RESOLUÇÃO CONJUNTA N. 06/08 – GP/CGJ

Dispõe sobre a racionalização dos arquivos das comarcas, sua remessa à Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário do Tribunal de Justiça do Estado de Santa Catarina e dá outras providências.

O Presidente do Tribunal de Justiça, Desembargador Francisco José Rodrigues de Oliveira Filho, e o Corregedor-Geral da Justiça, Desembargador José Trindade dos Santos, considerando:

– a necessidade de racionalizar o espaço físico que abriga o acervo dos arquivos do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina;
– o crescente volume de processos;
– a necessidade de regulamentar a remessa de processos judiciais arquivados nas comarcas à Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário, bem como os procedimentos para desarquivamento;
– o exposto no Processo Administrativo n. CGJ 0456/2006,

RESOLVEM:

Art. 1º O arquivamento e desarquivamento de autos nas comarcas obedecera às disposições do Capítulo VIII, Seção XV, do Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça – Foro Judicial.
Parágrafo único. Os processos serão arquivados em caixas padrão de papelão, gramatura 650, medindo 27x17x41 cm.

Art. 2º A remessa dos processos judiciais arquivados nas comarcas para a Divisão de Arquivo e Memória do Poder Judiciário será precedida dos seguintes procedimentos:
I – Para processos não cadastrados no SAJ/PG, confeccionar relação dos autos por caixa, em 2 (duas) vias, registrando:
a)	o número da caixa;
b)	o número do processo;
c)	a classe processual; e
d)	o nome das partes.
II – Para processos cadastrados no SAJ/PG, lançar a movimentação “remessa ao arquivo central” (código 21.32) no referido sistema e emitir 2 (duas) relações por caixa, inserindo uma na caixa e a outra em envelope separado para composição de catálogo.
§ 1º É vedada a remessa de processos arquivados administrativamente nas comarcas para a Divisão de Arquivo e Memória do Poder Judiciário.
§ 2º A inobservância do disposto no § 1º deste artigo implicará na imediata devolução dos processos arquivados administrativamente à comarca de origem.
§ 3º A unidade jurisdicional que optar pelo cadastramento dos processos antigos no SAJ/PG deverá imprimir a etiqueta com o código de barras, fixando-a na capa dos autos, sendo dispensada a impressão da ficha cadastral.
§ 4º Cada caixa será lacrada com fita adesiva e conterá a identificação, feita com pincel atômico ou similar, na parte frontal, no espaço reservado para colagem de etiqueta, da comarca, da vara e do número da caixa na origem.
§ 5º Do acervo a ser remetido para a Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário, será confeccionada uma relação, em 2 (duas) vias, na qual se registrará a quantidade de caixas e seus respectivos números, a comarca e a vara de origem para fins de conferência.

Art. 3º Concluída a preparação descrita no art. 2º, o recolhimento do acervo será requerido por meio de correspondência eletrônica dirigida ao endereço damju@tj.sc.gov.br, informando a quantidade de caixas e a data a partir da qual o procedimento poderá ser realizado. 
§ 1º A data definitiva para o recolhimento será estabelecida de comum acordo entre o Chefe da Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário e o chefe da secretária do foro da comarca ou o chefe de cartório em exercício na unidade jurisdicional requerente.
§ 2º O transporte do acervo é de responsabilidade da Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário, e compete à comarca ou à unidade jurisdicional requerente o carregamento das caixas no veículo disponibilizado para tal finalidade.

