesso ou no recebimento da mensagem.
§ 2º Compete ao remetente certificar-se do recebimento da correspondência e da integridade dos arquivos enviados, sendo de sua inteira responsabilidade a observância das disposições desta resolução.

Art. 22. É vedada a recusa imotivada de recebimento de documentos, competindo ao servidor orientar o interessado quanto ao suprimento de eventuais falhas ou lacunas.
Parágrafo único. A vedação prevista no caput deste artigo não se aplica às hipóteses previstas no art. 21, tampouco aos requerimentos e documentos apresentados ou encaminhados para protocolo pelas partes ou por seus procuradores em meio eletrônico, que serão imediatamente devolvidos ao apresentante ou ao remetente caso se verifique que não foram preenchidos os requisitos do § 1º do art. 18.

Art. 23. Recebido o requerimento do interessado em meio físico, a unidade responsável aporá chancela eletrônica com o número de protocolo sequencial, a data e o horário da protocolização, reterá a primeira via e devolverá a segunda, se houver, ao requerente, cientificando-o do teor das disposições dos §§ 3º e 4º do art. 25 desta resolução.

Art. 24. Recebido o documento inaugural despachado pela autoridade competente em meio físico, a unidade responsável aporá chancela eletrônica com o número de protocolo sequencial, a data e o horário da protocolização e, após formado o processo digital, devolverá a documentação ao setor de origem, que ficará responsável por sua destinação.

Art. 25. A digitalização das peças recebidas em formato físico será feita pelo setor responsável pelo cadastramento do processo administrativo eletrônico, que as liberará nos autos digitais.
§ 1º Quando a digitalização das peças for viável no ato do recebimento, o setor responsável pelo cadastramento do processo administrativo eletrônico as entregará ao interessado ou a seu procurador, após a digitalização.
§ 2º Nos casos em que a digitalização não seja possível no ato do recebimento da peça, o usuário deixará os respectivos documentos e receberá um comprovante de protocolo eletrônico. O setor responsável pelo cadastramento, posteriormente, procederá à liberação do documento no SPA.
§ 3º Na hipótese de cadastramento posterior, após efetivada a digitalização, o interessado terá o prazo máximo de 45 (quarenta e cinco) dias corridos, contados a partir da data do protocolo, para retirar os documentos, mediante termo de entrega devidamente assinado. O decurso do lapso, por sua vez, iniciar-se-á automaticamente, sem necessidade de nova intimação.
§ 4º Decorrido o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias disposto no § 3º, os documentos físicos serão automaticamente eliminados pelo setor competente, responsabilizando-se o interessado ou o seu procurador por eventual prejuízo.
§ 5º O comprovante de protocolo eletrônico deverá conter a data, a hora, o número do protocolo e o aviso expresso acerca das disposições dos §§ 3º e 4º, cujo desconhecimento não poderá ser alegado pelo usuário.

Art. 26. Os documentos originais que forem digitalizados pelos usuários para liberação nos autos digitais deverão ser mantidos em arquivo pelo próprio interessado ou por seu procurador.

Seção II
Do cadastramento do processo

Art. 27. Após a protocolização e a digitalização, a unidade competente procederá ao cadastramento do documento inaugural despachado pela autoridade competente ou do requerimento do interessado no SPA, no qual registrará:
I – a data e o horário da protocolização da peça inaugural;
II – o(s) nome(s) da(s) parte(s); e
III – a classificação do processo.
§ 1º O SPA gerará número individual sequencial para cada novo processo cadastrado.
§ 2º O cadastramento do processo administrativo eletrônico e a remessa dos autos digitais conclusos à autoridade competente dar-se-ão preferencialmente na mesma data da protocolização da peça inaugural.

Seção III
Das peças eletrônicas e da formação dos autos digitais

Art. 28. Todas as peças do processo administrativo eletrônico serão numeradas individualmente e de forma automática, pelo SPA, no ato da inclusão nos autos digitais.
§ 1º Em se tratando de petições intermediárias, competirá ao setor responsável pelo atendimento do processo administrativo eletrônico proceder a sua conferência, análise e inclusão nos autos digitais.
§ 2º Compete ao magistrado ou ao servidor que incluir peças nos autos digitais observar estritamente a ordem cronológica crescente de produção da documentação e/ou de realização dos atos.
§ 3º O SPA manterá registro dos dados do usuário que incluiu cada peça nos autos digitais.

Art. 29. Os documentos elaborados pelos magistrados e servidores do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina deverão ser produzidos por escrito, em vernáculo, e conterão a data da realização e a assinatura digital ou eletrônica do autor.

Art. 30. Os arquivos referentes às peças que serão incluídas nos autos digitais devem estar obrigatoriamente no formato PDF (Portable Document Format) e seu tamanho não poderá exceder a 4 (quatro) megabytes.
§ 1º Em se tratando de documentos físicos que serão digitalizados, além das diretrizes estabelecidas no caput deste artigo, recomenda-se a digitalização em escala bitonal (preto e branco), com resolução de 200 (duzentos) dpi.
§ 2º Compete ao usuário verificar o preenchimento dos requisitos estabelecidos neste artigo e se o documento digitalizado está legível, antes de proceder à inclusão do arquivo eletrônico nos autos digitais.

