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RESOLUÇÃO GP N. 15 DE 24 DE FEVEREIRO DE 2022
Institui o Estatuto da Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE SANTA CATARINA, considerando as previsões contidas nos arts. 70 e 74 da Constituição Federal; o disposto na Resolução n. 308, de 11 de março de 2020, do Conselho Nacional de Justiça, que organiza as atividades de auditoria interna do Poder Judiciário sob a forma de sistema, e cria a Comissão Permanente de Auditoria, e na Resolução n. 309, de 11 de março de 2020, do Conselho Nacional de Justiça, que aprova as Diretrizes Técnicas das Atividades de Auditoria Interna Governamental do Poder Judiciário - DIRAUD-Jud e dá outras providências, ambas alteradas pela Resolução n. 422, de 28 de setembro de 2021, do Conselho Nacional de Justiça; a padronização e a busca de excelência nos métodos, critérios, conceitos ou sistemas utilizados na atividade de auditoria; a relevância do papel da Auditoria Interna para a boa governança das atividades do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina; a função de apoio da Auditoria Interna na identificação do cumprimento efetivo dos processos e das políticas internas definidas com base no planejamento institucional, assim como no acompanhamento dos sistemas contábeis e de controle interno; o objetivo da Auditoria Interna de avaliar as operações do órgão para assegurar se há ou não o cumprimento da legislação, agregar valor, melhorar as operações e auxiliar o Poder Judiciário a alcançar seus objetivos; e o exposto no Processo Administrativo n. 0021423-79.2020.8.24.0710,
RESOLVE:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º Esta resolução institui o Estatuto da Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina.
Art. 2º O presente estatuto tem como objetivo organizar o processo de auditoria, uniformizando procedimentos, definindo diretrizes e estabelecendo parâmetros para a atividade de auditoria interna no âmbito do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina - PJSC.
Art. 3º É missão da Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina preservar os valores da instituição e auxiliar a gestão no alcance dos seus objetivos, com a adoção de abordagem sistemática para a avaliação e melhoria da eficácia, eficiência, efetividade e economicidade dos processos de governança corporativa, de gestão, de gerenciamento de riscos e de controle interno.
Art. 4° Para os fins desta resolução, considera-se:
I - auditoria interna: atividade independente e objetiva que consiste na prestação de serviços de avaliação (assurance) e de consultoria (advisory), e tem como objetivo preservar os valores e melhorar as operações de uma organização;
II - avaliação (assurance): exame objetivo da evidência obtida pelo auditor interno com o propósito de fornecer opiniões ou conclusões independentes a respeito de operações, funções, projetos, sistemas, controles internos administrativos e processos, inclusive os de governança e de gerenciamento de riscos;
III - consultoria (advisory): atividade de aconselhamento, assessoria, treinamento e serviços relacionados cuja natureza, prazo e escopo são acordados com o solicitante, devendo abordar assuntos estratégicos da gestão, com vistas a agregar valor e aperfeiçoar processos de governança, de gerenciamento de riscos e de controles internos administrativos sem que o auditor interno pratique atividade que se configure como ato de gestão;
IV - linhas de defesa: modelos de gerenciamento de riscos, fomentados internacionalmente, que consistem na atuação coordenada de três camadas do órgão, com as seguintes responsabilidades e funções:
a) 1ª linha de defesa: contempla os controles primários, que devem ser instituídos e mantidos pelos gestores responsáveis pela implementação das políticas públicas durante a execução de atividades e tarefas, no âmbito de seus macroprocessos finalísticos e de apoio, e é responsável por:
1. instituir, implementar e manter controles internos adequados e eficientes;
2. implementar ações corretivas para resolver deficiências em processos e controles internos;
3. identificar, mensurar, avaliar e mitigar riscos;
4. dimensionar e desenvolver os controles internos na medida requerida pelos riscos, em conformidade com a natureza, a complexidade, a estrutura e a missão da organização; e
5. guiar o desenvolvimento e a implementação de políticas e procedimentos internos destinados a garantir que as atividades sejam realizadas de acordo com as metas e os objetivos da organização.
b) 2ª linha de defesa: contempla os controles situados em nível de gestão e objetiva assegurar que as atividades realizadas pela 1ª linha de defesa sejam desenvolvidas e executadas de forma apropriada, e tem como principais responsabilidades:
1. intervenção na 1ª linha de defesa para modificação dos controles internos estabelecidos; e
2. estabelecimento de diversas funções de gerenciamento de risco e conformidade para ajudar a desenvolver e/ou monitorar os controles da 1ª linha de defesa.
c) 3ª linha de defesa: representada pela atividade de auditoria interna, é responsável por avaliar as atividades da 1ª e da 2ª linhas de defesa no que tange à eficácia da governança, do gerenciamento de riscos e dos controles internos, mediante a prestação de serviços de avaliação e de consultoria com base nos pressupostos de autonomia técnica e de objetividade.
V - auditor interno: servidor lotado, ainda que provisoriamente, na unidade de Auditoria Interna que desempenhe atividades de avaliação e/ou consultoria.
CAPÍTULO II
DO FUNCIONAMENTO E DAS ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS DA AUDITORIA INTERNA
Seção I
Do funcionamento da Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina
Art. 5° A Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina deverá:
I - atuar na 3ª linha de defesa do PJSC;
II - exercer exclusivamente atividade de avaliação e de consultoria; e
III - atuar de forma a agregar valor, melhorar as operações e auxiliar o PJSC a alcançar seus objetivos.
Art. 6° A Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina deverá utilizar todos os recursos tecnológicos disponíveis visando eliminar, na medida do possível, a impressão de documentos e o trâmite de papéis.
§ 1º As auditorias deverão ser conduzidas, preferencialmente, em todas as etapas, desde o planejamento até o monitoramento, por meio de sistemas informatizados.
§ 2º A infraestrutura tecnológica será organizada e mantida com o foco na celeridade processual, na maior segurança de dados, na acessibilidade compartilhada, simultânea e remota, e na melhoria da gestão.
Art. 7º É vedado à Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina exercer atividades típicas de gestão, em função das suas atribuições precípuas, não sendo permitida sua participação no curso regular dos processos administrativos ou a realização de práticas que configurem atos de gestão.
Parágrafo único. A vedação prevista no caput deste artigo não impede a participação dos servidores da Auditoria Interna em reuniões com a administração nem sua manifestação em consultas formuladas no caso de dúvidas pertinentes à atuação concreta dos órgãos da administração.
Art. 8° A Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina deverá se reportar:
I - funcionalmente, ao Órgão Especial, mediante a apresentação de relatório anual das atividades exercidas, observado o disposto na presente resolução; e
II - administrativamente, ao presidente do Tribunal de Justiça.
Parágrafo único. O relatório a que se refere o inciso I do caput deste artigo terá o objetivo de informar sobre a atuação da Auditoria Interna, e deve consignar, pelo menos:
I - o Plano Anual de Auditoria - PAA, elaborado seguindo a metodologia baseada em riscos;
II - o desempenho da Auditoria Interna em relação ao Plano Anual de Auditoria - PAA, que deve evidenciar:
a) a relação entre o planejamento de auditoria e as auditorias efetivamente realizadas, com os motivos que eventualmente inviabilizaram a execução de auditorias;
b) as consultorias realizadas; e
c) os principais resultados das avaliações realizadas.
III - a declaração de manutenção da independência durante a atividade de auditoria, indicando se houve alguma restrição não fundamentada ao acesso completo e livre a todo e qualquer documento, registro ou informação; e
IV - os principais riscos e fragilidades de controle do PJSC, incluindo riscos de fraude, e avaliação da governança institucional.
Art. 9º A Auditoria Interna deverá encaminhar, por intermédio do presidente, o relatório anual das atividades desempenhadas no exercício anterior até o final do mês de julho de cada ano, para que o Órgão Especial delibere sobre a atuação da unidade.
Parágrafo único. O relatório anual das atividades deverá ser divulgado no sítio eletrônico do PJSC até 30 (trinta) dias após a deliberação do Órgão Especial.
Art. 10. O coordenador da Auditoria Interna será nomeado para mandato de 2 (dois) anos, a começar no início do segundo ano de exercício de cada presidente do Tribunal de Justiça, com possibilidade de duas reconduções, mediante atos específicos, não se admitindo a prorrogação tácita do mandato.
§ 1º A destituição do coordenador da Auditoria Interna antes do prazo previsto no caput deste artigo somente se dará após a aprovação pelo Órgão Especial, facultada a oitiva prévia do coordenador.
§ 2º Após o exercício de 3 (três) mandatos ininterruptos, será permitida a indicação para um novo mandato de coordenador da Auditoria Interna, desde que cumprido interstício mínimo de 1 (um) ano, a contar do término do último vínculo.
§ 3º O exercício do cargo em comissão de coordenador da Auditoria Interna em complementação ao mandato anterior encerrado antes do prazo em virtude de destituição antecipada não será computado para fins do prazo previsto no caput deste artigo.
Art. 11. É vedada a designação para exercício de cargo ou função comissionada na Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina de pessoas que tenham sido, nos últimos 5 (cinco) anos:
I - responsabilizadas por atos julgados irregulares por decisão definitiva de Tribunal de Contas;
II - punidas, em decisão da qual não caiba recurso administrativo, em processo disciplinar por ato lesivo ao patrimônio público; ou
III - condenadas judicialmente em decisão com trânsito em julgado ou, na forma da lei, pela prática de improbidade administrativa ou em sede de processo criminal.
Parágrafo único. Serão exonerados, sem necessidade da aprovação de que trata o § 1º do art. 10 desta resolução, o coordenador e os servidores lotados na Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina ocupantes de cargos em comissão ou designados para funções de confiança que forem alcançados pelas hipóteses previstas nos incisos do caput deste artigo.
Art. 12. Para o exercício das atribuições da Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina, o coordenador de auditoria interna terá assegurado o acesso às dependências das unidades organizacionais do PJSC e poderá requerer, por escrito, aos responsáveis pelas unidades organizacionais as informações e os documentos necessários à realização do seu trabalho, inclusive o acesso a sistemas eletrônicos de processamento de dados, observadas as regras contidas na Lei federal n. 13.709, de 14 de agosto de 2018.
Seção II
Das atribuições e competências da Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina
Art. 13. As atribuições e competências da Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina deverão ser estabelecidas por ato do Órgão Especial ou do presidente do Tribunal de Justiça.
Art. 14. A Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina deverá adotar práticas profissionais de auditoria, aderindo, para tanto:
I - às orientações gerais dos órgãos de controle externo;
II - ao Código de Ética da Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina;
III - aos princípios fundamentais para a prática profissional de auditoria;
IV - às normas internacionais para a prática profissional de auditoria interna, consubstanciadas nas declarações do Instituto dos Auditores Internos do Brasil - IIA-Brasil;
V - às boas práticas internacionais de auditoria;
VI - aos guias práticos editados por entidades de auditoria; e
VII - às declarações de posicionamento exaradas por entidades de auditoria.
Parágrafo único. As adesões indicadas referem-se a padrões necessários à execução e à promoção de um amplo espectro de atividades de auditoria e visam estabelecer as bases para a avaliação do desempenho da Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina.
CAPÍTULO III
DOS PRINCÍPIOS E REQUISITOS ÉTICOS DO AUDITOR INTERNO
Seção I
Dos princípios éticos, da integridade e zelo profissional
Art. 15. O auditor interno deverá atuar em conformidade com os princípios éticos estabelecidos em normas e manuais, de modo que a atividade de auditoria seja pautada pelos seguintes requisitos:
I - integridade;
II - proficiência e zelo profissional;
III - autonomia técnica e objetividade;
IV - respeito, integridade e idoneidade;
V - aderência às normas legais;
VI - atuação objetiva e isenta; e
VII - honestidade.
Art. 16. O auditor interno na condução da atividade de auditoria, deverá:
I - servir ao interesse público e honrar a confiança pública, executando seus trabalhos com honestidade, diligência e responsabilidade, e contribuindo para o alcance dos objetivos institucionais;
II - atuar de forma imparcial e isenta, evitando condutas que possam comprometer a confiança em relação ao seu trabalho, situações de conflito de interesses ou quaisquer outras que afetem a objetividade do seu julgamento profissional;
III - atuar de forma idônea, íntegra e irreparável ao lidar com pressões ou situações que possam ameaçar seus princípios éticos;
IV - ter o comportamento pautado na cortesia e respeito no trato com pessoas, abstendo-se de emitir juízo ou adotar práticas que indiquem qualquer tipo de discriminação ou preconceito; e
V - conduzir os trabalhos com zelo profissional em todas as etapas dos trabalhos de auditoria e de consultoria, atuando com prudência, mantendo postura de ceticismo profissional, agindo com atenção e demonstrando diligência e responsabilidade no desempenho das tarefas a ele atribuídas.
Art. 17. É vedado ao auditor interno pleitear, solicitar, sugerir ou receber qualquer tipo de ajuda financeira, gratificação, prêmio, comissão, doação ou vantagem de qualquer espécie com o objetivo de influenciar o seu julgamento ou interferir na atividade de outro servidor.
Seção II
Das comunicações e do sigilo
Art. 18. As comunicações sobre os trabalhos de auditoria deverão contemplar todos os fatos materiais de conhecimento do auditor que, caso não divulgados, possam distorcer as avaliações ou o resultado da auditoria.
Art. 19. O auditor interno não deverá divulgar informações relativas aos trabalhos desenvolvidos ou a serem realizados, nem deverá repassá-las a terceiros sem prévia anuência da autoridade competente.
Art. 20. É vedada a utilização de informações obtidas em decorrência dos trabalhos de auditoria em benefício de interesses pessoais ou de qualquer outra forma que seja contrária à lei, em detrimento dos objetivos da organização.
Art. 21. O coordenador da Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina, ao tomar conhecimento de fraudes ou de outras ilegalidades, deverá primeiramente comunicá-las ao seu superior hierárquico, e estará autorizado a encaminhar comunicação ao Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina em caso de ausência de resposta pelo superior hierárquico no prazo de 60 (sessenta) dias, sem prejuízo da realização das recomendações necessárias para sanar eventuais irregularidades.
Seção III
Dos impedimentos e das suspeições
Art. 22. O auditor interno deverá declarar impedimento nas situações que possam afetar o seu julgamento ou o desempenho das suas atribuições e oferecer risco para a objetividade dos trabalhos de auditoria.
Parágrafo único. Quando houver dúvida sobre situação específica que possa ferir a objetividade dos trabalhos ou a ética profissional, o auditor interno deverá buscar orientação do coordenador da Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina, que deverá expedir orientação formal.
Art. 23. O auditor interno deverá abster-se de auditar, em qualquer hipótese, operações específicas com as quais esteve envolvido nos últimos 6 (seis) meses.
CAPÍTULO IV
DO ACESSO A DOCUMENTOS, REGISTROS E INFORMAÇÕES
Art. 24. Será assegurado ao auditor interno, no desenvolvimento de atividades de auditoria ou de consultoria, acesso completo, livre e irrestrito a todo e qualquer documento, registro ou informação, em todo e qualquer meio, suporte ou formato disponível, inclusive em banco de dados e sistemas eletrônicos de processamentos de dados.
§ 1º Para o exercício das atribuições da Auditoria Interna, ao auditor será assegurado livre acesso às dependências das unidades organizacionais do PJSC.
§ 2º A Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina, sempre que necessário, poderá solicitar à administração a designação de servidores técnicos de outras unidades para auxiliar no desempenho de suas competências e atribuições, ficando facultado à administração o acolhimento do pedido, caso em que poderá designar servidores que prestarão o auxílio sem prejuízo de suas funções.
§ 3º Em decorrência do acesso previsto no presente dispositivo, a Auditoria Interna poderá ser requisitada pelo presidente do Tribunal de Justiça a apresentar prestação de contas acerca da confidencialidade e salvaguarda de registros e informações obtidos.
§ 4º A Auditoria Interna, no desempenho de atividades de auditoria ou consultoria, poderá requisitar aos titulares de quaisquer unidades administrativas, judiciais e extrajudiciais, documentos, informações ou manifestações necessárias à execução de seus trabalhos, fixando prazo razoável para o atendimento.
CAPÍTULO V
DA INDEPENDÊNCIA E OBJETIVIDADE
Art. 25. A Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina permanecerá livre de qualquer interferência ou influência na seleção do tema, na determinação do escopo, na execução dos procedimentos, no julgamento profissional e no reporte dos resultados, o que possibilitará a manutenção de avaliações e posicionamentos independentes e objetivos.
Parágrafo único. A Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina, respeitados os limites orçamentários e de recursos humanos, deve ter corpo funcional que, coletivamente, assegure o conhecimento, as habilidades e outras competências necessárias ao desempenho de suas responsabilidades.
Art. 26. O coordenador e os servidores lotados na Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina não poderão:
I - implementar controles internos e gerenciar a política de gestão de riscos;
II - participar diretamente na elaboração de normativos internos que estabeleçam atribuições e disciplinamento das atividades operacionais das unidades administrativas;
III - preparar registros ou atuar em outra atividade que possa prejudicar a atuação imparcial; e
IV - ter responsabilidade ou autoridade operacional sobre atividade auditada, ou exercer atividades próprias e típicas de gestão, tais como:
a) atos que resultem em emissão de empenho, autorização de pagamento e suprimento ou dispêndio de recursos, independentemente do valor atribuído;
b) análise prévia de processo que objetive aprovação ou avaliação de estudos técnicos preliminares, projeto básico, termo de referência e respectivos editais de licitação ou minutas de contratos, bem como de aditivos contratuais, independentemente do valor atribuído;
c) formulação e implementação de políticas nas áreas de planejamento orçamentário e financeiro;
d) promoção ou participação na implantação de sistemas gerenciais não relacionados à área de auditoria;
e) participação em comissão de sindicância, de processo administrativo disciplinar, de conselhos com direito a voto ou qualquer outra atuação que possa prejudicar a emissão de posicionamento da Auditoria Interna ou do auditor;
f) atividades de assessoramento jurídico ou outra atuação que comprometa a independência da Auditoria Interna ou do auditor;
g) atividades de setorial contábil; e
h) atividades de contadoria judicial ou extrajudicial.
Parágrafo único. O servidor que ingressar na Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina poderá, se for o caso, declarar-se impedido para atuar em procedimentos de auditoria relativos a temas específicos da área anteriormente ocupada com os quais esteve envolvido diretamente nos últimos 6 (seis) meses.
Art. 27. Os servidores que estiverem lotados na Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina deverão:
I - atuar com objetividade profissional na coleta, avaliação e comunicação de informações acerca da atividade ou do processo em exame;
II - realizar avaliação imparcial e equilibrada de todas as circunstâncias relevantes;
III - executar os trabalhos com proficiência e zelo profissional, respeitar o valor e a propriedade das informações recebidas e não as divulgar sem autorização;
IV - abster-se de realizar o exame de auditoria, caso tenha interesse próprio e possa ser influenciado na formação de julgamentos; e
V - comprometer-se somente com serviços para os quais possua os necessários conhecimentos, habilidades e experiência.
CAPÍTULO VI
DA RESPONSABILIDADE
Art. 28. A atuação da Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina abrangerá o exame de atos, fatos e contratos administrativos, incluindo a avaliação de sistemas, operações, programas ou projetos de interesse da atividade de auditoria.
§ 1º O desempenho das atividades a que se refere o caput deste artigo compreende, entre outros, o exame e a avaliação da adequação e da eficácia da governança, da gestão, do gerenciamento de riscos, dos controles internos estabelecidos e do alcance dos objetivos estratégicos.
§ 2º As atividades mencionadas no § 1º deste artigo deverão enfatizar as exposições significativas a riscos, incluindo riscos de fraude, questões de controle e governança, dentre outros assuntos necessários ou solicitados pelo Órgão Especial ou pelo presidente do Tribunal de Justiça.
§ 3º A atuação da Auditoria Interna deverá apoiar os órgãos de controle externo no exercício de sua missão institucional.
CAPÍTULO VII
DAS AVALIAÇÕES
Art. 29. A avaliação constitui atividade de auditoria que compreende as etapas de planejamento, execução, comunicação dos resultados e monitoramento das recomendações ou determinações.
Art. 30. Para cada avaliação realizada será elaborado um relatório final de auditoria, que conterá os resultados dos exames, baseados em documentos comprobatórios, que expressem a exatidão do relatório e a precisão das proposições.
Parágrafo único. Ao formular recomendações e posteriormente monitorá-las, a Auditoria Interna deverá priorizar a correção dos problemas de natureza grave, que impliquem risco de danos ao erário ou de comprometimento direto das metas estratégicas definidas pelo PJSC.
CAPÍTULO VIII
DAS NORMAS DE AUDITORIA
Seção I
Das auditorias
Art. 31. A atividade de auditoria interna tem por objetivo preservar os valores da instituição, fornecendo avaliação, assessoria e aconselhamento baseados em risco, e compreende as atividades de planejamento, execução, comunicação dos resultados e monitoramento dos trabalhos.
Parágrafo único. A Auditoria Interna deve realizar exames para avaliar a adequação e a eficácia da governança, da gestão e do gerenciamento de riscos, e comprovar a integridade e adequação dos controles internos administrativos quanto aos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade da gestão orçamentária, financeira, patrimonial, operacional, contábil e finalística.
Art. 32. As auditorias a serem realizadas nas unidades administrativas, judiciais e extrajudiciais do Tribunal de Justiça do Estado de Santa Catarina obedecerão às diretrizes estabelecidas nesta resolução.
Art. 33. As auditorias classificam-se em:
I - auditoria de conformidade ou compliance: com o objetivo de avaliar evidências para verificar se os atos e fatos da gestão obedecem às condições, às regras e aos regulamentos aplicáveis;
II - auditoria operacional ou de desempenho: com o objetivo de avaliar a economicidade, eficiência, eficácia e efetividade de organizações, programas, planos estratégicos e atividades governamentais, com a finalidade de promover o aperfeiçoamento da gestão pública, avaliar os resultados organizacionais e certificar o funcionamento dos controles internos, baseando-se em análises de risco;
III - auditoria financeira ou contábil: com o objetivo de averiguar, de acordo com normas específicas, a exatidão dos registros e das demonstrações contábeis no que se refere aos eventos que alteram o patrimônio e a representação do patrimônio do ente governamental, com a finalidade de aumentar o grau de confiança das informações por parte dos usuários;
IV - auditoria de gestão: com o objetivo de emitir opinião com vistas a certificar a regularidade das contas, verificar a execução de contratos, convênios, acordos ou ajustes, bem como aspectos de governança, riscos e probidade na aplicação dos recursos públicos e na guarda ou administração de valores e outros bens; e
V - auditoria especial: com o objetivo de examinar fatos ou situações consideradas relevantes, de natureza incomum ou extraordinária, sendo realizada para atender solicitação expressa de autoridade competente.
Art. 34. As auditorias poderão ser executadas das seguintes formas:
I - direta: executada diretamente por servidores em exercício na Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina; e
II - compartilhada: executada por servidores em exercício na Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina, com a participação de servidores de outros órgãos do Poder Judiciário.
Seção II
Da supervisão, da revisão e do comunicado de auditoria
Art. 35. Os trabalhos de auditoria e consultoria deverão ser supervisionados pelo coordenador da Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina, que indicará o auditor responsável pela execução dos trabalhos.
Parágrafo único. A supervisão deve ser realizada por meio de um processo contínuo de acompanhamento das atividades, que abrange todas as fases da auditoria, com a finalidade de assegurar a qualidade do trabalho, o alcance dos objetivos e o desenvolvimento das equipes.
Art. 36. Compete ao coordenador da Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina, entre outras atribuições:
I - orientar a equipe de auditoria quanto à vinculação ao objetivo e à aderência aos procedimentos;
II - acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos de auditoria e consultoria;
III - efetuar o controle de qualidade dos trabalhos de auditoria, durante sua execução e após a conclusão do relatório; e
IV - considerar a aceitação dos trabalhos de consultoria e comunicar os resultados.
Parágrafo único. Nas hipóteses de afastamento legal do coordenador da Auditoria Interna, a coordenação deverá ser feita pelo respectivo substituto.
Art. 37. Compete ao auditor responsável pela auditoria, entre outras atribuições:
I - representar a equipe de auditoria perante a unidade auditada;
II - promover as discussões da equipe a respeito do escopo, procedimentos e técnicas a serem utilizados;
III - zelar pelo cumprimento dos prazos; e
IV - acompanhar e revisar todo o trabalho de auditoria, bem como a emissão dos relatórios preliminar e final.
Parágrafo único. A apresentação do auditor responsável e da equipe de auditoria é feita mediante emissão de ofício, assinado pelo coordenador da Auditoria Interna, no qual será identificado o objeto da auditoria, o objetivo dos trabalhos, a unidade a ser auditada e a deliberação que originou a auditoria.
Seção III
Do planejamento das auditorias
Art. 38. O planejamento das auditorias será composto pelas fases de elaboração do Plano de Auditoria de Longo Prazo - PALP, do Plano Anual de Auditoria - PAA e do planejamento dos trabalhos de cada auditoria.
Art. 39. O PALP e o PAA, deverão, preferencialmente, ser baseados em riscos, visando determinar as prioridades da auditoria nos referidos períodos, de forma consistente com objetivos e metas institucionais estabelecidos pelo PJSC.
§ 1º Os planos previstos no caput deste artigo devem ser submetidos à apreciação e à aprovação do presidente do Tribunal de Justiça, nos seguintes prazos:
I - até 30 de novembro de cada quadriênio, no que se refere ao PALP; e
II - até 30 de novembro de cada ano, no que se refere ao PAA.
§ 2º Os planos de auditoria deverão ser publicados no sítio eletrônico do PJSC até o décimo quinto dia útil de dezembro, observada a aprovação exigida no § 1º deste artigo.
Art. 40. Os planos de auditoria devem dimensionar a realização dos trabalhos de modo a priorizar a atuação preventiva e atender aos padrões e diretrizes indicados na presente resolução.
Art. 41. No processo de elaboração dos planos de auditoria, a Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina deverá considerar os objetivos estratégicos da organização, bem como a análise de riscos realizada pelas unidades auditadas.
§ 1º Caso a unidade auditada não tenha instituído processo formal de gerenciamento de riscos, a Auditoria Interna poderá coletar informações com a alta administração e com gestores para obter entendimento sobre os principais processos e riscos associados e assim definir o planejamento das atividades de auditoria.
§ 2º O auditor interno deverá considerar em seu planejamento os conhecimentos adquiridos em decorrência dos trabalhos de avaliação e consultoria realizados sobre os processos de governança, de gerenciamento de riscos e de controles internos da gestão.
§ 3º A Auditoria Interna deverá estabelecer canal permanente de comunicação com a Ouvidoria do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina e com outras instâncias públicas que detenham a atribuição de recebimento e processamento de denúncias e reclamações, de forma a subsidiar a elaboração dos planos e a realização dos trabalhos de auditoria interna.
§ 4º O planejamento da Auditoria Interna deve ser flexível, considerando a possibilidade de mudanças no contexto organizacional da unidade auditada, a exemplo de alterações no planejamento estratégico, revisão dos objetivos, alterações significativas nas áreas de maior risco ou mesmo alterações de condições externas.
Art. 42. Para a elaboração do PAA, a Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina deverá se atentar às diretrizes do Conselho Nacional de Justiça no que tange às ações coordenadas de auditoria, evidenciando áreas prioritárias a serem auditadas.
Art. 43. O PAA deverá:
I - apresentar de forma clara e objetiva a extensão, a metodologia e o cronograma de desenvolvimento dos trabalhos de auditoria, bem como os principais resultados esperados com a execução do plano;
II - evidenciar as áreas de exame e análise prioritárias, estimando o tempo, os recursos humanos e as capacitações necessárias à execução dos trabalhos, com o objetivo de demonstrar quais são as metas da equipe de auditoria e quais são os benefícios que surgirão a partir da execução dos trabalhos;
III - conter, em anexo, a descrição sumária de cada auditoria com indicação dos riscos, da relevância, do objetivo, dos resultados esperados, do escopo e do dimensionamento da equipe; e
IV - prever a realização de consultorias de modo a não prejudicar as ações de auditorias previstas.
Art. 44. O planejamento dos trabalhos de cada auditoria consiste, entre outras etapas, em:
I - delimitar o escopo da auditoria;
II - indicar os conhecimentos e as habilidades necessárias aos auditores;
III - definir a equipe de auditoria;
IV - estabelecer o cronograma de cada etapa dos trabalhos;
V - estimar os custos envolvidos;
VI - elaborar as questões de auditoria;
VII - levantar os testes e procedimentos de auditoria; e
VIII - identificar os possíveis achados.
Art. 45. O coordenador da Auditoria Interna deverá assegurar que o tempo disponível para a fase de planejamento seja suficiente para a consecução dos objetivos de forma a garantir os seguintes aspectos básicos:
I - nível de detalhamento suficiente, de modo a maximizar a relação entre o provável benefício da auditoria e o seu custo total;
II - obtenção e análise das informações disponíveis e necessárias sobre o objeto auditado, inclusive quanto aos sistemas informatizados e aos controles internos a ele associados;
III - teste e revisão dos formulários, questionários e roteiros de entrevista a serem utilizados na fase de execução; e
IV - capacitação dos auditores de modo a suprimir as lacunas de conhecimento necessárias aos trabalhos de cada auditoria.
Art. 46. A fase de planejamento de cada auditoria é concluída com a elaboração do documento que formaliza o Programa de Auditoria.
Seção IV
Do Programa de Auditoria
Art. 47. O Programa de Auditoria consiste em documento que reúne todas as informações levantadas durante a fase de planejamento e se destina, precipuamente, a orientar adequadamente o trabalho da auditoria, ressalvada a possibilidade de complementações quando as circunstâncias justificarem.
Parágrafo único. A utilização criteriosa do Programa de Auditoria permitirá à equipe avaliar, durante os exames de auditoria, a conveniência de ampliar os exames, caso necessário, quanto à extensão e/ou à profundidade, por meio de testes de auditoria.
Seção V
Dos papéis de trabalho
Art. 48. Todo o trabalho de auditoria deve ser documentado com as evidências obtidas e com as informações relevantes para dar suporte às conclusões e aos resultados da auditoria, devendo ser adotados papéis de trabalho que evidenciem atos e fatos observados pela equipe de auditoria, os quais devem:
I - dar suporte ao relatório de auditoria, contendo o registro da metodologia adotada, os procedimentos, as verificações, as fontes de informações, os testes e demais informações relacionadas ao trabalho de auditoria; e
II - documentar elementos significativos dos exames realizados e evidenciar que a auditoria foi executada de acordo com as normas aplicáveis.
Art. 49. Os papéis de trabalho das auditorias devem permanecer acessíveis em arquivo intermediário, pelo prazo mínimo de 10 (dez) anos.
Parágrafo único. A destinação dos papéis de trabalho, após o prazo definido no caput deste artigo, deverá ser definida por ato do presidente do Tribunal.
Seção VI
Da execução da auditoria
Art. 50. A execução do trabalho de auditoria consiste em colocar em prática o programa de trabalho, por meio da realização dos testes previstos, aplicação das técnicas de auditoria selecionadas e registro dos achados da equipe de auditoria.
§ 1º O auditor deve ter livre acesso a todas as dependências da unidade auditada, aos bancos de dados e aos sistemas.
§ 2º Situações de obstrução ao livre exercício da auditoria ou de sonegação de processo, documento ou informação, bem como qualquer ocorrência de ameaça velada ou explícita, de indisposição ou de intimidação de servidores em exercício na Auditoria Interna no desenvolvimento dos trabalhos deverão ser comunicadas, imediatamente, ao coordenador da Auditoria Interna, que dará conhecimento à Presidência do Tribunal de Justiça, com a solicitação das providências necessárias à continuidade dos trabalhos.
Art. 51. Durante a execução dos trabalhos podem ser identificados achados de auditoria, que consistem em fato significativo, digno de relato pelo auditor, constituído de quatro atributos essenciais:
I - situação encontrada ou condição;
II - critério;
III -causa; e
IV - efeito.
§ 1º Os achados de auditoria decorrem da comparação da situação encontrada com o critério estabelecido no Programa de Auditoria e devem ser devidamente comprovados por evidências e documentados por meio dos papéis de trabalho.
§ 2º Os achados de auditoria podem ser positivos, quando há conformidade entre o critério e a situação identificada, ou negativos, quando não há conformidade entre o critério e a situação identificada.
Art. 52. Havendo a necessidade de obtenção de documentos, informações ou manifestação durante a realização dos exames de auditoria, poderão ser solicitadas à unidade auditada informações complementares por meio de requisição formal.
§ 1ºA requisição de que trata o caput deste artigo deve fixar prazo para seu atendimento, de modo a não comprometer o prazo de execução da auditoria.
§ 2º Os esclarecimentos dos responsáveis acerca dos achados preliminares de auditoria, consistentes em manifestações, deverão ser incorporados nos relatórios como um dos elementos de cada achado, individualmente.
Art. 53. Os servidores em exercício na Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina deverão ter bom conhecimento de técnicas e procedimentos de auditoria com a finalidade de constituir elementos essenciais e comprobatórios do achado.
Art. 54. As evidências de auditoria são as informações coletadas, analisadas e avaliadas pelo auditor para apoiar os achados e as conclusões do trabalho de auditoria, as quais devem ter os seguintes atributos:
I - ser suficientes e completas de modo a permitir que terceiros cheguem às conclusões da equipe;
II - ser pertinentes ao tema e diretamente relacionadas com o achado; e
III - ser adequadas e fidedignas, gozando de autenticidade, confiabilidade e exatidão da fonte.
Art. 55. Todo o trabalho deve ser revisado pelo coordenador da Auditoria Interna antes da emissão do relatório de auditoria, de modo que as avaliações e conclusões estejam solidamente baseadas e suportadas por evidências suficientes, adequadas e relevantes para fundamentar o relatório final da auditoria e as propostas de encaminhamento.
Art. 56. O coordenador da Auditoria Interna deverá consultar o presidente do Tribunal de Justiça sobre a necessidade de tratar o processo como sigiloso quando os trabalhos de auditoria resultarem em informações sensíveis ou de natureza confidencial, sobretudo se a publicação dessas informações puder comprometer investigações ou procedimentos legais em curso, ou que possam ser realizados.
Seção VII
Das normas relativas à comunicação de resultado
Art. 57. Para cada auditoria realizada será elaborado um relatório final de auditoria, contendo os resultados dos exames, baseados em documentos comprobatórios, que expressem a exatidão do relatório e a precisão das proposições.
Art. 58. Compete ao coordenador da Auditoria Interna determinar como, quando e a quem os resultados dos trabalhos de auditoria deverão ser comunicados na forma de relatório.
Art. 59. Antes da emissão do relatório final de auditoria, a equipe de auditoria deverá elaborar relatório preliminar ou quadro de resultados com achados preliminares, que devem ser discutidos com os titulares das unidades auditadas.
Parágrafo único. O coordenador da Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina deverá fixar prazo, não inferior a 5 (cinco) dias úteis, para assegurar a oportunidade de o titular da unidade auditada apresentar manifestação, com esclarecimentos adicionais ou justificativas, a respeito dos atos e fatos administrativos sob sua responsabilidade presentes no relatório preliminar de auditoria ou quadro de resultados.
Art. 60. A manifestação do titular da unidade auditada em relação ao relatório preliminar de auditoria ou quadro de resultados deve:
I - explicitar, quando cabível, o cronograma para a finalização antecipada da ação corretiva que será tomada pelo titular da unidade auditada para regularizar a pendência; e
II - apresentar explicação em relação à ação corretiva que não será implementada.
§ 1º Quando a unidade auditada não concordar com o achado preliminar, o titular da unidade deverá apresentar elementos que permitam nova compatibilização entre a situação encontrada e os critérios estabelecidos pela unidade de auditoria.
§ 2º Na hipótese de discordância em relação ao critério utilizado pela unidade de auditoria, o titular da unidade deverá apresentar os motivos de fato e de direito da inadequação do critério.
Art. 61. A ausência de manifestação da unidade auditada em relação ao relatório preliminar de auditoria ou quadro de resultados no prazo fixado pelo coordenador da Auditoria Interna não obstará a elaboração e o envio do relatório final de auditoria à unidade auditada ou à autoridade hierárquica superior para ciência e providências cabíveis.
Art. 62. O relatório final de auditoria deverá incluir recomendações ao titular da unidade auditada para regularizar eventuais pendências, fundamentadas na análise das manifestações preliminares, quando cabíveis.
Parágrafo único. A Auditoria Interna deverá acompanhar a implementação das recomendações constantes do relatório final de auditoria, considerando que a não implementação no prazo indicado pode implicar comunicação ao presidente do Tribunal de Justiça.
Seção VIII
Do monitoramento e acompanhamento da auditoria
Art. 63. As auditorias concluídas devem ser devidamente acompanhadas quanto ao cumprimento das suas recomendações.
Art. 64. O monitoramento das auditorias consiste no acompanhamento das providências adotadas pelo titular da unidade auditada em relação às recomendações constantes do relatório final, no qual deverá constar prazo para atendimento e comunicação das providências adotadas.
Parágrafo único. As auditorias subsequentes verificarão se o titular da unidade auditada adotou as providências necessárias à implementação das recomendações consignadas nos relatórios de auditoria anteriores sobre o mesmo tema.
CAPÍTULO IX
DA CONSULTORIA
Art. 65. São considerados serviços de consultoria:
I - as atividades de assessoramento ou de aconselhamento prestadas em decorrência de solicitação específica das unidades administrativas e autorizadas por suas respectivas diretorias-gerais, cuja natureza e escopo devem ser acordados previamente, sem que o auditor interno assuma qualquer responsabilidade que seja da administração da unidade consulente; e
II - as atividades de treinamento e capacitação que se referem à disseminação de conhecimento.
§ 1º O assessoramento compreende a atividade de orientação, com a finalidade de contribuir para o esclarecimento de eventuais dúvidas técnicas nas seguintes áreas:
I - execução patrimonial, contábil, orçamentária e financeira, incluindo os assuntos relativos a despesas com pessoal;
II - implantação de controles internos administrativos nas diversas áreas da gestão pública; e
III - realização de procedimentos licitatórios e execução de contratos, exclusivamente no que se refere aos aspectos procedimentais, orçamentários, financeiros e de controles internos.
§ 2º Quando se tratar de atividade de assessoramento, a unidade consulente deverá encaminhar consulta, autorizada por sua diretoria-geral, com a indicação clara e objetiva da dúvida suscitada.
Art. 66. Os serviços de consultoria deverão abordar os processos de governança, gerenciamento de riscos e a implementação de controles internos na organização, com extensão previamente acordada e de forma consistente, com valores, estratégias e objetivos da unidade solicitante ou consulente.
Art. 67. O auditor interno deverá assegurar que o escopo do trabalho de consultoria seja suficiente para alcançar os objetivos previamente acordados, zelando para que eventuais alterações ou restrições sejam apropriadamente discutidas e acordadas com a unidade solicitante.
CAPÍTULO X
DO PROGRAMA DE QUALIDADE DE AUDITORIA
Art. 68. A Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina deverá instituir e manter programa de qualidade de auditoria que contemple toda a atividade de auditoria interna, desde o seu planejamento até o monitoramento das recomendações.
Art. 69. O controle de qualidade das auditorias visa à melhoria da qualidade em termos de aderência às normas, ao código de ética, aos padrões definidos, reduzindo o tempo de tramitação dos processos de auditoria, diminuindo o retrabalho e aumentando a eficácia e efetividade das propostas de encaminhamento.
Art. 70. O programa de qualidade de auditoria deve prever avaliações internas e externas visando aferir a qualidade e identificar as oportunidades de melhoria.
CAPÍTULO XI
DO PLANO ANUAL DE CAPACITAÇÃO
Art. 71. O Tribunal de Justiça deverá elaborar plano anual de capacitação de auditoria para desenvolver e aprimorar as competências técnicas e gerenciais necessárias à formação de auditor.
Art. 72. O plano anual de capacitação de auditoria deverá ser submetido à unidade do PJSC responsável pela contratação de cursos e eventos após a aprovação do PAA.
§ 1º É recomendável que a aprovação do plano anual de capacitação ocorra antes do início dos trabalhos de auditoria previstos no PAA.
§ 2º A não contratação de cursos constantes no plano anual de capacitação não implicará, por si só, o cancelamento de auditorias ou consultorias.
§ 3º O auditor desprovido de capacidade técnica para trabalho específico não participará da auditoria.
Art. 73. As ações de capacitação de auditores deverão ser ministradas, preferencialmente, por instituições de reconhecimento internacional, escolas de governo ou instituições especializadas em áreas de interesse da auditoria.
Art. 74. Observada a disponibilidade orçamentária, o plano anual de capacitação de auditoria deverá prever, no mínimo, 40 (quarenta) horas de capacitação para cada servidor lotado na Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina.
Parágrafo único. A fim de possibilitar a melhoria contínua da atividade de auditoria, devem ser priorizadas as ações de capacitação voltadas para a obtenção de certificações e qualificações profissionais.
Art. 75. Os auditores capacitados deverão disseminar, na Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina, o conhecimento adquirido nas ações de treinamento.
Art. 76. As despesas realizadas por servidor para a obtenção ou renovação de certificações e qualificações profissionais na área de auditoria, relacionados aos serviços de auditoria, incluindo valor de taxa de inscrição para realização de prova ou o valor da taxa de renovação, decorrentes de ações não previstas no plano anual de capacitação de auditoria, serão reembolsadas pelo Tribunal de Justiça, observado o limite orçamentário e financeiro e mediante a comprovação da despesa.
DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS
Art. 77. A Auditoria Interna do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina, caso realize atos de cogestão, deverá elaborar plano de ação para transferência de atividades que estejam em desacordo com as previstas na Resolução n. 309, de 11 de março de 2020, do Conselho Nacional de Justiça, a fim de preservar o princípio da segregação de funções e não comprometer a independência de atuação do auditor.
Parágrafo único. O plano de ação deverá ser formalizado em processo administrativo específico, devendo constar comunicado do coordenador da Auditoria Interna, informando:
I - o nome da atividade a ser transferida;
II - a justificativa da transferência;
III - as medidas que serão tomadas a fim de permitir a transferência da atividade;
IV - o nome da unidade orgânica responsável pelo recebimento da atividade;
V - as datas de início e término para implementação de cada ação; e
VI - as datas de início e término da transferência da atividade.
Art. 78. Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Desembargador João Henrique Blasi
Presidente