Art. 4º O acervo remetido pela comarca ou unidade jurisdicional será conferido na chegada à Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário.
§ 1º Qualquer discrepância entre as caixas remetidas e aquelas registradas na relação referida no § 5º do art. 2º desta Resolução, será imediatamente comunicada pelo Chefe da Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário ao chefe da secretária do foro da comarca ou ao chefe de cartório em exercício na unidade jurisdicional de origem, com cópia ao Diretor de Documentação e Informações.
§ 2º Na hipótese prevista no parágrafo anterior, caso o problema não seja resolvido, o Diretor de Documentação e Informações encaminhará relatório circunstanciado, instruído com os documentos disponíveis, ao Diretor do Foro da comarca ou ao Juiz de Direito em exercício na unidade jurisdicional de origem para que sejam tomadas as providências cabíveis.
§ 3º Persistindo o impasse, o Diretor de Documentação e Informações autuará os documentos referidos no parágrafo anterior e encaminhará o procedimento administrativo ao Diretor-Geral Judiciário, que submeterá o caso ao crivo do Presidente do Tribunal de Justiça e do Corregedor-Geral da Justiça.
§ 4º Havendo perfeita correspondência entre as caixas registradas na relação referida no § 5º do art. 2º desta Resolução e aquelas efetivamente remetidas pela comarca ou unidade jurisdicional, o Chefe da Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário registrará o recebimento delas, e devolverá uma das vias assinada à origem.
§ 5º A partir do recebimento referido no parágrafo anterior, a Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário assumirá a responsabilidade pela guarda e preservação das caixas.

Art. 5º Após o recebimento do acervo da comarca ou da unidade jurisdicional, competirá à Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário:
I – higienizar os processos e recuperar aqueles que estiverem deteriorados;
II – cadastrar os processos recebidos no sistema SAJ/ARQ e registrar as informações necessárias à sua eficiente localização, vinculando-os às caixas específicas;
III – organizar o acervo de tal forma que os processos arquivados sejam rapidamente localizados quando solicitado;
IV – zelar pelo acervo, preservando-o;
V – atender com presteza e eficiência aos pedidos de desarquivamento de processos, remetendo-os com celeridade às comarcas e às unidades jurisdicionais solicitantes.
§ 1º Caso os processos recebidos encontrem-se em grave estado de deterioração, que inviabilize sua recuperação, o Chefe da Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário lavrará relatório circunstanciado, encaminhando-o ao Diretor do Foro da comarca, ou ao Juiz de Direito em exercício na unidade jurisdicional de origem, e ao Diretor de Documentação e Informações, tomando as providências necessárias à sua preservação.
§ 2º Constatando que determinado processo não se encontra na caixa informada, pela comarca ou pela unidade jurisdicional de origem, nas relações referidas nos incisos I e II do art. 2º desta Resolução, o Chefe da Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário comunicará o fato ao chefe da secretária do foro da comarca ou ao chefe de cartório em exercício na unidade jurisdicional de origem, com cópia ao Diretor de Documentação e Informações.
§ 3º Na hipótese prevista no parágrafo anterior, caso o problema não seja resolvido, serão obedecidos os procedimentos descritos nos §§ 2º e 3º do artigo 4º desta Resolução.
§ 4º Concluído o cadastramento referido no inciso II deste artigo, a Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário assumirá a responsabilidade pela guarda e preservação dos autos, exceto quando em trânsito ou desarquivados, quer estejam na origem, em outra comarca ou unidade jurisdicional, em poder dos advogados, das partes ou de terceiros.

Art. 6º O pedido de vista e carga de autos arquivados na Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário deverá ser formulado ao Juiz de Direito em exercício na unidade jurisdicional de origem, sendo vedado às partes e aos advogados a consulta e retirada diretamente no local.
§ 1º O pedido será feito verbalmente, hipótese em que será reduzido a termo, ou mediante requerimento protocolado na distribuição da comarca, e será concluso ao magistrado competente em 24 (vinte e quatro) horas úteis, contadas do recebimento.
§ 2º O prazo para análise do pedido referido no caput deste artigo é de 5 (cinco) dias, contados da data da conclusão.
§ 3º As dúvidas acerca da competência do magistrado para analisar o pedido referido no caput deste artigo, bem como outras situações não previstas nesta Resolução serão resolvidas pelo Diretor do Foro, que poderá determinar o desarquivamento dos autos.