Art. 31. A realização dos atos administrativos processuais será considerada efetivada no dia e na hora da inclusão da peça respectiva nos autos digitais.
§ 1º A peça destinada ao cumprimento de prazo administrativo processual será considerada tempestiva quando:
I – protocolizada em meio físico e chancelada eletronicamente até o término do horário de expediente do último dia em que o ato deva ser realizado;
II – incluída nos autos digitais respectivos até as 24 (vinte e quatro) horas do último dia em que o ato deva ser realizado; ou
III – enviada por meio de correspondência eletrônica recebida no computador servidor de e-mails do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina até as 24 (vinte e quatro) horas do último dia em que o ato deva ser realizado, embora chancelada eletronicamente em data e horário posterior, nas hipóteses previstas no § 1º do art. 20 desta resolução.
§ 2º Para fins de aferição da tempestividade será observado o horário oficial de Brasília.
§ 3º Não será considerado, para fins de tempestividade, o horário inicial de conexão do usuário à internet ou o horário de acesso do usuário ao SPA.

Seção IV
Do entranhamento e do desentranhamento de processos administrativos eletrônicos

Art. 32. O entranhamento de processos administrativos eletrônicos consiste na incorporação dos autos digitais de determinado processo administrativo eletrônico aos autos digitais de outro, preservando, contudo, os dados cadastrais de cada processo eletrônico para fins de pesquisa e eventual desentranhamento.

Art. 33. O entranhamento ou o desentranhamento de processos administrativos eletrônicos será realizado por qualquer atendente.
§ 1º O entranhamento será registrado no SPA e nos autos digitais, nestes mediante a aposição de certidão com os fundamentos da prática do ato no processo principal.
§ 2º O desentranhamento de processos administrativos eletrônicos observará as mesmas formalidades previstas no caput e no § 1º, e a certidão de desentranhamento, com os fundamentos da prática do ato, deverá ser juntada em ambos os processos.

Seção V
Da digitalização de processos administrativos físicos provenientes de outro setor ou órgão da administração pública

Art. 34. Os processos administrativos em meio físico, provenientes de outro setor ou órgão da administração pública, poderão ser digitalizados, a critério da unidade recebedora.
Parágrafo único. Após a digitalização, os autos físicos serão arquivados conforme as regras vigentes, e o fato será registrado nos autos digitais por meio de certidão.

Seção VI
Da conversão de autos digitais em físicos

Art. 35. A conversão de autos digitais em físicos consiste na materialização do processo administrativo eletrônico e dos extratos das movimentações.
Parágrafo único. A conversão dos autos digitais ocorrerá em situações excepcionais, em cumprimento à determinação fundamentada da autoridade competente, ou a pedido da parte ou de seu procurador, nos termos do § 3º do art. 13 desta resolução.

Seção VII
Do arquivamento dos processos administrativos eletrônicos

Art. 36. O arquivamento dos processos administrativos eletrônicos somente poderá ser realizado em cumprimento à determinação de autoridade competente ou de servidor por ela autorizado, mediante delegação.
§ 1º O arquivamento será registrado no SPA com a indicação dos fundamentos da prática do ato.
§ 2º Será emitida automaticamente comunicação de arquivamento às partes e aos interessados.

CAPÍTULO V
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 37. Os autos dos processos administrativos eletrônicos devem ser protegidos por meio de sistemas de segurança de acesso e de armazenamento digital que garantam a autenticidade, a preservação e a integridade dos dados, dispensada sua formação física.

Art. 38. A Diretoria de Tecnologia da Informação realizará periodicamente cópia de segurança (backup) dos dados armazenados no SPA.

Art. 39. Enquanto as funcionalidades de apensamento e desapensamento de processos administrativos eletrônicos não estiverem disponíveis no SPA, os usuários internos deverão utilizar as ferramentas de entranhamento e desentranhamento de autos digitais para tais finalidades.

Art. 40. Os casos omissos serão dirimidos pela Presidência do Tribunal de Justiça e pela Corregedoria-Geral da Justiça deste Tribunal.

Art. 41. Ficam convalidados os atos praticados e os processos administrativos tramitados em meio eletrônico no âmbito do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina até a data da entrada em vigor desta resolução.

Art. 42. A partir de 1º de fevereiro de 2016, todos os novos processos administrativos no âmbito do Poder Judiciário catarinense devem ser autuados eletronicamente.

Art. 43. Todos os processos administrativos que estejam tramitando em autos físicos deverão ser digitalizados e convertidos em SPA até 1º de fevereiro de 2018.

Art. 44. Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Nelson Schaefer Martins             Luiz Cézar Medeiros
     PRESIDENTE         CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA