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PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DE SANTA CATARINA

RESOLUÇÃO CONJUNTA GP/CGJ N. 5, DE 17 DE SETEMBRO DE 2013.

Dispõe sobre a utilização do sistema Malote Digital na comunicação oficial por meio eletrônico no âmbito do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina e dá outras providências.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA e o CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA, no uso de suas atribuições, e considerando:

o disposto na Lei n. 11.419, de 19 de dezembro de 2006;
o disposto na Resolução n. 100, de 24 de novembro de 2009, do Conselho Nacional de Justiça;
a Meta Prioritária n. 10 de 2010, do Conselho Nacional de Justiça;
a necessidade de modernizar a administração da Justiça com a utilização da tecnologia da informação;
a economia, a celeridade e a eficiência proporcionadas pelo sistema Malote Digital;
a publicação do Provimento CGJ n. 21/2011 (art. 541-A CNCGJ), que disciplinou o uso do Malote Digital, originalmente chamado de “Sistema Hermes”, no âmbito dos cartórios extrajudiciais;
e o disposto nos Autos n. 406158-2011.6,

RESOLVEM:

Art. 1º Fica instituído o sistema Malote Digital, para o envio e o recebimento de documentos de caráter oficial entre unidades organizacionais credenciadas.
§ 1º O acesso ao sistema dar-se-á por meio do link “Malote Digital” que está na página inicial do sítio do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina.
§ 2º É vedado o emprego do Malote Digital para transmissão de documentos ou informações de interesse particular.
§ 3º Para garantir o caráter estritamente institucional do uso do sistema, a opção “envio em sigilo” não deverá ser utilizada.

Art. 2º O uso do sistema Malote Digital será obrigatório nas unidades organizacionais credenciadas pelo Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina.

Art. 3º Os usuários vinculados à unidade organizacional credenciada deverão consultar diariamente o sistema Malote Digital e serão responsabilizados pelos problemas advindos da inobservância dessa obrigação, sobretudo em relação a prazos.
§ 1º Em se tratando de contagem de prazo, considerar-se-á realizado o ato no dia e hora do seu envio. Não será necessário protocolizar os documentos, porque o próprio sistema Malote Digital registra a remessa e o recebimento.
§ 2º Serão consideradas tempestivas as petições eletrônicas transmitidas até as 23h59min59s do último dia do prazo processual.
§ 3º O usuário do Malote Digital não poderá alegar desconhecimento do conteúdo da comunicação que lhe foi enviada, ressalvadas as hipóteses em que o sistema estiver comprovadamente indisponível.

Art. 4º Na hipótese de impossibilidade de envio e recebimento regular de comunicações por meio do Malote Digital, o usuário deverá, de imediato, comunicar o fato à chefia ou ao seu superior hierárquico, para evitar prejuízos às atividades administrativas e jurisdicionais.
§ 1º Os usuários deverão solicitar a imediata solução do problema ao setor de suporte técnico.
§ 2º As serventias extrajudiciais deverão comunicar ao Diretor do Foro da comarca os problemas com o acesso ao sistema, e ele, com base em informação escrita do setor de suporte técnico da comarca, deverá expedir portaria nos termos do Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça.
§ 3º A Diretoria de Tecnologia da Informação deverá publicar aviso de indisponibilidade do sistema no sítio do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina e no ambiente de acesso ao Malote Digital.
§ 4º Comprovada a indisponibilidade do sistema no último dia do prazo para a prática de ato ou para resposta, fica autorizado o uso de outros métodos para envio dos documentos referidos nos incisos do art. 7º desta Resolução.

Art. 5º O credenciamento, o descredenciamento e o gerenciamento dos usuários do Malote Digital serão de responsabilidade do superior hierárquico da respectiva unidade organizacional.
§ 1º O credenciamento e o descredenciamento somente poderão ser solicitados pela chefia do setor ou pelo superior hierárquico do usuário por meio de formulário (Anexo Único desta Resolução), que deverá ser preenchido, gravado em PDF – Portable Document Format – e encaminhado pelo sistema Malote Digital à unidade organizacional “Gestão de Usuários”.
§ 2º O superior hierárquico deverá providenciar o credenciamento de substitutos para suprir os usuários nos seus afastamentos.

Art. 6º O usuário terá acesso ao sistema Malote Digital por meio da mesma identificação que utiliza para ter acesso ao seu correio eletrônico institucional.
Parágrafo único. A senha de acesso ao Malote Digital é pessoal e de responsabilidade exclusiva do usuário, o qual deverá obedecer às diretrizes de segurança estabelecidas pelo Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina e em nenhuma hipótese permitir o uso dela por terceiro.

Art. 7º O sistema Malote Digital deverá ser utilizado obrigatoriamente para remessa e recebimento das seguintes categorias de documentos:
I – administrativos:
a) ofícios;
b) ofícios circulares;
c) circulares;
d) provimentos;
e) resoluções;
f) ordens de serviço;
g) portarias;
h) orientações;
i) pedidos de informações;
j) notificações;
l) demais documentos de interesse do serviço notarial e de registro (Provimento n. 21/2011 – Foro Extrajudicial);
II – cartas precatórias;
III – cartas de ordem;
IV – informações processuais, ofícios que contenham pedidos relacionados a processos judiciais, ou respostas a tais pedidos;
V – alvarás de soltura; e
VI – mandados de prisão.
§ 1º Os cartórios de distribuição serão os responsáveis pelo recebimento e devolução da categoria "cartas de ordem" (inciso III deste artigo).
§ 2º Os magistrados somente poderão receber documentos de cunho administrativo; os de cunho jurisdicional deverão ser enviados para a unidade organizacional da respectiva unidade judiciária.
§ 3º Compete ao remetente categorizar o documento entre os tipos estabelecidos nos incisos deste artigo.
§ 4º Com relação aos documentos descritos nos incisos V e VI deste artigo enviados durante plantão jurisdicional, o remetente deverá confirmar, por meio de contato telefônico ou de outros mecanismos à sua disposição, se o destinatário os recebeu.
§ 5º Se o sistema informar que o arquivo enviado está corrompido, competirá ao remetente providenciar o imediato reenvio do documento e assegurar-se de que foi recebido integralmente pelo destinatário, ressalvado o previsto no artigo 4º desta Resolução.
§ 6º Caso exista software institucional próprio para remessa e recebimento de documentos, será facultado o uso do Malote Digital.

Art. 8º Os documentos enviados pelo sistema Malote Digital poderão estar assinados digitalmente; o certificado digital deverá ter sido emitido por autoridade vinculada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Parágrafo único. Os documentos deverão, obrigatoriamente, ser gravados em PDF – Portable Document Format –, e o seu tamanho não poderá ultrapassar o limite estabelecido no manual do sistema.

Art. 9º As comunicações efetuadas por meio do Malote Digital estarão protegidas por sistemas de segurança – o que garante a integridade e a disponibilidade dos dados –, de modo que será dispensável a impressão para efeito de registro ou arquivo.
§ 1º Todas as comunicações realizadas por meio do Malote Digital ficarão registradas na base de dados do sistema e não poderão ser apagadas dos equipamentos servidores.
§ 2º Os documentos transmitidos estarão disponíveis para consulta on-line durante 1 (um) ano, contado da data de envio, após o qual serão transferidos para outro meio de armazenamento, e, então, poderão ser consultados mediante solicitação à Diretoria de Tecnologia da Informação.

Art. 10. O Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina poderá firmar convênio com entes públicos para a troca de documentos institucionais via Malote Digital.

Art. 11. É vedada a remessa de comunicações em desconformidade com as determinações desta Resolução, e o remetente ficará sujeito a sanções disciplinares.
Parágrafo único. O teor das comunicações realizadas por meio do Malote Digital é de inteira responsabilidade do remetente.

Art. 12. Os casos omissos nesta Resolução serão resolvidos pela Presidência do Tribunal de Justiça ou pela Corregedoria-Geral da Justiça, de acordo com as respectivas atribuições.

Art. 13. Os procedimentos definidos nesta Resolução têm caráter experimental e poderão ser revistos caso sejam detectados problemas operacionais, ou no caso de aperfeiçoamento dos sistemas institucionais.

Art. 14. Esta Resolução entrará em vigor na data da sua publicação, revogadas as disposições contrárias.

Desembargador CLÁUDIO BARRETO DUTRA
PRESIDENTE 

Desembargador VANDERLEI ROMER
CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA

ANEXO ÚNICO 
(RESOLUÇÃO CONJUNTA GP/CGJ N. 5 DE 17 DE SETEMBRO DE 2013)

FORMULÁRIO DE CREDENCIAMENTO/DESCREDENCIAMENTO DE USUÁRIO NO SISTEMA MALOTE DIGITAL

1) OBJETO:	 (   ) Credenciamento de usuário
	 (   ) Descredenciamento de usuário

2) UNIDADE ORGANIZACIONAL:

3) DADOS DO USUÁRIO: 

NOME COMPLETO | MATRÍCULA | CARGO/FUNÇÃO | SEXO

Em caso de dúvida, entrar em contato com a Seção de Atendimento ao Usuário por meio do telefone (48) 3287-2330 ou do endereço eletrônico suporte@tjsc.jus.br.