Art. 7º Deferido o pedido de vista ou carga de autos arquivados, o chefe da secretária do foro da comarca ou o chefe de cartório da unidade jurisdicional de origem solicitará o desarquivamento do processo à Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário em 24 (vinte e quatro) horas úteis contadas do recebimento do despacho em cartório, da seguinte forma:
I – Para processos não cadastrados no SAJ/PG, a solicitação será feita por meio de correspondência eletrônica dirigida ao endereço secarqct@tj.sc.gov.br, na qual deverão constar:
a)	o número da solicitação, em ordem crescente;
b)	a comarca e a vara de origem;
c)	o número da caixa em que se encontra o processo, informado na relação referida no inciso I do art. 2º desta Resolução;
d)	o número do processo;
e)	a classe processual; e
f)	o nome das partes. 
II – Para processos cadastrados no SAJ/PG, a solicitação será feita pelo próprio sistema, com recebimento automático.

Art. 8º Recebida a solicitação de desarquivamento, por meio de correspondência eletrônica ou no sistema SAJ/PG, a Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário localizará e remeterá o processo à comarca ou à unidade jurisdicional solicitante em, no máximo, 24 (vinte e quatro) horas úteis.
§ 1º Caso os elementos fornecidos pela comarca na correspondência eletrônica referida no inciso I do art. 7º desta Resolução sejam insuficientes para a localização dos autos, a Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário deverá requisitar informações complementares à comarca ou à unidade jurisdicional solicitante, por meio de correspondência eletrônica, prorrogando-se por mais 48 (quarenta e oito) horas o prazo previsto no caput deste artigo.
§ 2º Se, mesmo com as informações adicionais, não for possível localizar os autos, a Chefia da Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário comunicará o fato ao chefe da secretária do foro da comarca ou ao chefe de cartório em exercício na unidade jurisdicional de origem, com cópia ao Diretor de Documentação e Informações.
§ 3º Na hipótese prevista no parágrafo anterior, caso o problema não seja resolvido, serão obedecidos os procedimentos descritos nos §§ 2º e 3º do artigo 4º desta Resolução.

Art. 9º Os processos desarquivados serão remetidos à comarca ou à unidade jurisdicional solicitante em malote próprio, identificado por uma etiqueta de cor amarela.
§ 1º A secretaria do foro da comarca é o setor responsável pelo recebimento do malote e distribuição do processo desarquivado à unidade jurisdicional solicitante, salvo determinação em contrário da direção do foro.
§ 2º Os malotes de cor amarela serão utilizados exclusivamente para remessa e devolução de processos arquivados à Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário, e fica vedado o envio de quaisquer outros documentos ou autos por  meio deles.
§ 3º Os malotes serão coletados nas segundas, quartas e sextas-feiras, excetuadas as comarcas onde a coleta é diária.

Art. 10. A devolução de processo desarquivado à Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário será feita por meio de malote próprio, referido no artigo anterior, no prazo máximo de 30 (trinta) dias, contados da devolução dos autos em cartório.
Parágrafo único. Não se aplica o disposto no caput deste artigo caso o processo seja reaberto ou apensado em outra demanda, circunstância que será comunicada pelo chefe de cartório da unidade jurisdicional à Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário por meio de correspondência eletrônica para conhecimento e registro.

Art. 11. As reclamações contra os serviços prestados pela Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário serão dirigidas ao Diretor-Geral Judiciário.

Art. 12. Os casos omissos serão dirimidos pela Presidência do Tribunal de Justiça em conjunto com a Corregedoria-Geral da Justiça.

Art. 13. Esta resolução entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Florianópolis, 12 de dezembro de 2008. 

Francisco José Rodrigues de Oliveira Filho

DESEMBARGADOR PRESIDENTE

José Trindade dos Santos

DESEMBARGADOR CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA