RESOLUÇÃO CONJUNTA GP/CGJ N. 4 DE 30 DE JUNHO DE 2015.

Dispõe sobre o arquivamento e o desarquivamento, em meio físico, de processos judiciais findos.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA E O CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA, no uso de suas atribuições, considerando as alterações estruturais introduzidas na Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário nos últimos anos; a edição da Resolução TJ n. 30 de 3 de dezembro de 2014, que “institui o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade Unificada dos Processos Judiciais do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina, disciplina sua aplicação e estabelece procedimentos para a eliminação de processos judiciais findos” e amplia as atribuições da Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário; a grande massa documental sob responsabilidade da Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário, que cria desafios gerenciais extraordinários; e a necessidade de rever as normas que regem a racionalização e a ocupação do espaço físico que abriga o acervo dos arquivos do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina, 

RESOLVEM:

CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º O arquivamento e o desarquivamento de processos judiciais findos obedecerão às disposições previstas nesta resolução, no Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça, e na Resolução TJ n. 30, de 3 de dezembro de 2014.

CAPÍTULO II
DOS PROCEDIMENTOS PRÉVIOS PARA A REMESSA DE AUTOS FINDOS À DIVISÃO DE ARQUIVO E MEMÓRIA DO JUDICIÁRIO

Seção I
Dos procedimentos prévios na comarca

Art. 2º Os pedidos de recolhimento de processos judiciais findos arquivados na comarca deverão ser formulados pela Secretaria do Foro, de forma centralizada, e remetidos à Diretoria de Documentação e Informações para o endereço eletrônico < ddi@tjsc.jus.br >.  
§ 1º Os pedidos deverão conter o quantitativo de caixas de processos judiciais findos passíveis de recolhimento por vara e/ou juizado.
§ 2º Após a análise do pedido, caso o recolhimento do acervo seja tecnicamente viável, a Diretoria de Documentação e Informações repassará as orientações necessárias acerca do procedimento, bem como as numerações de caixas respectivas, permitindo a migração dos processos do Sistema de Automação da Justiça de Primeiro Grau (SAJ/PG) para o Sistema de Automação da Justiça – Arquivo Central (SAJ/ARC).

Art. 3º A remessa dos processos judiciais findos arquivados na comarca para a Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário será precedida dos seguintes procedimentos:
I – preenchimento e juntada aos autos respectivos da Lista de Verificação para Baixa Definitiva e Arquivamento de Autos – LVBDAA, instituída pela Resolução TJ n. 30 de 3 de dezembro de 2014;
II – lançamento da movimentação de código n. 70391 – “remessa ao arquivo central” – no Sistema de Automação da Justiça de Primeiro Grau (SAJ/PG);
III – migração do processo do SAJ/PG para o SAJ/ARC (associação do processo à caixa no SAJ/ARC);
IV – impressão de relação dos processos associados à caixa no SAJ/ARC e inserção desta, devidamente assinada pelo servidor responsável, na caixa respectiva; e
V – confecção de Manifesto do Transporte de Caixas, instituído no Anexo I desta resolução, no qual serão registradas a quantidade de caixas e os respectivos números, a comarca e a vara de origem, para fins de conferência.
§ 1º Os processos serão arquivados em caixas-padrão, que deverão ser requisitadas à Divisão de Almoxarifado da Diretoria de Material e Patrimônio, por meio do Sistema de Requisição de Materiais.
§ 2º Se algum processo estiver danificado ou deteriorado, caberá à respectiva unidade jurisdicional proceder a sua recuperação ou, se a autoridade judiciária julgar conveniente, a reconstituição judicial dos autos, antes da remessa à Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário.
§ 3º Após a migração dos processos do SAJ/PG para o SAJ/ARC e da inserção da relação referida no inciso IV deste artigo na caixa respectiva, esta deverá ser lacrada para o envio à Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário.
§ 4º Cada caixa será lacrada com fita adesiva e conterá a identificação, feita com pincel atômico ou similar, na parte frontal, no espaço reservado para colagem de etiqueta, da comarca, da vara e do número da caixa.
§ 5º Caso seja necessário desarquivar algum processo que aguarda recolhimento, a unidade responsável poderá retirar os autos da caixa respectiva, mas deverá efetuar os registros e ajustes necessários nos sistemas SAJ/PG e SAJ/ARC.

Art. 4º Não poderão ser remetidos à Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário:
I – processos arquivados administrativamente;
II – processos sem cadastro no SAJ/PG;
III – processos físicos digitalizados cujo processo eletrônico esteja em tramitação; e
IV – documentos administrativos das unidades judiciárias.
Parágrafo único. A inobservância do disposto neste artigo implicará na imediata devolução das caixas que contém esses processos ou documentos à comarca de origem.

Seção II
Dos procedimentos prévios no Tribunal de Justiça

Art. 5º A remessa dos processos judiciais originários findos, da Secretaria do Tribunal de Justiça para a Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário, será precedida dos seguintes procedimentos:
I – preenchimento e juntada aos autos respectivos da Lista de Verificação para Baixa Definitiva e Arquivamento de Autos – LVBDAA, instituída pela Resolução TJ n. 30 de 3 de dezembro de 2014;
II – lançamento das movimentações respectivas de “arquivamento” e “remessa ao arquivo central” no Sistema de Automação da Justiça de Segundo Grau (SAJ/SG); e
III – preparação de lotes de carga registrados no Sistema de Automação da Justiça de Segundo Grau (SAJ/SG).

CAPÍTULO III
DA REMESSA DOS AUTOS FINDOS À DIVISÃO DE ARQUIVO E MEMÓRIA DO JUDICIÁRIO

Seção I
Da remessa pela comarca

Art. 6º Após a conclusão dos procedimentos previstos no artigo 3º desta resolução, a Secretaria do Foro solicitará o agendamento do recolhimento, por meio de correspondência eletrônica dirigida ao endereço < ddi.controlecadastral@tjsc.jus.br >, na qual deverá informar a quantidade de caixas e a data desejada para o recolhimento. 
§ 1º A Seção de Controle Cadastral da Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário encaminhará o pleito à Divisão de Transporte, para que esta agende com o Chefe de Secretaria do Foro da comarca solicitante a data do recolhimento do acervo.
§ 2º Competirá à comarca solicitante providenciar o carregamento e a colocação das caixas no veículo disponibilizado para tal finalidade.
§ 3º O responsável pelo transporte fará a contagem das caixas que forem colocadas no veículo e a conferência com a quantidade informada no Manifesto de Transporte de Caixas apresentado pela comarca.
§ 4º Se for constatada alguma discrepância entre o número de caixas colocadas no veículo e a quantidade informada no Manifesto de Transporte de Caixas, competirá ao responsável pelo transporte solucionar o problema em conjunto com o Chefe de Secretaria do Foro.
§ 5º O transporte do acervo da comarca até a Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário é de responsabilidade da Divisão de Transporte da Diretoria de Infraestrutura.

Seção II
Da remessa pelo Tribunal de Justiça

Art. 7º Após a conclusão dos procedimentos previstos no artigo 5º desta resolução, o setor responsável fará a remessa dos processos que integram o lote no SAJ/SG à Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário por meio de malote próprio para esta finalidade.

CAPÍTULO IV
DO RECEBIMENTO DOS AUTOS FINDOS PELA DIVISÃO DE ARQUIVO E MEMÓRIA DO JUDICIÁRIO

Seção I
Do recebimento de autos findos oriundos da comarca

Art. 8º As caixas de processos remetidas pela comarca serão recebidas e conferidas pela Seção de Controle Cadastral da Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário que efetuará, no SAJ/ARC, a correção de eventuais inconsistências.

Art. 9º Efetuada a conferência, a comarca remetente será cientificada por meio de correspondência eletrônica ou malote digital, que conterá as seguintes informações:
I – a confirmação do recebimento das caixas mencionadas no Manifesto do Transporte de Caixas emitido pela comarca;
II – as inconsistências detectadas no SAJ/ARC, corrigidas pela Seção de Controle Cadastral, se houver; e
III – a necessidade de correção das informações registradas no SAJ/PG, de acordo com os ajustes realizados no SAJ/ARC, se for o caso.
§ 1º Os ajustes referidos no inciso III deste artigo deverão ser realizados pela comarca remetente no prazo de 15 (quinze) dias, contados a partir da data do recebimento da mensagem ou da notificação.
§ 2º A Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário estará isenta de eventual responsabilidade pela não localização de processo judicial findo em decorrência da não realização dos ajustes referidos no inciso III deste artigo pela comarca remetente.

Seção II
Do recebimentos de autos findos oriundos do Tribunal de Justiça

Art. 10. A Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário efetuará a conferência dos lotes de carga registrados no SAJ/SG, confirmará o recebimento no sistema e arquivará os autos em caixas destinadas ao arquivamento dos processos originários do Tribunal de Justiça, com o respectivo registro da localização.

Art. 11. Havendo divergência nos lotes de carga registrados no SAJ/SG ou nos processos recebidos, a Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário comunicará o fato ao setor remetente para correção.

CAPÍTULO V
DAS RESPONSABILIDADES DA DIVISÃO DE ARQUIVO E MEMÓRIA DO JUDICIÁRIO

Art. 12. Após a confirmação do recebimento dos processos ao remetente, a Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário assumirá a responsabilidade pela guarda dos autos, exceto quando desarquivados, quer estejam em trânsito, na origem, em outra comarca ou unidade jurisdicional, em poder dos advogados, das partes ou de terceiros.

Art. 13. Recebido o acervo da comarca ou da Secretaria do Tribunal de Justiça, competirá à Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário:
I – organizá-lo de tal forma que os autos arquivados sejam rapidamente localizados, quando solicitados;
II – zelar pela sua guarda e conservação, preservando-o; e
III – atender com presteza e eficiência aos pedidos de desarquivamento de processos, remetendo-os com celeridade às unidades solicitantes.

CAPÍTULO VI
DO DESARQUIVAMENTO DE AUTOS FINDOS ORIUNDOS DA COMARCA

Art. 14. O requerimento de vista e carga de autos oriundos da comarca e arquivados na Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário deverá ser formulado ao Juiz de Direito em exercício na unidade jurisdicional de origem, sendo vedadas às partes e aos advogados a consulta e a retirada diretamente nas dependências da divisão.
§ 1º O pedido será protocolizado na distribuição da comarca de origem dos autos.
§ 2º As dúvidas acerca da competência para analisar o pedido referido no caput deste artigo, bem como outras situações correlatas não previstas nesta resolução, serão resolvidas pelo Diretor do Foro, que poderá determinar o desarquivamento dos autos.

Art. 15. O chefe de cartório da unidade jurisdicional de origem ou o chefe da Secretaria do Foro solicitará o desarquivamento do processo à Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário. 
§ 1º Para os processos cadastrados no SAJ/PG e migrados para o SAJ/ARC, a solicitação será feita pela comarca diretamente no SAJ/PG.
§ 2º Para os processos não cadastrados no SAJ/PG e recebidos na Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário até o ano de 2012, o pedido será feito por meio de correspondência eletrônica dirigida ao endereço < ddi.localizacao@tjsc.jus.br >, que deverá conter:
I – o número dos autos; 
II – o(s) nome(s) da(s) parte(s); 
III – a comarca e a vara de origem;
IV – a classe processual, e
V – o número da caixa em que o processo foi remetido pela comarca.

Art. 16. Os pedidos excepcionais de desarquivamento, como a solicitação de processo por gabinete de Desembargador ou por comarca distinta da de origem, também deverão ser efetuados por meio de correspondência eletrônica dirigida ao endereço < ddi.localizacao@tjsc.jus.br >, contendo no mínimo as informações referidas nos incisos I a IV do § 2º do art. 15. 

Art. 17. Recebida a solicitação de desarquivamento, a Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário procederá às buscas e remeterá o processo à unidade jurisdicional ou à autoridade solicitante, no prazo de até 10 (dez) dias úteis.
§ 1º Caso os dados fornecidos pelo requerente nas correspondências eletrônicas referidas no § 2º do artigo 15 e no artigo 16 desta resolução sejam insuficientes para a localização dos autos, a Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário requisitará informações complementares por meio de correspondência eletrônica, interrompendo-se o decurso do prazo para remessa do processo.
§ 2º Na hipótese de as informações adicionais não permitirem a localização dos autos, a Chefia da Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário comunicará o fato ao requerente com cópia ao Diretor de Documentação e Informações.

Art. 18. Os processos desarquivados serão remetidos à unidade jurisdicional ou à autoridade solicitante por meio de malote próprio para esta finalidade.
§ 1º Competirá à Secretaria do Foro da comarca ou ao setor responsável do Tribunal de Justiça o controle do malote e o recebimento do processo desarquivado, além da distribuição deste à unidade jurisdicional ou à autoridade solicitante, ressalvada determinação em contrário da Direção do Foro ou da Presidência do Tribunal de Justiça.
§ 2º Os malotes próprios referidos no caput deste artigo serão utilizados exclusivamente para remessa e devolução de processos arquivados à Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário.

CAPÍTULO VII
DO DESARQUIVAMENTO DE AUTOS FINDOS ORIGINÁRIOS DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA

Art. 19. O requerimento de vista e carga de autos originários do Tribunal de Justiça e arquivados na Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário deverá ser formulado ao relator do processo ou a quem o substituir no órgão colegiado, sendo vedadas às partes e aos advogados a consulta e a retirada diretamente nas dependências da divisão.
Parágrafo único. O pedido será protocolizado na Divisão de Protocolo Judicial da Diretoria de Cadastro e Distribuição Processual, para submissão ao magistrado.

Art. 20. Deferido o pedido, o desarquivamento de processo originário do Tribunal de Justiça, excetuado aquele que esteja apensado a outros autos no primeiro grau de jurisdição, será requerido pela Diretoria de Cadastro e Distribuição Processual ou pela Diretoria de Recursos e Incidentes, por meio de correspondência eletrônica dirigida ao endereço < arquivotemporario@tjsc.jus.br >, contendo a informação de localização do processo registrada no SAJ/SG.

Art. 21. O desarquivamento e a remessa de processo originário do Tribunal de Justiça à Diretoria de Cadastro e Distribuição Processual ou à Diretoria de Recursos e Incidentes será realizada em até 10 (dez) dias úteis, contados a partir da data da formalização do pedido a que alude o artigo 20 desta resolução.

CAPÍTULO VIII
DO DESARQUIVAMENTO DE AUTOS FINDOS PARA A REALIZAÇÃO DE PESQUISA ACADÊMICA, CIENTÍFICA OU HISTÓRICA

Art. 22. O pedido de vista de autos arquivados na Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário, fundamentados na coleta de dados para a realização de pesquisa acadêmica, científica ou histórica, deverá ser instruído com a devida justificativa e submetido à análise do Diretor-Geral Judiciário.

Art. 23. Deferido o pedido a que se refere o artigo 22 desta resolução, o pleito será encaminhado à Diretoria de Documentação e Informações, que providenciará o desarquivamento dos autos e ambiente para realização da consulta, que somente será realizada após a assinatura do Termo de Responsabilidade instituído no Anexo II desta resolução pelo requerente.
Parágrafo único. As despesas de desarquivamento do processo e de extração de fotocópias correrão às expensas do requerente, ressalvados os casos de hipossuficiência.

CAPÍTULO IX
DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 24. Os casos omissos serão dirimidos pela Presidência do Tribunal de Justiça em conjunto com a Corregedoria-Geral da Justiça.

Art. 25. Ficam revogadas as disposições contrárias, em especial as Resoluções Conjuntas n. 6/2008-GP/CGJ, de 12 de dezembro de 2008, e 2/2012-GP/CGJ, de 29 de maio de 2012.

Art. 26. Esta resolução entrará em vigor na data de sua publicação.

Nelson Schaefer Martins
PRESIDENTE

Luiz Cézar Medeiros
CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA

ANEXO I
(RESOLUÇÃO CONJUNTA GP/CGJ N. 4 DE 30 DE JUNHO DE 2015)

MANIFESTO DE TRANSPORTE DE CAIXAS PARA A DIVISÃO DE ARQUIVO E MEMÓRIA DO JUDICIÁRIO

Preenchimento Comarca	
Comarca	Vara	Data	
			
Responsável pela unidade	Cargo	Matrícula	
			
Qtde. de cx. enviada	Numeração enviada	
	De	000.000	a	000.000	
	De		a		
	De		a		
Preenchimento Divisão de Transporte	
Responsável pelo transporte	Matrícula	Qtde. de cx. transportada	Data	
				
Preenchimento Divisão de Arquivo	
MOVIMENTAÇÃO DAMJ	RESPONSÁVEL	DATA	
DESCARGA		

CONFERÊNCIA

ALOCAÇÃO			

OBSERVAÇÕES	

ANEXO II
(RESOLUÇÃO CONJUNTA GP/CGJ N. 4 DE 30 DE JUNHO DE 2015)

TERMO DE RESPONSABILIDADE

Eu, (nome completo), (CPF), (estado civil), (profissão), domiciliado(a) à (endereço), responsável pela pesquisa intitulada “(título da pesquisa)", na categoria de (Trabalho de Conclusão de Curso - TCC, Iniciação Cientifica, Pós-Graduação, Pesquisa Institucional, Mestrado, Doutorado, Pesquisa Espontânea, outros), nos termos do art. 61 do Decreto n. 7.724, de 16 de maio de 2012, comprometo-me a:
– zelar pela privacidade e pelo sigilo das informações que serão obtidas e utilizadas no desenvolvimento da presente pesquisa, sob pena de responsabilização por seu uso indevido, na forma da lei;
– utilizar os materiais e as informações obtidas no desenvolvimento deste trabalho apenas para fins de pesquisa e para atingir seu(s) objetivo(s);
–suspender a pesquisa imediatamente ao perceber qualquer risco ou dano decorrente da atividade;
–comunicar ao Tribunal de Justiça do Estado de Santa Catarina o início, a suspensão e o encerramento da pesquisa.

(Local), (data).

___________________________________
(Nome completo)